1.1. Требования к оформлению делового письма зарубежным партнёрам

1. Деловые письма принято писать на отпечатанных типо­графским способом бланках фирмы (организации, учреждения). Бланк содержит наименование и адрес отправителя. Эта информа­ция должна легко читаться и при этом быть оформленной профес­сиональным дизайнером. Мнение получателя письма о вашей фирме зависит, помимо прочего, от внешнего вида бланка, уровня полигра­фического исполнения, качества бумаги.

Реквизиты на бланке, предназначенном для переписки с иностран­ными партнерами, должны быть на английском языке (можно продуб­лировать на государственном). Кроме полного адреса фирмы, долж­ны быть указаны номера телефонов, телекса и факса. Деловые пись­ма следует писать только на лицевой стороне, будь то фирменный бланк или обычный чистый лист.

2. Если письмо занимает более одной страницы, то в конце ее пишут: «продолжение следует» («continued over»). В международной деловой практике текст, как правило, умещают на одной странице.

3. Для нумерации пользуются арабскими цифрами, на первой странице цифра не ставится.

Письмо должно быть напечатано на компьютере. Ширина поля с левой стороны — не менее двух сантиметров (для то­го, чтобы удобнее было подшить). Текст печатается через два или хотя бы полтора интервала. Абзац начинается с красной строки — пять интервалов от поля. Обращение к адресату принято писать без абзаца. Переноса слов следует избегать.

5. Исправления в тексте письма, даже самые аккуратные, не до­пускаются.

6. Желательно, чтобы письмо в конверте было согнуто не более, чем один раз (текстом внутрь). Для особо важных писем подбирают конверт такого формата, чтобы лист остался несогнутым. На конвер­те можно разместить все реквизиты, имеющиеся на бланке, включая фирменный знак. Большие конверты, в которых письма отправляют­ся несогнутыми, должны быть из плотной бумаги, чтобы их содер­жимое не измялось при пересылке.

7. Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) следует ис­пользовать по прямому назначению.

8. Резолюции на полученной корреспонденции принято делать только карандашом. Если — чернилами, то она должна быть написана на отдельном листе, который подкалывают к письму.

9. Ответ на телеграфный запрос должен быть дан в течение трех дней. На письмо — до истечения 10 дней. Если нет возможности во­время дать подробный, исчерпывающий ответ, то следует в течение трех дней сообщить, что письмо принято к сведению, а окончатель­ный ответ дать не позднее, чем через 30 дней.

1.2. Оформление делового письма

Оформление и состав английского делового письма подчиняются оп­ределенным нормам и правилам.

Форма английского частного письма, написанного от руки, в некоторых пунктах подчиняется иным традициям, правилам и нормам.

Наиболее предпочтительная в настоящее время, в компьютерную эпоху, форма ан­глийского делового письма состоит из следующих частей:

1. Заголовок письма (letterhead)

2. Строка ссылки (reference line)

3. Дата (date)

4. Адрес получателя (inside address)

5. Обращение (salutation)

6. Тема (subject line)

7. Текст письма (body of the letter)

8. Заключительная формула вежливости (complimentary close)

9. Фамилия и подпись (name and signature)

10. Приложения (enclosures)

11. Постскриптум (postscript)

Следующее письмо может служить примером наиболее употребитель­ной ныне формы делового письма:

XYZ Company PO Box 23901 London EC4T 3VC Telephone: 0171 459 5600 Telefax: 0171 321 429	Заголовок
Your ref: Our ref: JLS/ue 2nd July 20.	Строка ссылки Дата
Mr Harald Jaspers Wein- und Spirituosen GmbH Eschbachweg 24 D-40625 Dusseldorf	Адрес получателя
Dear Mr Jaspers	Обращение
Your enquiry of 30 June 20..	Тема
Thank you very much for your recent enquiry about various gin brands, which we read with great inter­est. We would be glad to deliver any particular gin you require and are enclosing our latest price list and terms of delivery. Please let us have your detailed enquiry. If you wish to receive any samples, we can send you a trial pack for your convenience. We look forward to hearing from you soon.	Текст письма
Yours sincerely Signature	Заключительная формула вежливости
J. L.Smith Sales Manager	Фамилия и подпись
Encs	Приложения
P.S. We also enclose information about some of our special discounts.	Постскриптум