Эксплуатация системы: наполнение базы данных реальными данными, поддержание
функционирования системы.
Стадия эксплуатации начинается с наполнения системы реальными данными, после чего происходят непосредственно использование ИС, поддержание ее функционирования. Возможно совершенствование системы и разработка новых приложений в случае развития и изменения предметной области автоматизации. Процесс проектирования БД - это итеративный процесс проектирования отображения "Описание проблемной области - схема внутренней модели данных" (рис. 3.1).
Обработка данных - это систематические действия по преобразованию данных некоторым способом, направленные на достижение определенной цели.
Реляционные СУБД предоставляют разнообразные средства для работы с данными. Например, можно производить поиск любой сложности, как в отдельной таблице, так и в нескольких связанных таблицах или файлах или с помощью одной команды обновлять содержимое одного поля или нескольких записей. Для чтения и изменения данных можно создавать процедуры, использующие функции СУБД. Во многих системах имеются широкие возможности для ввода данных и генерации отчетов.
В Microsoft Access для обработки данных таблиц используется мощный язык SQL (Structured Query Language – Структурированный язык запросов). Он позволяет определять подмножество данных из одной или нескольких таблиц, необходимых для решения конкретной задачи. При любой обработке данных из нескольких таблиц используются однажды заданные связи между таблицами. Кроме того, Access предоставляет простое и в тоже время богатое возможностями средство графического построения запроса - так называемый запрос по образцу, что обеспечивает задание данных, необходимых для решения некоторой задачи.
Управление данными - позволяет указать, каким пользователям разрешено просматривать, изменять или вставлять данные.
При возникновении необходимости коллективного использования информации, только СУБД обеспечивает надежную защиту информации от несанкционированного доступа, при этом право просматривать данные или вносить в них изменения получают только определенные пользователи. Предназначенная для коллективного использования СУБД имеет средства, не позволяющие нескольким пользователям одновременно изменять одни и те же данные.
Наиболее совершенные системы позволяют группировать вносимые изменения, (последовательности таких изменений называют транзакциями) таким образом, либо ни одно изменение не будет сохранено, либо будут сохранены все. Например, при вводе нового заказа вполне естественно сначала убедиться в том, что все пункты заказа внесены полностью, а если допущена ошибка, то сделать так, чтобы текущие изменения не сохранялись в базе данных.
Microsoft Access может использоваться как в качестве самостоятельной реляционной СУБД на отдельной рабочей станции, так и в сети в режиме “клиент-сервер”. Microsoft Access может выступать в роли сервера баз данных, отображая данные на Web-страницах в корпоративной интрасети.
В Microsoft Access применяется механизм автоматической блокировки для избежания одновременного изменения объекта несколькими пользователями. Кроме того, Microsoft Access использует специальное преобразование, называемое репликацией, позволяющее создавать копии баз данных для удаленных пользователей, которые можно периодически синхронизировать с помощью служебных программ, встроенных в Windows и Microsoft Access.
Одним из средств облегчающих работу с базой данных являются формы ввода-вывода. Эти формы позволяют осуществлять первоначальную загрузку записей в таблицы, выполнять их просмотр, а также производить их корректировку. При этом содержание таблиц отображается в удобном виде -–в виде документа.
Одним из эффективных инструментов обработки данных являются запросы. Запрос в отличие от формы, которая имеет дело лишь с полями имеющихся в базе данных таблиц, может создавать временные таблицы, в которые можно включать данные, как из реальных таблиц, так и производить вычисления над записями этих таблиц. Запросы на выборку удобны для поиска данных по определенному признаку: например, если надо вывести информацию обо всех учениках проживающих по определенному адресу.
Для вывода данных из таблиц в виде печатного документа в MS Access предназначены отчеты. Развитая система кнопочных форм позволяет максимально удобно ориентироваться в объектах базы данных и наиболее рационально их использовать.
Хотя процессы создания базы данных и её наполнения достаточно трудоёмки, следует отметить, что базу данных можно создавать не единовременно, а постепенно добавляя в неё новые элементы и пополняя её содержанием. В этом смысле, разработанная база данных не является законченным произведением, а вполне допускает внесение в неё изменений и дополнений.