4. Внемашинная организация экономической информации

Информационная база современной ЭИС состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.

К внемашинной относится та часть экономической информации, которая обслуживает систему управления в виде, непосредственно воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств. Внемашинная часть представлена различными документами, такими как статистическими, банковскими, бухгалтерскими и др.

Для дальнейшего использования в ЭИС необходимо осуществить унификацию и стандартизации документов. Как правило, унификация и стандартизация предписывают выделять в документе:

• заголовочную часть, которая включает: наименование объекта, характеристику документа (индекс), наименование документа, зону для проставления кодов, постоянных реквизитов-признаков;

• содержательную часть обычно в виде таблицы, где располагаются показатели;

• оформляющую часть, в которой содержатся подписи юридических лиц, ответственных за правильность его составления, а также дата составления.

Для представления информации, содержащейся в документах, в форме, удобной для ввода и обработки данных с помощью компьютеров, используются классификация и кодирование информации.

Существует две системы классификации – иерархическая и фасетная.

В фасетной системе заданное множество объектов делится на группировки по нескольким независимым признакам (фасетам). Пример классификации по такой системе – это классификация промышленной продукции «Одежда». Она подразделяется:

• по сезону– на зимняя, летняя и т.д..;

• по виду– на эксклюзивная, повседневная и т.д.;

• по половозрастному признаку – на мужскую, женскую, детскую и т.д.;

Иерархическая система применяется в случае, когда какое-либо множество объектов подразделяется на классы, подклассы, группы и т.д. последовательно по взаимоподчиненным основаниям.

Кодирование информации – это образование и присвоение кодового обозначения объекту классификации, признаку классификации и (или) классификационной группировке. Коды позволяют: уменьшить объем информации, вводимой в компьютер; облегчить запись на машинные носители; осуществить поиск и сортировку; обеспечить наглядность выходных документов.

Коды классифицируют по:

• форме представления – на цифровые и алфавитно-цифровые;

• длине – на однозначные и многозначные;

• методу образования – на порядковые, серийно-порядковые, разрядные, комбинированные.

Классификаторы – это систематизированные своды наименований объектов, признаков классификации и их кодовых обозначений.

Классификаторы существуют:

• общегосударственные. Они разрабатываются централизованно и являются едиными для всей страны. Например, классификатор отраслей народного хозяйства;

• отраслевые. Они едины для какой-то отрасли. Например, классификатор видов оплат и удержаний из заработной платы в пищевой промышленности;

• локальные. Они характерны для данного экономического объекта. Например, классификатор структурных подразделений предприятия.