3.Анализ рабочего места.

Основным элементом системы управления персоналом является рабочее место.

В этом понятии можно выделить две его основные составляющие: 1) технические, организационные и экономические задачи, связанные с проектированием рабочих мест, их аттестацией, разработкой технологии, организации труда, оперативным планированием производства; 2) задачи планирования трудовых ресурсов и капитальных вложений.

В задачах первой группы рабочее место рассматривается как зона трудовой деятельности одного рабочего или звена (бригады), как часть производственного пространства (например, цеха).

Рабочее место - это зона трудовых действий работника (группы работников, выполняющих одно задание), оснащенная для выполнения операций производственного процесса или управленческой функции. Оно должно быть в максимальной степени приспособлено для высокопроизводительной, и эффективной работы с минимальными затратами времени и усилий. Рабочее место является первичным и основным объектом организации труда, так как именно на нем взаимодействуют элементы производственного процесса, превращающие сырье в готовую продукцию заданного качества.

Организация рабочего места предполагает его оснащение всем необходимым для эффективного выполнения операций, планировку средств и предметов труда и его обслуживание. Конкретное содержание элементов организации рабочего места в значительной мере зависит от его характеристик: типа производства, уровня механизации, формы организации труда.

Успешное функционирование рабочих мест требует помимо основных средств труда (технологическое, транспортное и контрольное оборудование) оснащения, включаемого в понятие организации рабочего места. Это - технологическая и организационная оснастка, создающие возможность для эффективного использования средств и предметов труда, рациональных приемов и методов работы.

Технологическая оснастка включает: инструменты и приспособления, приборы для контроля и ведения технологического процесса. Конкретный состав диктуется технологией производства. Конструкция оснастки должна создавать оптимальные условия, обеспечивать заданную точность и качество продукции, экономию времени.

К организационной оснастке относятся: производственная мебель, производственная тара, подъемно-транспортные приспособления, средства сигнализации, связи и информации; канцелярские принадлежности, средства уборки рабочего места и ухода за оборудованием, приспособления по безопасности труда и улучшения его условий. Состав организационной оснастки зависит от характера технологии, состава и конструкции основного технологического оборудования, особенности организации обслуживания рабочих мест (при централизованном обслуживании меньше, чем при самообслуживании), а также от санитарно-гигиенических условий.

Технологическую и организационную оснастку рабочих мест совершенствуют на основе обследования рабочих мест, изучения и обобщения опыта передовых предприятий отрасли и других отраслей. Практика показала, что рационализация оснащения рабочих мест повышает производительность труда на 5-15%.

Для задач второй группы (назовем их трудоресурсными) рабочее место надо рассматривать с позиции обеспеченности производства рабочей силой или населения работой. В трудоресурсном аспекте рабочее место — это сфера приложения труда одного работника соответствующей квалификации или совокупность функций, которые он должен выполнять. Например, если для обслуживания одного станка (агрегата) требуется участие двух рабочих, то в технологическом и эргономическом аспектах данная система будет рассматриваться как одно рабочее место, а в трудоресурсном аспекте — как два рабочих места в каждую смену.

В практической деятельности по управлению человеческим фактором в организации можно выделить определенные шаги, первым из которых, несомненно, является анализ рабочего места (АРМ). Этот первый шаг связан с целым рядом ключевых понятий и видов деятельности, которые формируют сам процесс менеджмента персонала.

Среди них важную роль играет проектирование рабочего места (ПРМ), а также связанные с ПРМ задачи по улучшению качества производственной среды и трудовой жизни.

Анализ рабочего места представляет собой дифференцирование рабочего места, с одной стороны, через задачи (деятельность), которая на нем совершается, а с другой — через требования по отношению к образованию, опыту и ответственности, необходимым для успешного выполнения деятельности на этом месте. АРМ, как правило, состоит из двух частей:

• описание рабочего места — перечисление видов деятельности (задач, трудовых условий, средств оборудования и материалов, которые используются на данном рабочем месте);

• спецификация рабочего места — перечисление необходимых требований к опыту, квалификации и способности успешно выполнять задачи (справляться с работой) на данном рабочем месте.

Анализ рабочего места проводится для последующего решения многих важных организационных и кадровых проблем:

• для проектирования рабочего места;

• для поиска необходимых организации сотрудников;

• для объективного отбора сотрудников;

• для осуществления формальной оценки совершенной сотрудником деятельности (проделанной им работы);

• для квалификационной подготовки и переподготовки персонала;

• для организации карьеры сотрудников;

• в связи с материальным и моральным стимулированием персонала;

• в связи с задачей обеспечения техники безопасности труда.

