3.2. Процесс планирования проекта

Рис. Принципиальная схема процесса управления проектом

Этап 1. Планирование целей

«Мечта остается мечтой, пока ты не выразишь ее конкретными словами. После этого она становится целью!» Действительно, до тех пор, пока не будет назван, записан и проверен набор конкретных технических требований или спецификаций, проект будет оставаться лишь мечтой. Только после проведения систематического планирования проект переводится на оперативный уровень, на котором и начинается его разработка. Управление замыслом обеспечивает ту базу, на которой строится вся работа над проектом. Это кульминация работы над проектом перед переходом к планированию. Для того чтобы проект был успешным, у него должна быть четко определенная и реальная цель.

Цель проекта — желаемый результат деятельности, достигаемый в пределах установленного интервала времени. Цель проекта всегда связана с решаемой в ходе него проблемой или совокупностью проблем.

Проблема — это неудовлетворительное состояние системы (например организации), которое не позволяет ей справиться с возникающим затруднением. Понимание проблемы в ходе разработки проекта возникает из соотнесения видения стратегических ориентиров, из анализа имеющихся затруднений и понимания того, какая именно система (организация в целом, или какая либо из ее подсистем) ответственна за решение поставленных задач.

Правильная постановка цели призвана изменить неудовлетворительное функционирование организации и обеспечить ее соответствие внешним вызовам. Для того чтобы создать точную модель концептуальной разработки проекта, руководитель проекта и члены его команды должны собрать следующую разнообразную информацию:

• Формулировка проблемы или потребности. Управление замыслом проекта начинается с формулировки цели: для чего предназначен проект, почему возникла необходимость в поиске решения посредством этого проекта, в чем состоит суть проблемы.

• Сбор информации. На этом этапе осуществляется сбор данных об условиях осуществления проекта и его целях. Нельзя рассчитывать на эффективное начало работы над проектом в том случае, если его руководитель не имеет ясного представления о текущем состоянии дел.

• Ограничения. Помимо формулировки цели руководитель проекта должен заниматься выяснением ограничений, способных повлиять на его возможности достижения желаемых результатов. Временные и бюджетные ограничения, требования клиентов могут серьезно влиять на реализацию проекта.

• Анализ альтернатив. Обычно для каждой проблемы существует несколько альтернативных методов решения. При управлении проектами анализ альтернатив подразумевает, прежде всего достижение ясного понимания природы проблемы и уже затем разработку различных вариантов ее решения. Эти решения помимо предоставления всем их разработчикам ясного понимания особенностей проекта, предлагают также возможные подходы к реализации проекта.

• Цели проекта. Концептуальная разработка должна завершаться разработкой конечных целей проекта с точки зрения его результатов, требуемых ресурсов и сроков работ. Если предыдущие этапы были выполнены надлежащим образом, то формулировка целей проекта станет логическим следствием проведенного анализа. Начинающие руководители проектов должны заботиться о том, чтобы не ограничивать информационный поиск в ходе проведения анализа альтернатив. Если поиск информации был проведен в необходимом объеме, то конечные цели проекта должны стать очевидными.

Сформулированные цели должны соответствовать принципу SMART5, согласно которому они должны быть:

• ясными и точными (S — Specific);

• измеримыми (M — Measurable),

• достижимыми (A — Achievable);

• непротиворечивыми как между собой, так и со стратегическими целями организации (R — Related);

• определены по срокам их достижения (T — Time–bound).

Простой пример определения цели: обеспечить ремонт 3-комнатной квартиры площадью 80 кв.м с использованием современных материалов и технологий до 1 марта 2008 года, не превышая смету в 250 тыс. рублей, в соответствии со стандартами качества ЕВРО-4.

Результат 1–го шага «Планирование целей»: документ, содержащий в своей основе формулировку целей, которые менеджер проекта должен согласовать с заказчиком и основными потребителями результатов проекта.