II. 3. Організація бібліотечних фондів 11.3.1. Організація бібліотечного фонду як процес

Організація бібліотечного фонду — один із важливих процесів технологічного циклу його формування. Це сукупність процесів приймання, обліку, технічної бібліотечної обробки, розміщення і зберігання творів друку та інших документів. Таке визначення розкриває зміст цього процесу і послідовність його виконання.

Процес організації фонду значною мірою залежить від типу бібліотеки, її структури, обсягу та різноманітності наявних доку­ментів. Дійсно, облік, розстановка, зберігання книг, журналів,

Послідовність процесів організації бібліотечного фонду

Організація БФ (ОБФ) І

початок

Приймання -»- Облік-*Бібліотечна-»-Розміщення-ї-Зберігання-е-використанііі| до І ' ' '

БФ і

кількі сний

індив ідуальнии

на стелажах

наукова

стандартів, діафільмів та інших документів багато в чому відріз­няється, але бібліотеки мають приблизно однакові за обсягом та типами документів фонди, що дає змогу уніфікувати окремі про цеси їхньої організації.

Завдяки широкому колу процесів, що входять до організації фонду, їх виконує більшість структурних підрозділів бібліотеки. Відділ комплектування здійснює приймання, облік, опрацювання документів; фондосховище забезпечує його правильне розміщення, розстановку і зберігання; частково процесами розстановки і збері­гання займається і відділ обслуговування читачів.

Таким чином, організація бібліотечного фонду як частина тех­нологічного циклу формування фонду складається з ряду само­стійних процесів, що забезпечують підтримання творів друку та інших документів у стані, придатному для використання читачами.

11.3.2. Приймання документів до бібліотеки

Організація фонду розпочинається з приймання документів, що надійшли до бібліотеки. Процес складається з окремих операцій, які виконуються в певній послідовності.

Блок-схема процесу приймання видань до бібліотеки Приймання творів друку та інших документів і

а О 5 сД

З*

закінчення

"j—І використанії

обробка І

технічна

-t

роз становка БФ І

за відділом

З LQ

використанні)

ч - с я о ї*

з'ясування наявності суп­ровідного документа

I так

звірка партії з супровід­ним документом

НІ

складання акта про отри­мання

ні

так

звірка з картоте­ками комплектува­ння складання акта про - прорахунки ^повернення до дже« рела постачання

прийняття рішень про включення до БФ

Технічна (початкова) обробка документів

Книги, брошури, плівки та інші матеріали, що надходять до бібліотеки, супроводжуються документом (накладна, рахунок, ко­пія чека). В разі їх відсутності складається акт певної форми, де зазначається кількість одержаних видань та їх вартість.

Акт про приймання до бібліотеки книг, що надійшли без супровідного документа

Акт №8 складено " 20 " грудня 1991 р. Клименко JI. П.—бібліотекар, Іванова С. Г. — бібліотекар.

(прізвище, ім'я, по батькові та посади осіб, що склали акт)

Степанов Г. С. — читач

Про прийом до бібліотеки книг

(що і коли одержано)

в кількості 5 пр., на загальну суму 6 крб. ЗО коп. шість карбованців

(сума літерами)

Підписи:

Список до акту № 8

№ п/п	Автор, назва або найменування матеріалу	Ціна				Сума
		крб.	коп.	* Кількість пр.	крб.		коп.

Твори друку та інші матеріали, що надійшли за одним супро­відним документом, розглядаються в бібліотеці як єдина партія. Ретельно звіряючи видання, зазначені в накладній або акті з над­ходження, важливо не лише з'ясувати їх відповідність у кількісно­му відношенні та вартість, а й виявити наявність зайвих, не замов­лених бібліотекою видань або тих, що мають дефекти. Від чіткості і відповідальності бібліотекаря на цьому етапі приймання багато в чому залежить подальша робота щодо обслуговування читачів. У разі виявлення розходжень між супровідним документом і наяв­ними виданнями, а також матеріалів, що не можна використовувати в роботі з читачами через дефект, з'ясовується причина і при необ­хідності складається акт, який передається в джерело постачання.

Ретельність, чіткість, оперативність процесу приймання має бути не лише при отриманні книжок. Так, одержавши грамплатівки або магнітофонні стрічки, необхідно з'ясувати якість звучання, а у діа­фільмах, слайдах, ілюстрованих альбомах — якість кадрів, ілюст­рацій тощо. Копітка робота під час приймання забезпечує більш тривале зберігання фонду, якість обслуговування читачів.

