Раздел I Работа в программе ms Excel
Excel — это программа для работы с электронными таблицами, входящая в состав пакета Microsoft Office. С помощью Excel можно создавать и форматировать книги (наборы листов) для анализа данных и принятия более обоснованных деловых решений. Например, с помощью Excel можно отслеживать данные, разрабатывать модели анализа данных, создавать формулы для вычислений с этими данными, сводить данные множеством способов, а также отображать их на профессионально выглядящих диаграммах различных видов.
Ниже перечислены распространенные области применения Excel.
Учет. Можно использовать мощные вычислительные возможности Excel для работы с различными финансовыми документами, например отчетами о движении денежных средств, отчетами о доходах или отчетами о прибылях и убытках.
Бюджетирование. В Excel можно создавать как личный бюджет, так и бюджеты компании, например план выделения средств на маркетинг, бюджет мероприятия или пенсионных отчислений.
Выставление счетов и продажи. Приложение Excel также полезно применять для управления данными о выставлении счетов и продажах. Можно легко создавать нужные формы, например, счета, отборочные накладные или заказы на покупку.
Создание отчетов. В Excel можно создавать отчеты различных типов, в которых анализируются или обобщаются данные, например отчеты о ходе выполнения проекта, расхождениях между предполагаемыми и фактическими результатами, а также отчеты для прогнозирования данных.
Планирование. Excel прекрасно подходит для создания профессиональных планов или удобных планировщиков, таких как расписание занятий на неделю, план маркетинговых исследований, план налогообложения, а также планы отпусков, вечеринок или приготовления пищи на неделю.
Отслеживание. С помощью Excel можно отслеживать данные в листах учета или списках — к примеру, листах учета рабочего времени либо товарных списках для складского учета.
Работа с календарями. Рабочая область Excel, имеющая вид таблицы, позволяет легко создавать календари различных видов — например, учебный календарь для отслеживания различных видов деятельности в течение учебного года, либо календарь финансового года для отслеживания бизнес-событий и этапов.
Лабораторная работа №1
Знакомство с программой Microsoft Excel. Построение таблиц, диаграмм, графиков. Построение линии тренда.
Цель работы: получить практические навыки работы с таблицами MS Excel, научиться строить диаграммы и графики на основе данных в таблицах.
1.1 Теоритические сведения
Начало работы в программе, создание книги:
Книгу можно создать на основе шаблона пустой книги или другого существующего шаблона, уже содержащего некоторые данные, макет и форматирование.
Для создания книги:
Откройте вкладку «Файл»
Нажмите кнопку «Создать»
В области «Доступные шаблоны» нужный шаблон.
Ввод данных на листе:
Для работы с данными на листе сначала в ячейки на листе необходимо ввести данные. После этого, возможно, данные потребуется настроить, чтобы они отображались необходимым образом.
Ввод данных
Щелкните ячейку и введите в нее данные.
Нажмите клавишу ВВОД или TAB, чтобы перейти к следующей ячейке.
Чтобы ввести данные в новой строке ячейки, вставьте разрыв строки, нажав клавиши ALT+ВВОД.
Чтобы ввести набор данных, например дни, месяцы или порядковые номера, введите в ячейку начальное значение, а затем в следующую ячейку введите значение, определяющее шаблон.
Например, если необходимо ввести последовательность 1, 2, 3, 4, 5..., введите в две первых ячейки значения 1 и 2 .
Выделите
ячейки с начальными значениями и
перетащите маркер заполнения (Маркер
заполнения: Небольшой черный квадрат
в правом нижнем углу выделенного блока.
При наведении на маркер заполнения
указатель принимает вид черного креста.)
по
диапазону, который необходимо заполнить.
Настройка параметров
Чтобы перенести текст по словам в ячейке, выделите нужные ячейки, а затем на вкладке «Главная» в группе Выравнивание нажмите кнопку «Перенос текста».
Чтобы ширина столбцов и высота строк автоматически изменялись в соответствии с содержимым ячейки, выделите столбцы или строки, которые необходимо изменить, а затем на вкладке «Главная» в группе «Ячейки» нажмите кнопку «Формат».
В меню Размер ячейки выберите команду «Автоподбор ширины столбца» или «Автоподбор высоты строки».
Для быстрого автоподбора размера всех столбцов или строк на листе нажмите кнопку «Выделить все» и дважды щелкните любую границу между заголовками двух столбцов или строк.
Форматирование данных
Чтобы применить форматирование к числам, выделите нужную ячейку с числами, а затем на вкладке «Главная» в группе «Число» щелкните стрелку рядом со списком «Общий» и выберите нужный формат.
Чтобы изменить шрифт, выделите ячейки с данными, которые необходимо отформатировать, а затем на вкладке «Главная» в группе «Шрифт» выберите нужный формат.
Форматирование листа
Чтобы облегчить чтение данных на листе, можно применить к нему различные типы форматирования. Например, можно применить границы и заливку для выделения определенных ячеек на листе.
Создание границы вокруг ячеек
Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых требуется создать границы.
На
вкладке Главная в группе Шрифт щелкните
стрелку возле кнопки рамки
и
выберите в списке стиль границы.
Изменение цвета текста и выравнивания
Выделите ячейку или диапазон ячеек, которые содержат (или будут содержать текст), подлежащий форматированию. Также можно выделить один или несколько фрагментов текста в ячейке и применить к ним разные цвета.
