Тема 8. Управление контрактами проекта

8.1. Контракт, виды контрактов

8.2. Процессы управления контрактами

8.1. Контракт, виды контрактов

Исполняющая организация во многих случаях не может собственными силами обеспечить выполнение содержания проекта. Тогда часть продуктов и услуг, исполнение части работ проекта необходимо купить на стороне. Процессы управления контрактами должны обеспечить получение недостающих и необходимых работ, продуктов, услуг для целей проекта вне исполняющей организации. В этих взаимоотношениях исполняющая организация выступает покупателем, а подрядная организация – поставщиком.

В процессе планирования покупок и приобретений устанавливается, какие нужды проекта можно удовлетворить путем закупок товаров, услуг или результатов у сторонних по отношению к проекту организаций, а какие нужды проекта можно удовлетворить силами команды проекта в процессе выполнения проекта.

Этот процесс также предполагает рассмотрение нескольких вопросов: покупать или нет? Если покупать, то что именно, сколько и когда?

В случае приобретения необходимых для проекта товаров, услуг или результатов у сторонних организаций для каждого предмета покупки или приобретения выполняются все процессы от планирования покупок и приобретений до закрытия контракта.

Процесс планирования покупок и приобретений также предусматривает изучение потенциальных поставщиков, особенно если покупатель заинтересован в сохранении определенной степени влияния или контроля над заключаемыми контрактами.

Следует также уделять внимание тому, кто именно отвечает за получение или обладание необходимыми разрешениями и лицензиями, которые могут потребоваться при выполнении проекта в соответствии с требованиями законодательства, нормативных актов или организационной политики. Расписание проекта может существенным образом повлиять на процесс планирования покупок и приобретений.

На расписание проекта могут повлиять решения, принимаемые в процессе разработки плана управления поставками проекта. Эти решения тесно связаны с разработкой расписания, с оценкой ресурсов операции и с решениями «производить или покупать». В процессе планирования контрактов происходит подготовка документов, необходимых для поддержки запроса информации у продавцов и выбора продавцов. К инструментам и методам планирование контрактов относятся стандартные формы и экспертная оценка.

К стандартным формам относятся стандартные контракты, стандартные описания предметов приобретения, договоры о неразглашении информации, контрольные списки критериев оценки предложений или стандартизованные версии всех частей необходимой документации по предложениям. В организациях, где заключают много контрактов, должны быть разработаны типовые формы многих из этих документов.

Организации–покупатели и организации–продавцы, оперирующие предметами интеллектуальной собственности, должны гарантировать, что перед предоставлением другой стороне информации, являющейся интеллектуальной собственностью и имеющей отношение к проекту, все договоры о неразглашении информации должны быть одобрены и подписаны. В результате планирования поставок нужно создать план управления поставками и контрактами, который интегрируется в сводный план проекта, и документ определения работ. Документ определения работ может быть подготовлен либо заказчиком, либо подрядчиком. В нем четко описывается, что будет закупаться, условия поставок, спецификации, расписание поставок.

Взаимоотношения покупателя и поставщика регулируются контрактами (договорами). Контракт – это обязательное соглашение правового характера между двумя или более правомочными сторонами с заранее определенными условиями, основанное на взаимном интересе и преследующее некоторую законченную цель.

В зависимости от содержания, контракты подразделяют на:

• контракты на поставку товаров и услуг;

• контракты на выполнение работ и услуг.

Содержание контрактов первого вида, как и их исполнение, достаточно стандартизировано и предполагает поставку товаров и услуг массового спроса.

Содержание контрактов второго вида предполагает выполнение поставщиком части работ или услуг по проекту. При этом поставщик становится фактически сторонним участником проекта, что требует дополнительных усилий покупателя по администрированию контрактов с целью эффективного взаимодействия и продвижения по проекту в целом. А именно:

• контракт дополняется документами, раскрывающими содержание, параметры качества, порядок выполнения и передачи работ – техническим заданием, сметой, план-графиком и пр.; кроме этого, могут передаваться необходимые планы и документы основного проекта;

• исполнение контракта не ограничивается одной лишь передачей конечных результатов, но также сопровождается взаимодействием покупатель-поставщик, передачей промежуточных результатов, промежуточных отчетов о выполнении, отчетов о качестве, руководств по эксплуатации и других документов;

• рекомендуется, чтобы поставщик рассматривал свою часть работ как проект и владел методологией управления проектами, чтобы поставлять промежуточные и основные результаты необходимого качества и в определенные контрольные точки основного проекта покупателя;

• в команде проекта покупателя необходимо назначение хотя бы одного ответственного человека – менеджера контракта, который будет практически отслеживать, согласовывать организационные и технические вопросы с поставщиком по переданной части работ.