Н.3.3. Технічка бібліотечна обробка документів

Перш ніж потрапити на полиці фондосховищ, усі твори друку та інші документи підлягають технічній бібліотечній обробці. До неї належить штемпелювання, визначення авторського знака, про­ставлення інвентарного номера, шифру, написання формуляра, на­клеювання кишеньки, аркушів терміну повернення, оправлення докуметїв тощо.

Усі документи, що надходять до бібліотеки, одразу ж обов'яз­ково штемпелюють. Жодну бібліотечну книгу, журнал тощо ні в якому разі не можна видати читачеві, якщо вона не проштемпельо­вана. Штемпель свідчить про їх належність певній бібліотеці. Отже, штемпель у певній мірі сприяє збереженню документів, а також популяризує бібліотеку. Кожна бібліотека має свій штемпель. У ЦБС застосовують штемпелі прямокутної форми розміром ЮХ Х40 мм, на яких вказують назву ЦБС. Штемпель ставлять так, щоб він не псував документ: на титульному аркуші, під вихідними да­ними або його звороті і на 17 сторінці в лівому нижньому кутку під текстом. На титульній сторінці штемпель ставлять для того, щоб відразу було видно, якій бібліотеці належить документ. На 17 сто­рінці його проставляють тому, що з цієї сторінки розпочинається наступний друкований аркуш. Інколи буває, що перший друкова­ний аркуш випадає з книжкового блоку і тоді штемпель на 17 сто- рінці дає змогу встановити, якій саме бібліотеці належить книга.

Якщо титульна сторінка відсутня, штемпель ставлять на першій сторінці видання під назвою, на етикетці першого боку грамофон­ної платівки, на бобіні, катушці, касеті магнітної фонограми, на етикетці діафільму, діапозитивів (слайдів), фільмокопії, мікрофіль­му. Штемпель також ставлять на звороті аркушів з малюнками, портретами, географічними картами, схемами, кресленням, вкла­деними чи вклеєними в документ або додані до нього. На книгах, що мають менш ніж 17 сторінок, штемпель вдруге ставлять на останній сторінці. На тих журналах, які не мають окремого титуль­ного аркуша, перший штемпель краще ставити біля назви журна­лу. Другий (як і на книгах) ставлять на 17 сторінці. На газетах штемпель також найзручніше ставити біля назви на полях.

Штемпель замовляють у спеціальних майстернях за зразком, що розробляє бібліотека, і затверджують у вищій організації. Деякі бібтіотеки крім штемпелів, вміщують на документах так звані екслібриси, тобто художньо оформлені етикетки із зазначенням на­зви бібліотеки.

Останнім часом масові бібліотеки практикують проставлення екслібрисів приватних осіб, які безкоштовно передають у громад­ські фонди свої власні зібрання.

У процесі технічної обробки на кожному документі, що підля­гає індивідуальному обліку, проставляють інвентарний номер. Його чітко пишуть або проставляють за допомогою нумератор л. Інвен­тарний номер ставлять на титульній сторінці або її 3Bopjri і на 17 сторінці під штемпелем чи поряд з ним. Інколи відділи або філіали ЦБС, до яких книга надійшла в кількох примірниках, при­писують до нього через риску порядковий номер одержаного при­мірника.

Крім штемпеля та інвентарного номера, на кожному документі проставляють шифр зберігання документа. Шифр — це умовне по­значення, що показує, в якому саме місці на полицях зберігається той чи інший документ. Він має літерний або цифровий вигляд у залежності від способу розстановки фонду. В ЦБС він складає­ться із класифікаційного індексу та авторського знака. Шифр пи­шуть на документах у різних місцях: у верхній лівій частині обкла­динки (палітурки), титульної сторінки або на її звороті у верхньо му лівому кутку, в товстих документах на корінці на відстані 20 мм від нижнього його краю тощо.