Анализ рабочего места даёт ответы на следующие вопросы:

1. Сколько времени необходимо для выполнения основных производственных операций?

2. Какие производственные операции можно сгруппировать в более общее понятие рабочего места?

3. Как организовать рабочее место таким образом, чтобы увеличить производительность труда работников?

4. Какой режим работы целесообразен для данного рабочего места?

5. Какими личностными характеристиками должен обладать работник для выполнения данной производственной операции?

6. Как может использоваться информация, полученная в результате анализа рабочего места, для создания программы управления персоналом предприятия?

Анализ должности проводится в следующих случаях:

1. Введение новой должности в штатное расписание.

2. Отсутствие Паспорта рабочей должности для существующей должности, необходимость которого выявлена при начале процедуры анализа профессионально- важных качеств.

3. Изменение содержания деятельности на рабочем месте, произошедшее по причин реорганизации подразделения, внедрения новой технологии или оборудования.

4. Устное или письменное распоряжение руководителя подразделени о необходимости оценки нагрузки одного, нескольких или всех сотрудников.

Анализ рабочего места (процесса) тесно связан с разработкой программ управления персоналом и осуще­ствляется по следующим направлениям:

1. Подготовка описания рабочего места. В полном виде описание включает краткое изложение рабочего процесса, обязанности работника и степень его ответственности, а также некоторые сведения об условиях работы.

 

 

Использование информации, полученной в ходе анализа рабочего места (процесса)

 

2.  Спецификация рабочего процесса. В ней указаны личностные характеристики работника, необходимые для выполнения данного процесса.

3. Проект рабочего места. Информация, полученная в результате анализа, используется для выработки или видоизменения структуры элементов, обязанностей и за­дач, связанных с данной рабочей должностью.

4. Подбор сотрудников и прием их на работу. Анали­тическая информация обязательно учитывается при отбо­ре работников на определенную должность, поскольку помогает подобрать претендентов, которые будут трудить­ся с максимальной отдачей и чувствовать себя комфортно на данной работе.

5.  Оценка результативности труда. Здесь сравнива­ется фактическая и «плановая» производительности тру­да. Анализ рабочего процесса используется для того, что­бы рассчитать «приемлемый» уровень производительнос­ти труда для конкретного рабочего места.

6.  Подготовка кадров и совершенствование квалифи­кации. Информация, полученная в результате анализа рабочего процесса, используется для разработки и вне­дрения программ подготовки кадров и совершенствова­ния квалификации. Описание рабочего места помогает ус­тановить навыки и умения, необходимые для выполне­ния данного процесса.

7.  Планирование карьеры и продвижение по службе. Перемещение работников с одной должности на другую, с одной операции (процесса) на другую получает четкую и подробную информационную основу.

8.  Оплата труда. Заработная плата обычно напрямую увязывается с навыками, умением, условиями работы, риском для здоровья и т.д. Анализ рабочих мест дает ис­ходную базу для сопоставления и соответствующей опла­ты работников.

9.  Безопасность труда. Она во многом зависит от правильного расположения рабочих мест, соблюдения определенных стандартов рабочего процесса, самого обору­дования и других условий. Информация о том, что прису­ще данному рабочему процессу и какого рода работники необходимы для его выполнения, может быть получена именно в ходе анализа рабочих мест.

Ограничения проведения анализа рабочего места

1. Контроль своевременности и качества выполнения работ по анализу должности осуществляет сотрудник, назначенный ответственным исполнителем.

2. В случае возникновения обстоятельств, которые затрудняют проведение анализа рабочего места, анализатор пишет докладную записку с указанием оснований для прекращения работ на имя руководителя.

3. В случае необходимости введения новой должности проведение анализа рабочего места может быть отложено, но необходимо письменное распоряжение руководителя.

4. Анализ рабочих мест в подразделениях может проводиться по непосредственной инициативе Генерального директора, зафиксированной в соответствующем приказе, для оценки уровня загрузки сотрудников подразделения. В данном случае работы выполняются непосредственным контролем по специально составленному плану работ.

Методы и процедуры осуществления АРМ

Анализ должности начинается с описания работы (job description) -- сбора информации о работе. Типичный метод описания работы, который чаще всего встречается и в наши дни, представляет собой бланк с тремя-четырьмя разделами (название должности, задачи и функции, необходимые знания, ответственность). Его заполняют, вписывая в каждый раздел несколько предложений.

