6. Этапы учетно-аналитического цикла.

Технология бухгалтерского учета в американских компаниях представ­ляет собой алгоритм получения отчетности на основе первичных дан­ных, состоящий из нескольких последовательных шагов.

Для того чтобы правильно отразить операции на счетах, бух­галтер должен решить три проблемы:

1) когда произошла операция — проблема признания;

2) какова стоимостная оценка операции — проблема оценки;

3) на каких счетах записать операцию — проблема клас­сификации.

Эти проблемы решаются в процессе учетного цикла, который состоит из 2 основных этапов.

1 этап

В течение отчетного периода осуществляется признание и оценка объектов учета на основании документов и производится запись хозяйственных операций в журналы операций и/или в Главный журнал и перенос соответствующих записей в Главную книгу (еже­месячно из специальных журналов, по факту записи из журнала операций) и во вспомогательные книги (ежедневно из специальных журналов).

Процесс переноса из Главного журнала в Главную кни­гу называют разноской, и выполняется эта процедура в сле­дующей последовательности:

1) в Главной книге находят счет, задействованный по дебету в Жур­нале операций;

2) проставляют дату совершения операции, и в графе «Справка о проводке» записывают номер страницы журна­ла, с которой перенесена данная запись;

3) в графу «дебет» заносят сумму, отраженную по дебету в Журнале операций, и одновременно выводят сальдо после каждой операции;

4) повторяют такую же процедуру по кредиту счета.

Главная книга представляет собой детализированную версию баланса, где всегда должно выполняться условие балансового равенства. После окончания разноски данных всех журналов по каждому счету Главной книги выводят сальдо на конец отчетного периода.

Для упрощения процесса записи и переноса данных открыва­ются Специальные журналы (Special Journals) для каждой группы повторяющихся операций:

• Журнал продаж (Sales Journal) — для записи выставленных счетов за продажи в кредит;

• Журнал закупок (Purchase Journal) — для записи закупок, сделанных в кредит;

• Журнал поступлений денеж­ных средств (Cast receipts Journal) — для записи получения денежных средств;

• Журнал выплат денежных средств (Cast payments Journal) — для записи выплат денежных средств.

Для обеспечения точности подсчетов в конце каждого месяца в журналах подводится итог по дебету и кредиту и проверяются результаты. Затем итоговая сумма по каждой колонке переносится на счета Главной книги.

Внизу каждой колонки в Журнале также указывается номер счета Книги, на который переносится итоговая сумма.

Помимо общей информации о сальдо счетов необ­ходима более детальная информация, в частности, это ка­сается счетов «Счета к получению» (дебиторская задол­женность по счетам — accounts receivable) и «Счета к опла­те» (кредиторская задолженность по счетам — accounts payable). Эти счета в Главной книге отражают лишь итого­вые суммы задолженности за проданные в кредит и за купленные в кредит товары. Для отражения детальной ин­формации по каждому дебитору и кредитору открываются вспомогательные книги (subsidiary ledgers). Они не являют­ся частью Главной книги, а представляют собой де­тальную информацию по счетам, которая необходима, как для самих бухгалтеров, в частности, при расчете величины резерва по сомнительным долгам, так и для принятия решений по управлению дебиторской и кредиторской задолженностями. Перенос информации из специальных журналов в эти книги производится обычно ежедневно.

2 этап

В конце отчетного периода осуществляется подготовка нескорректированного пробного баланса, на основании которого составляется скорректированный пробный баланс или рабочий лист и осуществляется подготовка финансовой отчетности

Пробный баланс (trial balance) составляется преимущественно для сверки общего оборота по дебету и общего оборота по кредиту счетов Главной книги, при этом дебетовые сальдо показаны в одной колонке, а кредито­вые — в другой.

Пробный баланс представля­ет собой таблицу, в которой перечислены все счета Глав­ной книги и выведено конечное сальдо по каждому счету (по сути, он аналогичен оборотной ведомости).

Подготовка пробного баланса служит в основном двум целям: во-первых, пробный баланс обеспе­чивает краткую выписку из Главной книги как основу для регулирующих и заключительных проводок, предшествую­щих подготовке финансовой отчетности за определенный период, и, во-вторых, он показывает, сохраняется ли ра­венство дебетов и кредитов.

Если итог верен, то тео­ретически можно приступать к подготовке баланса и отче­та о прибылях и убытках.

Если равенство не сохраняет­ся, то это может являться следствием следующих ошибок:

1) неправильно перенесено сальдо счета в пробный ба­ланс;

2) сальдо счета неправильно подсчитано;

3) сальдо (оборот) счета вместо кредита записано дебет, или наоборот;

4) пробный баланс подсчитан неправильно.