Для того, щоб легше було розставляти і знаходити документи на полицях, на тих з них, що мають темний колір обкладинки, шифр пишуть безпосередньо на палітурці спеціальною пастою або біли­лами, а на світлому оправленні — чорною пастою. На окремі книги наклеюють спеціальні ярлики певного розміру. Так, для книжок — 20X30 мм, для підшивок газет і комплектів журналів застосовують ярлики розміром 80x120 мм, де крім шифру зазначають назву журналу, рік видання і номери, що входять до комплекту. Запов­нений ярлик наклеюють так, щоб він не псував назву твору, прізви­ще його автора або ілюстрацій.

Часто в бібліотеках для полегшення розстановки, використання та пропаганди фонду, а також його вивчення та перевірки на доку­ментах певного року видання або певного структурного підрозділу наклеюють ярлики відповідного кольору.

Подальша робота бібліотекаря з книгами, журналами та інши- ми документами потребує знання термінів повернення їх до бібліо­теки читачем. У зв'язку з цим під час технічної обробки на них наклеюють аркуші термінів повернення, кишеньки для зберігання книжкового формуляра, заповнюють його. Контрольні аркуші і ки­шеньки наклеюють на внутрішньому боці оправи книги. На конт­рольних аркушах зазначають, коли документ має бути повернений,, а іноді ще й номер читацького формуляра, оскільки в багатьох бібліотеках їх розставляють за терміном повернення книг.

У ЦБС у кожний документ вкладають формуляр. Книжковий формуляр — це картка певної форми (105X74 мм), у верхній час­тині якої на друкарській машинці або від руки пишуть прізвище автора, назву книги, вартість, рік видання, інвентарний номер і шифр зберігання документа. Доки книга на полиці, формуляр буде в ній, коли ж її видають читачеві, формуляр виймають і лишають у бібліотеці. У відповідних графах зазначають номер читацького формуляра особи, якій видана ця книга, а також строк повернення книги. Формуляр сприяє реєстрації видачі та контролю за своє­часним поверненням документа, використовується для вивчення фонду.

11.3.3.1. Визначення авторського знака

Авторський знак — це умовне позначення прізвища автора чи першого слова назви документа. Вони полегшують розстановку документів в алфавітній послідовності. Авторський знак структур­но складається з початкової літери прізвища автора або назви документа і цифри, що визначається за спеціальними авторськими таблицями.

Нині для визначення авторських знаків застосовують авторські таблиці, складені відомим бібліотекознавцем JI. Б. Хавкіною (дво­значні і тризначні). Масові бібліотеки користуються двозначними авторськими таблицями. В Україні вийшло кілька видань «Автор­ських таблиць», складених з урахуванням того, що в бібліотеках документи українською і російською мовами об'єднуються в одно­му спільному алфавіті на полицях і розставляються разом.

У ЦБС авторські знаки визначають за останнім виданням дво­значних таблиць JI. Б. Хавкіної, які структурно складаються з двох частин: власне авторських таблиць та правил користування ними. Авторські таблиці — це алфавітний перелік найбільш поширених початкових літеросполучень прізвищ і назв, пронумерованих араб­ськими цифрами від 11 до 99. Авторські знаки розміщені верти­кальними колонками в точній алфавітній послідовності. Оскільки цифровий стовпець для кожної букви єдиний, то задля економії місця він розміщений між двома складовими стовпцями на суміж­ні літери і відноситься до складів, які стоять зліва і справа:

В 11 Г

Ва 12 Га

Ваз 13 Газ 13

Для того, щоб встановити за допомогою авторських таблиць авторський знак на певне прізвище, треба розшукати найближчий до цього прізвища склад. Наприклад, для прізвища Карамзін та­ким складом буде «Кар». Напроти нього стоїть цифра 21. Отже, авторський знак для прізвища Карамзін буде К21. Для прізвища Карпенко-Карий вибирають найближчий склад — «Карп», якому відповідає цифра 26. Отже, авторський знак для прізвища Карпен­ко-Карий буде К26. Авторський знак для прізвищ Короленко, Кро- пивницький буде відповідно К68 і К83. Таким чином, книги авто­рів, прізвища яких починаються на букву «К», буде легко розста­вити на полиці в точній алфавітній послідовності, користуючись авторськими знаками. Наприклад:

Карамзін — К21

Карпенко-Карий— К26 Короленко — К68 Кропивницький — К83

В авторських знаках між буквою і цифрою ні крапки, ні риски не ставлять. Риску ставлять лише після букв, що схожі з цифрами: «З», «І», «О», «Ч», наприклад, 3-31; 1-17; 0-20; 4-28.