Описания, построенные на основе таких подходов, грешат субъективизмом, а необходимость заполнения вручную создает определенные трудности и препятствует широкому распространению методики. Да и пособия и инструкции к конкретной методике анализа должности достаточно объемны, что даже при условии внимательного их изучения применение их затруднено.

Поэтому исследователи и HR-практики направили свои усилия на разработку универсального и формализованного способа анализа работы, совмещающего в себе методы описания должности, оценки должности и требований должности. Итогом применения такого инструмента являются стандартное описание работы и/или стандартизованный перечень требований, а также «вес» должности.

Так, в западном кадровом сообществе сегодня используются опросники, обработка которых с помощью ключей или компьютерных программ позволяет получать сопоставимые описания должностей, их веса, требования к кандидатам, критерии оценки квалификации и результативности. Вот неполный список таких методик: PAQ, CMQ, FJA, JEI, FJAS, MOSAIC, OAI, WPS, CODAP, PMPQ, Executive Checklist, 0*NET.

Примечательно, что помимо этих универсальных методик, разработанных для широкого круга должностей, ряд организаций разрабатывают свои методы или заказывают их у консалтинговых компаний.

Для осуществления АРМ необходимо предварительно сделать общий анализ всей организации и деятельности, которая совершается в ней, для достижения ее основных целей. Этот анализ осуществляется с помощью использования двух моделей (схем): организационной и процессуальной.

Организационная схема. Организационная схема показывает отношения между различными структурными звеньями в рамках той или другой организации. С ее помощью наглядно демонстрируются формальные связи и взаимодействия. Это значительно облегчает формирование общего представления об организационной структуре той или иной фирмы в целом (см. схему 7.1).

Процессуальная схема. В отличие от организационной процессуальная схема показывает, как различные задачи и виды деятельности в организации связаны между собой. Если организационная схема дает представление о структуре организации, то с помощью процессуальной схемы можно сделать детальный анализ конкретных видов деятельности в ней (см. схему 7.2).

Методы сбора необходимой для АРМ информации. Существует четыре метода сбора данных, необходимых для анализа рабочего места. Это — наблюдение, интервью, анкета и ведение дневника.

На основе этих четырех методов можно собрать всю необходимую информацию для того, что мы называем базовыми данными для рабочего места.

Наблюдение, т. е. прямая регистрация событий, имеет некоторые преимущества по сравнению с другими методами. Во-первых, информация регистрируется наблюдателем независимо от субъективных желаний посторонних лиц; во-вторых, события фиксируются в момент их свершения; в-третьих, регистрировать можно только объективные факты, а не факты сознания. Наблюдение является научным методом и отличается от обыденного анализа тем, что оно подчинено определенной исследовательской цели и задачам исследования; планируется по заранее продуманной процедуре; все результаты наблюдения фиксируются. Этот метод используется только при анализе стандартных и простых задач с коротким циклом.

Наблюдение практически не используется при изучении высококвалифицированной деятельности, например научно-исследовательской.

* Спецификация — технический документ в форме таблицы с детальным описанием прибора, машины, оборудования и т.д.; документ с перечислением условий, которым должен отвечать производственный заказ.

Схема 7.2. Схема процесса деятельности в организации

Интервью — целенаправленная беседа, задача которой получить ответы на вопросы, предусмотренные программой исследования. В процессе интервью исследователь должен учитывать следующие требования: 1) создавать атмосферу искренности в процессе беседы; 2) так ставить вопросы, чтобы получить достоверные ответы; 3) вести точное фиксирование ответов.

На практике это наиболее часто используемый метод; его обычно применяют в комбинации с наблюдением. Но он приводит к субъективным ошибкам и неточностям при сборе информации. Чтобы до минимума сократить количество ошибок, необходимо в минимальной степени объяснить интервьюируемым, какие именно данные необходимо получить.

Анкета. Это один из наиболее часто встречаемых методов для АРМ, который позволяет за сравнительно короткий срок собрать всю необходимую информацию. Вопросы анкеты принято классифицировать по следующим основаниям. Во-первых, по содержанию их условно делят на две группы: вопросы о деятельности, фактах в прошлом и в настоящем, и вопросы о мнениях, оценках, мотивах респондентов (опрашиваемых). Во-вторых, по форме их делят на «открытые», когда ответ может быть дан в любой форме, как пожелает респондент, без каких-либо регламентации; и на «закрытые», если в его формулировке содержатся варианты возможных ответов (альтернатив), респондент должен остановить выбор на каком-либо из них.