Чтобы
изменить цвет текста в выделенных
ячейках, на вкладке «Главная» в группе
«Шрифт» щелкните стрелку рядом с кнопкой
«Цвет текста»
,
а затем выберите нужный цвет в группе
«Цвета» темы или «Стандартные цвета».
Чтобы изменить выравнивание текста в выделенных ячейках, на вкладке «Главная» в группе «Выравнивание» выберите нужный вариант.
Например,
чтобы изменить выравнивание содержимого
ячейки по горизонтали, нажмите кнопку
«Выровнять» по левому краю
,
По центру
или
«Выровнять по правому краю»
.
Вычисления в MS Excel
Формулы
Формулы — это уравнения, с помощью которых можно выполнять вычисления, возвращать данные, манипулировать содержимым других ячеек, проверять условия и т. д. Формула всегда начинается со знака равенства (=).
В таблице ниже приведены некоторые примеры формул и их описания.
Формула |
Описание |
=5+2*3 |
Добавляет 5 к произведению 2 и 3. |
=КОРЕНЬ(A1) |
Использует функцию КОРЕНЬ для вычисления квадратного корня из значения в ячейке A1. |
=СЕГОДНЯ() |
Возвращает текущую дату. |
=IF(A1>0;"Плюс";"Минус") |
Проверяет, содержит ли ячейка A1 значение больше 0. Если результат проверки положителен, в ячейке появляется слово "Плюс", в противном случае — слово "Минус". |
Чтобы ввести в ячейку формулу, введите сначала знак равенства (=).
Выполните одно из указанных ниже действий:
Введите комбинацию цифр и операторов, например 3+7.
С помощью мыши выделите другие ячейки (вставив между ними оператор). Например, выделите ячейку B1 и введите знак "плюс" (+), выделите ячейку C1 и введите +, а затем выделите ячейку D1.
Введите букву, чтобы выбрать функцию из списка. Например, если ввести "а", будут отображены все функции, имена которых начинаются на букву "а".
Чтобы завершить ввод формулы, в которой используется комбинация чисел, ссылок на ячейки и операторов, нажмите клавишу ВВОД.
Чтобы завершить ввод формулы, в которой используется функция, введите необходимые функции данные и нажмите клавишу ВВОД. Например, функции ABS требуется одно численное значение, которым может быть введенное число или выбранная ячейка с числом.
Полностью введенная формула может выглядеть, как на примерах ниже.
Формула |
Описание |
=3+7 |
Вычисление суммы двух чисел |
=B1+C1+D1 |
Вычисление суммы значений в трех ячейках |
=ABS(-3) |
Преобразование числа в его модуль |
СУММ (функция СУММ)
Функция СУММ вычисляет сумму всех чисел, указанных в качестве аргументов. Каждый аргумент может быть диапазоном , ссылкой на ячейку, массивом, константой, формулой или результатом другой функции. Например, функция СУММ(A1:A5) вычисляет сумму всех чисел в ячейках от A1 до A5. Другой пример: функция СУММ(A1, A3, A5) вычисляет сумму чисел в ячейках A1, A3 и A5.
Синтаксис: СУММ(число1,[число2],...])
Число1 Обязательный. Числовой аргумент, который является первым слагаемым.
Число2... Необязательный. Числовые аргументы 2—255, которые являются слагаемыми.
Если аргумент является массивом или ссылкой, то учитываются только числа в этом массиве или ссылке. Пустые ячейки, логические значения и текст в массиве или ссылке игнорируются.
Аргументы, которые представляют собой значения ошибок или текст, не преобразуемый в числа, вызывают ошибку Excel.
Пример
|
|
Представление данных на диаграмме
Диаграмма предназначена для визуального представления данных. С помощью различных элементов (столбцов на гистограмме или линий награфике) диаграмма отображает ряды числовых данных в графическом виде.
Графический формат диаграммы упрощает понимание больших объемов информации и связей между различными рядами данных. Диаграмма также может давать общее представление о ситуации, позволяя анализировать представленные данные и находить важные тенденции.
Построение диаграммы:
Выберите данные, которые необходимо отобразить с помощью диаграммы.
Данные должны располагаться в строках или столбцах, заголовки строк должны находиться слева от данных, а заголовки столбцов — над ними. Excel автоматически подбирает оптимальный способ расположения данных на диаграмме.
На вкладке «Вставка» в группе «Диаграммы» щелкните диаграмму нужного типа и выберите ее подтип.
Чтобы
увидеть все доступные типы диаграмм,
нажмите кнопку
.
В результате откроется диалоговое окно
Вставка диаграммы, в котором с помощью
стрелок можно просматривать список с
типами диаграмм.
При наведении указателя мыши на диаграмму любого типа появляется всплывающая подсказка с ее названием.
С помощью набора средств «Работа с диаграммами» можно добавлять в диаграммы различные элементы, например заголовки или метки данных, а также изменять внешний вид, структуру и формат диаграмм.
Если область «Работа с диаграммами» не видна, щелкните любую часть диаграммы, чтобы активировать ее.
Программа Microsoft Excel позволяет сделать приблизительный прогноз при наличии данных за определенный промежуток времени с помощью линии тренда1.