Сортировка списков

Если имеется набор записей (база данных), то их можно расположить в разной последовательности.

Процесс реорганизации набора данных в соответствии со строго определенным порядком называется сортировкой.

Для числовой информации порядок устанавливается с помощью анализа величины, для текстовой — используется алфавитный порядок, для дат — их последовательность. Порядок сортировки может быть восходящим ("возрастаю­щая" последовательность) и нисходящим ("убывающая").

Так как записи в базах данных состоят из несколько полей, то их можно сорти­ровать по разным признакам. Например, если база данных содержит информацию о студенте (фамилия, имя, отчество, год и дата рождения, год поступления в вуз, средний балл школьного аттестата, шифр студенческой группы), то записи в ней можно упорядочить по любому из этих признаков. Более того, так как разные студенты могут иметь одинаковые фамилии, то сортировку можно выполнять по совокупности полей, например, "фамилия+имя+отчество" или "группа+фамилия".

Поле или поля базы данных, по которым производится сортировка, называются ключевыми или ключами.

Основным назначением сортировки является ускорение поиска информации по заданному признаку. Вместо того, чтобы последовательно просматривать всю базу в поисках нужной информации, мы можем упорядочить записи и быстро прочесть все нужные записи одна за другой. Пусть, например, нам нужно использовать сведения о студентах по группам. Отсортировав базу данных по этому признаку, мы тем самым расположим все записи о студентах одной группы рядом.

Порядок сортировки

Списки можно сортировать в возрастающем (от 1 до 9, от А до Я) или убывающем (от 9 до 1, от Я до А) порядке.

При сортировке чисел и дат, как правило, не возникает проблем.

При сортировке текста, значения сравниваются посимвольно слева направо. Текст, в том числе содержащий числа, сортируется в следующем порядке:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (пробел) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я

Например, если в ячейке содержится текст "A100", то после сортировки по возрастанию она будет находиться после ячейки, содержащей "A1" и перед ячейкой, содержащей "A11."

A1

A100

A11

При сортировке по убыванию этот порядок заменяется на обратный за исключением пустых ячеек, которые всегда (при любом порядке сортировки!) помещаются в конец списка.

Логическое значение ЛОЖЬ(0) предшествует значению ИСТИНА(1).

Все ошибочные значения равны.

Пустые ячейки всегда помещаются в конец списка.

Пользовательский порядок сортировки

Пользовательский порядок сортировки — это неалфавитный и нечисловой порядок сортировки. Порядок пользовательской сортировки указывается в списке. В Excel изначально определено несколько списков сортировки. В окне Параметры Excel ( вкладка Основные)можно создать свой собственный список сортировки.

Например, если в одном из столбцов списка содержатся значения «Низкий», «Средний» или «Высокий», можно создать такой порядок сортировки, что строки, содержащие «Низкий», будут первыми, «Средний» — следующими и «Высокий» — последними.

Отметим, что если список уже сортировался, то при последующей сортировки параметры предыдущей сортировки сохраняются.

Выполнять сортировку проще, если сортируемый список имеет заголовки столбцов.

Сортировка строк по возрастанию (по убыванию) данных в одном столбце

1) Укажите любую ячейку в том поле списка, по которому осуществляется сортировка.

2) На вкладке Данные нажмите кнопку (по возрастанию) или (по убыванию).

Сортировка строк по двум или более столбцам

1) Укажите любую ячейку в сортируемом списке.

2) На вкладке Данные в группе Сортировка и Фильтр нажмите кнопку Сортировка.

3 ) Укажите столбец, по которому осуществляется сортировка.

4) Укажите тип сортировки в поле Сортировка.

5)Укажите порядок сортировки в поле Порядок.

6)Если надо сортировать по нескольким полям, то для определения сортировки по каждому следующему полю нажмите кнопку Добавить уровень.

7) Нажмите кнопку OK.

Если сортировка ведется по нескольким столбцам, то строки с одинаковыми значениями во втором ключевом столбце сортируются в порядке, определяемом первым ключевым столбцом и т.д.