Работа с данными в ms Excel
Цель работы: освоить основные приемы работы с данными в MS Excel, освоить работу с фильтрами.
2.1 Теоритические сведения
C помощью фильтрации данных на листе можно быстро находить нужные значения. Выполнять фильтрацию можно по одному или нескольким столбцам данных. С помощью фильтра можно контролировать не только отображаемые, но и исключаемые данные. Можно выполнять фильтрацию на основе выбранных в списке параметров или создавать специальные фильтры, чтобы сконцентрироваться на необходимых данных.
При фильтрации с помощью поля Поиск в интерфейсе фильтра можно выполнять поиск текста и чисел.
Если при фильтрации данных значения в одном или нескольких столбцах не удовлетворяют условиям фильтрации, строки будут скрыты целиком. Выполнять фильтрацию можно по числовым или текстовым значениям или по цвету ячеек, к тексту или фону которых применено цветное форматирование.
Выбор данных для фильтрации
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр щелкните элемент Фильтр.
Щелкните
стрелку
в
заголовке столбца, чтобы отобразить
список, в котором можно выбрать фильтр.
В зависимости от типа данных в столбце в списке отображаются числовые или текстовые фильтры.
Фильтрация с помощью выбора значений и поиска
Самым быстрым способом фильтрации является выбор значений из списка и поиск. Если щелкнуть стрелку в столбце с включенной фильтрацией, в списке появятся все значения из этого столбца.
Поле
Поиск используется для ввода искомого
текста или чисел
Флажки
используются для отображения в столбце
данных найденных значений
Дополнительные
условия используются для поиска значений,
удовлетворяющих определенным условиям
Чтобы выбрать отдельные значения в списке, снимите флажок (Выбрать все). При этом будут сняты все флажки. Затем выберите значения, которые необходимо отобразить, и нажмите кнопку ОК, чтобы просмотреть результат.
Чтобы выполнить поиск по тексту в столбце, введите в поле Поиск текст или число. Кроме того, при этом можно использовать подстановочные знаки, например звездочку (*) или вопросительный знак (?). Для просмотра результатов нажмите клавишу ВВОД.
Фильтрация данных с указанием условий
Используя условия, можно создавать пользовательские фильтры, сужающие диапазон отображаемых данных. Тем, кто когда-либо запрашивал данные из базы данных, этот способ покажется знакомым.
Выберите в списке элемент Числовые фильтры или Текстовые фильтры. Появится меню, с помощью которого можно выполнить фильтрацию с использованием различных условий.
Выберите условие, а затем выберите или введите критерий. Нажмите кнопку И, чтобы объединить критерии, которые должны быть выполнены, или кнопку ИЛИ, чтобы проверить выполнение только одного из нескольких условий.
Чтобы применить фильтр и получить нужные результаты, нажмите кнопку ОК.
2.2 Порядок выполнения работы
Создайте электронную таблицу с информацией о сотрудниках организации. Данные должны включать: ФИО, дата рождения, пол, адрес (район города, улица, дом указать в разных столбцах), номер телефона, отдел, в котором работает сотрудник, должность, оклад.
Установите в столбцах ФИО, пол, район города, улица, дом, квартира, отдел, должность формат ячейки текстовый (выделите столбец – нажмите левой кнопкой мыши на обозначение столбца (например D), нажмите ФОРМАТ, выберите «ячейки» - текстовый).
Для столбца Номер телефона таким же образом установите тип «номер телефона» из формата дополнительный.
Для столбца Дата рождения – установите формат «дата».
Для столбца №п/п числовой формат, 0 знаков после запятой.
Для столбца Оклад денежный формат, 2 знака после запятой.
Поиск необходимых сведений в базе данных.
Выделите получившуюся таблицу. Во вкладке «Вставка» выберите пункт «Таблица». Создайте таблицу с заголовками.
Работа с фильтром:
Найдите всех сотрудников, родившихся до 01.01.1985
Найдите всех сотрудников женского пола
Найдите всех сотрудников, проживающих в Невском (любом другом) районе города
Найдите сотрудников, чья фамилия начинается на «Р»
Найдите всех сотрудников, занимающих определенную должность
Найдите всех сотрудников с окладом больше 15.000р; меньше 20.000р.