Вместе с тем, отражение всех произведенных хозяйственных операций не гарантирует соответствия доходов и расходов данному учетному периоду. Могут существовать доходы и расходы, которые относятся к данному отчетному периоду, но не будут получены или оплачены до следующего отчет­ного периода; могут существовать доходы и расходы, уже полученные или оплаченные, но которые должны быть рас­пределены между несколькими отчетными периодами. В та­ких случаях в конце отчетного периода делаются коррек­тирующие записи.

Существует три типа корректирующих записей.

Начисления (accruals).

Начисленные расходы — этот тип корректирующих записей, отражающий расходы, которые были понесены, но не были записаны и оплачены, т. е. представ­ляют собой обязательства. Примерами таких расходов слу­жат начисленная, но не выплаченная заработная плата, начисленные, но не выплаченные налоги, начисленные, но не выплаченные проценты и т. д.

Начисленные доходы — этот тип корректирующих записей, отражающий доходы, кото­рые были заработаны в данном отчетном периоде, но не были получены (в денежном эквиваленте) и отражены в учетных записях, соответственно представляют собой де­биторскую задолженность. Примерами таких доходов слу­жат арендная плата к получению, проценты к получению и др. (счета к получению не являются корректирующими за­писями, так как уже записаны в учете, хотя, по сути, ана­логичны начисленным доходам).

Распределение или предоплата.

Предоплаченные рас­ходы — этот тип корректировок, который распределяет уже опла­ченные и записанные расходы между учетными периодами. В США используются два варианта отражения таких де­нежных выплат и, соответственно, два варианта корректи­рующих проводок. Первый вариант делает акцент на предоплаченности (дебетуется счет предоплаченных расходов, кре­дитуется счет денежных средств). Во втором варианте ак­цент делается на то, что такие выплаты являются расхо­дами (дебетуется счет расходов, кредитуется счет денеж­ных средств). В итоге оба варианта корректировок приво­дят к одинаковым результатам.

Предоплаченные доходы (доходы будущих периодов) — этот тип корректировок распределяет между учетными периодами уже полученные (в денежном эквиваленте) и отраженные в учетных записях доходы. Как и для предоплаченных расходов, для предоплаченных доходов существует два варианта отражения в учете по­ступления денежных средств и последующих корректировок (аналогично в первом случае делается акцент на аван­совом характере платежей, во втором — на их экономи­ческой сущности как доходов).

Оценочные корректировки.

Оценочные корректировки делаются в том случае, когда сумма доходов или расходов, которые должны быть отнесены на данный отчетный пери­од, не может быть точно определена. Приме­ром оценочных корректировок является начисление амортизации основных средств и нематериаль­ных активов и начисление резерва по сомнительным дол­гам. В этих случаях дебетуется счет расходов, а кредиту­ется контрактивный счет.

На основании скорректированного пробного баланса со­ставляются баланс и отчет о прибылях и убытках. Они мо­гут быть составлены с помощью рабочего листа. В этом случае к скорректированному пробному балансу добавляются две колонки: баланс (дебет и кредит) и отчет о прибылях и убытках (дебет и кредит), и в эти колонки разносится информация из колонки «Скор­ректированный пробный баланс». Разница между колонками «дебет» и «кредит» в отчете о прибылях и убытках состав­ляет чистую прибыль. На эту величину не должны сходить­ся колонки «дебет» и «кредит» баланса. Это финальная про­верка правильности составления финансовых отчетов.

Помимо вышеприведенных корректирующих записей в конце года должны быть сделаны закрывающие записи об­нуления счетов доходов и расходов. Как отмечалось выше, все счета доходов и расходов являются переменными и закрываются в конце отчетного периода на сводный счет прибылей и убытков. Сам сводный счет закрывается на счет накопленной нераспределенной чистой прибыли.

Процедуры закрытия отчетного периода про­изводятся в трансформационной таблице. Эта таблица содер­жит нескорректированный пробный баланс как свою непосредственную часть. В ней же оформляются корректирующие и закрывающие про­водки, и, наконец, оформляется новый пробный баланс, который носит название трансформированного пробного баланса.

Все корректирующие проводки оформляются «Списком корректировочных проводок к проб­ному балансу». Это связано с тем, что в начале следующего отчетного периода, сделанные корректировочные записи, кроме оценочных корректировок и первого варианта кор­ректирующих проводок для предоплаченных расходов и до­ходов, аннулируются или реверсируются.