Може статися так, що в таблицях не буде потрібного оклиму. миий збігався б з початком прізвища чи назви. Тоді аїл ореімпі ;шак дається за найближчим передуючим складом. Наприклад, тре Оа знайти авторський знак на прізвище Кібрік. У таблиці нема складу «Кіб», а є близькі до нього склади «Кі» і «Кіл». Прізвищу Кібрік присвоюють авторський знак К38 (за складом «Кі»), в про­тилежному випадку порушується алфавітний порядок. Якщо автор має подвійне прізвище, авторський знак дається за першою части­ною прізвища. Наприклад: М. Є. Салтиков-Щедрін — С16. Якщо автор відомий за його дійсним прізвищем і за псевдонімом, для псіх книг цього автора встановлюють єдиний авторський знак у за­лежності від того, за яким ім'ям його більше знають. Наприклад, книги письменника Г. Квітки-Основ'яненка виходили і за псевдо­німом Основ'яненка, і за дійсним прізвищем — Квітка, але найбіль­ше за подвійним прізвищем: Квітка-Основ'яненко. Тому авторський знак дається саме за цим подвійним прізвищем, незалежно від того, яке зазначається у книзі — К32.

Якщо в одному і тому ж відділі збираються книги авторів з однаковими прізвищами, то до авторського знака кожної з цих книг додається перша (заголовна) буква імені автора. Наприклад: В. Г. Афанасьев — А94 В; ГІ. М. Афанасьев — А94 П.

Якщо на полицях збираються різні твори одного автора однієї галузі знань, до авторського знака додають першу літеру назви кожної книги, але не велику, а малу. Це дає змогу розставити тво­ри певного автора в чіткому алфавітному порядку.

Прізвища іноземних авторів інколи подаються на документах в різних транскрипціях (Гашек Я — Хашек Я). Щоб зібрати їхні твори в одному місці, встановлюють за довідниками найбільш пра­вильну або найбільш поширену транскрипцію прізвища і усім йоге книгам присвоюють єдиний авторський знак, незалежно від форми написання прізвища в книзі. У книгах, перекладених з іноземних мов, ім'я автора наводять повністю, що утруднює визначення автор­ського знака. Як правило, прізвище в цьому випадку стоїть остан­нім. У китайських, корейських, в'єтнамських авторів прізвище ста­виться перед ім'ям, тому авторський знак підбирають за першим словом.

Якщо документ має двох або трьох авторів, авторський знак визначається за прізвищем першого з них. На документи чотирьох і більше авторів опис складають під назвою, тому авторський знак присвоюється за першим словом назви.

Якщо документ не має автора, авторський знак підбирають за першим словом назви. Бувають випадки, коли в галузевому відділі є кілька творів, назва яких починається однаковими словами. Для цих творів авторський знак визначається за першим словом, а по­тім до однакового авторського знака додають малу букву ближ­нього слова, що не збігається:

А 43 п Актуальні питання А 43 ф Актуальні філософські

Іноді назва документа починається з прийменника, сполучники чи заперечення. В такому разі можливе присвоєння комбінованого авторського знака, який складається з перших двох слів назви — прийменника і наступного за ним слова. Наприклад: Н 31 «На суші і на морі» (За сполученням: «Нас...»). У випадку, коли назва доку­мента починається з числівника, вказаного цифрою, авторський знак дається за його буквеним написанням.

Авторський знак для творів колективних авторів визначається у відповідності з заголовком — повним чи скороченим — опису най­менування цього колективу в каталозі даної бібліотеки.

Видання біографічного характеру в практиці роботи бібліотек одержують авторський знак переважно не за прізвищем автора, а за прізвищем тієї особи, якій ця біографія присвячується. При цьому перша літера прізвища автора біографії включається до складу авторського знака (після його цифрової частини). На­приклад: t

П 91 М Маймін Е. А. Пушкін. Життя і творчість

Персональні авторські знаки не можуть бути присвоєні ніяким іншим авторам. У тому випадку, якщо на персональний знак при- йдеться прізвище якого-небудь іншого автора, йому присвоюють даний авторський знак, але з додатком до нього цифри «0». На­приклад:

Толстой Л. М. Т 53 Толстой Н. Ф. Т 530

Використання «Авторських таблиць» дає змогу підтримувати порядок на полицях, скорочує час, необхідний для пошуку докумен­тів і їхньої розстановки.

