Работа в Конструкторе отчетов
2.1. Окно Конструктора
Создадим новый отчёт. На панели управления окна базы данных нажмите Создать, затем выберите Конструктор отчетов.
Разработку структуры отчета, изменение его внешнего вида, добавление и удаление элементов можно производить только в режиме Конструктора отчетов. Панель управления, отображаемая в этом режиме, позволяет создавать элементы отчета. Элементы панели управления такие же, как и при создании формы.
Основным разделом отчета является (рис. 5) область данных, в то же время отчет Access может содержать и другие разделы:
Заголовок отчета (Report Header). Печатается только в начале отчета; используется на титульной странице.
Верхний колонтитул (Page Header). Печатается вверху каждой страницы.
Заголовок группы (Group Header). Печатается перед обработкой первой записи группы.
Область данных (Detail). Печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса.
Примечание группы (Group Footer). Печатается после обработки последней записи группы.
Нижний колонтикул (Page Footer). Печатается внизу каждой страницы.
Примечание отчета (Report Footer). Печатается в конце отчета после обработки всех записей.
Рис. 5. Шаблон для создания отчёта с помощью конструктора
Инструментальные средства Конструктора отчетов включают следующие основные элементы:
Панель инструментов Конструктор отчетов (Report Design). Кнопки этой панели дублируют некоторые команды меню режима Конструктора отчетов.
Панель инструментов Формат (форма/отчет) (Formatting (Form/Report)). Кнопки данной панели облегчают форматирование элементов управления (например, выбор цвета и стиля рамок элементов управления или параметров оформления текста).
Панель инструментов Панель управления, с помощью которой в отчет добавляются элементы управления.
Вертикальная и горизонтальная линейки позволяют производить точную разметку отчета и его разделов.
Крайняя правая вертикальная линия позволяет определить ширину отчета — расстояние до его правой границы.
Крайняя нижняя горизонтальная линия позволяет определить высоту нижнего поля отчета.
С помощью вертикальной и горизонтальной полос прокрутки можно просматривать части отчета, находящиеся за границами области окна Конструктора отчетов.
2.2. Оформление страниц и структуры отчета
При создании отчета важно не только определить данные, которые должны быть представлены в отчете, но и нужным образом оформить отчет как документ: правильно разбить его на страницы, пронумеровать страницы, выделить наиболее важные данные. В этом разделе будут рассмотрены вопросы, касающиеся оформления страниц отчета.
Если не все нужные данные помещаются на одной странице, Access позволяет вставить принудительный разрыв страницы, чтобы не разрывать группы данных и не нарушать структуру отчета. Для этого:
Откройте отчет в режиме Конструктора.
На панели элементов нажмите кнопку Разрыв страницы
. В тех областях отчета, где можно
вставить разрыв страницы, курсор мыши
будет принимать вид маленького креста,
к которому прикреплена страница.Поместите указатель мыши в то место, где необходимо разорвать страницу, и щелкните левой кнопкой мыши. Появится символ разрыва страницы.
Теперь вся информация, расположенная после вставленного разрыва страницы, будет выводиться на новой странице. При необходимости использования принудительных разрывов страниц и в других местах отчета повторите описанную выше процедуру. Вставленный разрыв страницы можно перемещать в пределах всего отчета. Чтобы удалить разрыв страницы, выделите его и нажмите клавишу Delete либо выберите команду Удалить.
После того как отчет разбит на страницы, их необходимо пронумеровать. Access 2007 предоставляет несколько возможностей нумерации многостраничных отчетов. Номера страниц могут быть двух форматов, выводиться внизу или вверху каждой страницы с различным выравниванием. Для вставки номеров страниц:
Откройте отчет в режиме Конструктора.
На панели управления нажмите Номера страниц
.В появившемся диалоговом окне Номера страниц установите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.
В разделе нижнего или верхнего колонтитулов (в зависимости от выбранного в окне Номера страниц значения) появится текстовое поле, источником данных которого будет выражение, задающее номер страницы в выбранном формате. Как и любое другое текстовое поле, номер страницы можно перемещать и форматировать, изменять его свойства и размер.
Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или удалить из отчета с помощью соответствующей команды на контекстном меню в режиме Конструктора.
Раздел заголовка отчета определяет высоту области заголовка отчета. Этот раздел может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут выводиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице.
Раздел области данных предназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел может содержать элементы управления для отображения данных из каждой записи в источнике — таблице и запросе.
Раздел примечаний отчета определяет высоту области примечания отчета и добавляется вместе с разделом заголовка отчета. При печати многостраничного отчета примечание будет отображено только внизу последней страницы.
Добавьте заголовок отчёта Сведения о пациентах, находящихся в группах риска (рис. 6).
Рис. 6. Создание заголовка отчета