КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

1.Цель и основные методы классификации

2. Основания и схемы классификации документов

3. Семантические и функциональные классификации

4. Классификации материальных носителей документированной информации

5. Классификация по способу документирования

6. Классификация документов по их бытованию в социальном пространстве и времени

1.Цель и основные методы классификации

Разработка общей классификации документов представ­ляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения. В последние годы в разработку этой проблемы значительный вклад внес­ли работы С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова и Г.Н. Швецо­вой-Водки.

Понятие «классификация» используется чаще всего од­новременно и в значении процесса, и в значении результата, т. е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема.

Классифицирование документов — процесс упорядоче­ния или распределения документов по классам с целью от­ражения отношений между ними и составления классифи­кационной схемы.

Классификация (лат. classik — разряд, группа) докумен­тов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а так­же для ориентировки в их многообразии. Структура класси­фикации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из важнейших методов познания. Она находит широкое применение во всех облас­тях человеческой деятельности — в химии, ботанике, зоологии и т. д. Широко используется классификация и в социальной сфере, включая сферу документной деятельности. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия меж­ду видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документ­ных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникацион­ной деятельности.

Для чего необходима классификация документов?

Во-первых, чтобы упорядочить знания о документах, вы­строить иерархию документов в обществе, т. е. создать соот­ветствующую модель.

Во-вторых, классификация необходима для решения мно­гочисленных практических задач работы с документами, для их эффективного поиска, использования, хранения и т. п.

В настоящее время при построении классификационных схем применяются два основных метода классификации: ие­рархический и фасетный.

Иерархический метод является более старым и традицион­ным. Его применение позволяет последовательно делить опре­делённое множество объектов (документов) на подмножества, т. е. подчинённые классификационные группировки. В резуль­тате классификационная схема приобретает иерархическую структуру.

Исторически впервые классификация документированной информации на основе иерархического метода стала использо­ваться для решения задач библиографического поиска печат­ных изданий в библиотеках.

Однако иерархическому методу присущ очень серьёзный недостаток— жёсткость классификационной схемы. Связано это с тем, что признаки классификации и порядок их использо­вания устанавливаются заранее. В случае изменения состава объектов классификации или их характеристик, либо в случае изменения характера задач, решаемых с помощью классифика­тора, возникает необходимость коренной переработки всей классификационной схемы. Поэтому иерархический метод ис­пользуется прежде всего для классификации объектов с отно­сительно стабильными признаками и для решения стабильного комплекса задач.

Фасетный метод состоит в параллельном разделении множества объектов на независимые классификационные группировки. Таким образом, здесь также присутствует опре­делённая иерархия, поскольку без неё, по определению, невоз­можна никакая классификация. В этом смысле разделение ме­тодов классификации на иерархические и фасетные во многом является условным.

Использование фасетного метода связано с разработкой так называемых фасет, т. е. системы таблиц (списков) признаков объектов классификации. В процессе создания какой-либо классификационной группи­ровки производятся выборка необходимых признаков из фа­сет и их объединение в определённой последовательности. При этом следует помнить о том, что фасеты не должны пе­ресекаться, т. е. в пределах одного классификатора состав признаков одного фасета не должен повторяться в других фасетах.

Классификаторы на основе фасетного метода более гиб­кие (в случае необходимости можно просто разработать новые фасеты или дополнить старые фасеты новыми призна­ками).

В современных классификационных моделях технико-экономической и социальной информации часто одновременно используются оба метода классификации.