Анкета заполняется опрашиваемым самостоятельно, поэтому ее вопросы должны быть предельно ясны для респондентов. Обычно композиция анкеты характеризуется следующей последовательностью смысловых разделов: 1) вводная часть; 2) основная часть 3) паспортичка — объективные данные о личности респондента (пол, возраст, профессия и т.д.). Иногда паспортичку ставят в начало анкеты. В основной части, как правило, не должно быть множество вопросов. Они в анкете должны быть краткими и ясными, желательно «закрытыми». Практика анкетирования показывает, что для большинства категорий опрашиваемых анкета должна быть составлена так, чтобы респондент на ее чтение и заполнение не затрачивал более 15—25 минут.

В качестве примера представляем следующую анкету.

Примерная анкета для проведения анализа рабочего места.

Имя _______________ Отчество ________

Фамилия ___________________________

Организация ______ Звено (отдел, бригада)

Должность _________________________

Дата заполнения анкеты ______________

1.Какова основная цель Вашей работы?

2.Как бы Вы могли описать успешное окончание и результаты Вашей работы?

3.Ваши должностные обязанности (опишите, если можете, в чем они состоят и как Вы их выполняете, какие из своих обязанностей Вы считаете самыми главными:

• а) ежедневные обязанности;

• б) периодичные обязанности (укажите продолжительность периода);

• в) обязанности, которые Вы выполняете, но считаете ненужными;

• г) выполняете ли Вы обязанности, которые не входят в требования, предъявляемые к Вашему рабочему месту? Если ответите «да», то укажите — какие;

• д) другие.

4.Какое образование и квалификация необходимы для выполнения требований, предъявляемых к Вашему рабочему месту?

5.Какой опыт необходим, чтобы выполнять требования, предъявляемые к Вашему рабочему месту?

6. Какие умения необходимы, чтобы соответствовать требованиям, предъявляемым к Вашему рабочему месту?

7. Физические нагрузки (укажите подробно, с какими физическими нагрузками связана Ваша работа, — переноска тяжестей, вибрация оборудования, исключительно высокие требования относительно зрения, обоняния, осязания и др.). Как часто Вы испытываете физическое напряжение на Вашем рабочем месте?

8.Эмоциональное напряжение (укажите все неприятные и нежелательные эмоциональные переживания, с которыми Вы сталкиваетесь на Вашем рабочем месте, как часто это происходит).

9.Расположение рабочего места (где расположено Ваше рабочее место — на открытом или закрытом пространстве, под землей, на большой высоте, и т.д., как Вы оцениваете это расположение — как удовлетворительное или не удовлетворительное).

10. Физическая среда (как Вы оцениваете различные элементы физической среды, которая окружает Ваше рабочее место?).

	Плохо	Удовлетворительно	Хорошо
Освещение
Вентиляция
Резкие перепады
температуры
Вибрация
Другие

11. Условия окружающей среды (какие условия окружающей среды и как часто оказывают влияние на Ваше рабочее место):

	Редко	Иногда	Часто
Пыль
Грязь
Повышенная температура
Пониженная температура
Дым
Запах
Шум
Влага
Другое

12. Здоровье и безопасность (какие факторы и как час то оказывают влияние на здоровье и безопасность на Вашем рабочем месте?)

	Редко	Иногда	Часто
Радиация
Огонь
Взрывчатка
Движущиеся объекты
Другое

13.Если руководите другими людьми, опишите, какие действия, направленные на выполнение этой задачи, Вы совершаете на своем рабочем месте?

14.Связано ли Ваше рабочее место с возможностями успешного должностного развития (карьерой) в рамках организации? Как велики эти возможности? Опишите детально.

15.Существует ли возможность роста на рабочем месте в Вашей должности? Опишите эти возможности, если они существуют.

16.Имеются ли возможности для повышения квалификации и необходим ли непрерывный рост Вашего квалификационного уровня для успешного исполнения деятельности и функций на Вашем рабочем месте?

17.Какой объем ответственности и параметров властных ресурсов связан с Вашим рабочим местом? Эти пара метры связаны с техникой, людьми, методами, организацией в целом или чем-то другим? Опишите подробно.

Дневник. Регулярное ведение дневника является методом, который используется при анализе рабочего места в том случае, когда мы имеем дело со сложными видами деятельности, которые с большим трудом поддаются наблюдению и описанию (научные работники, эксперты, высшие руководители).

Для анализа рабочего места могут быть использованы как все четыре вышеперечисленных метода в комплексе, так и в различных комбинациях. На основе собранной информации (с помощью указанных выше методов) специалисты про изводят проектирование рабочего места (ПРМ).