Щоб полегшити та прискорити технічну обробку документів, уніфікувати цей процес, ЦБС частково автоматизують та механі­зують його. Так, в ЦБС застосовують такі технічні засоби, як дру­карські машинки, електрографічні копіювальні апарати, мінірота- тори, напівавтоматичні нумератори, паперорозрізувальне обладнан­ня, механічні зшивачі документів тощо. І

Повну бібліотечну обробку документів, тобто їх систематизацію, визначення авторського знака, складання бібліографічного запису і технічну обробку мають здійснювати бібліотечні колектори. Вони зобов'язані оправляти книги, видані у м'яких оправах. Але, на жаль, цю роботу вони виконують досі не повністю.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ

1. Які основні процеси технічної обробки документів? 2. Яка робота входить у поняття «штемпелювання документів»? 3. Поясніть, що таке шифр зберігання документа, яка технологія проставлення шифру на документах? 4. Яка структура та принципи побудови двозначних авторських таблиць? 5. Як визначити автор­ський знак для документів, в яких вказано автора? 6. Коли авторський знак да­ється за назвою твору? 7. Як визначити авторський знак для прізвищ іноземних авторів? 8, Яке поизначення та правила застосування персональних авторських знаків?

Контрольні завдання

1. Оформіть книжковий формуляр для навчального посібника.

2. Здійсніть технічну обробку 2—3-х книг або журналів.

11.3.4. Облік документів у бібліотеці

11.3.4.1. Значення та ешлоги до обліку бібліотечного фонду

Важливою складовою частиною організації бібліотечних фондів « облік документів, що надійшли до бібліотеки або вибули з не" Облік бібліотечного фонду — це частина державного обліку пам'ят­ників культури.

Нині досить чітко визначено поняття процесу обліку, його зміст систему обліку в бібліотеках різного типу. Це — комплекс опера­цій, що забезпечують одержанння точних відомостей про обсяг, склад та рух фонду, а також сприяють його зберіганню. Таким чи­ном, значення обліку бібліотечного фонду полягає в тому, що він дає необхідну інформацію про стан фонду бібліотеки на будь-який час. Ця інформація використовується в бібліотечній статистиці з метою аналізу змін, що стосуються фондів, планування їхнього розвитку, а також окремими бібліотеками для аналізу стану та з'ясування перспектив розвитку як фонду в цілому, так і окремих його частин.

Крім того, облік фонду дає змогу здійснювати контроль за ви­конанням планових завдань, а також використанням коштів на комплектування, організацією роботи щодо зберігання фонду в біб­ліотеці. Отже, облік фонду в бібліотеках виконує дві функції: ін­формативну та контрольну.

Виходячи із значення обліку, до нього ставляться певні вимоги: точність та повнота відомостей про фонд; документальне оформлен­ня кожного надходження та вибуття літератури; своєчасність і оперативність реєстрації надходжень та вилучення з фонду; одно­манітність прийомів і форм обліку, їх простота, доступність та на­дійність; узгодження форм обліку з формами статистичної звітно­сті; узгодження одиниць обліку фонду з одиницями обліку його використання (книговидачі).

11.3.4.2. Одиниці обліку фонду

Необхідність обчислення фонду в цілому, його окремих склади вих частин, з'ясування темпів росту бібліотечних фондів у бібліо­теках різних типів, порівняння цих показників між собою, а також з даними про використання книг, періодичних видань та інших документів вимагає чіткого вирішення питання про одиниці обліку. Тривалий час у практиці бібліотек існувала значна розбіжність у визначенні одиниць обліку для різних типів видань, окремих ти­пів бібліотек. Не завжди узгоджувалися одиниці обліку фонду і обслуговування читачів.

У 1974 р. Міжнародна організація з стандартизації (ЮС) за­пропонувала стандартизувати одиниці обліку на окремі види доку­ментів. Згідно з цими рекомендаціями було затверджено стандарти, за якими головними одиницями обліку обсягу фонду видань і нео- публікованих документів є примірник та назва, фонду газет та кінофотофонодокументів — назва. Визначені не тільки одиниці об­ліку, а й з'ясовано їх тлумачення. Примірник — кожна окрема оди­ниця видання з тиражу. Назва — умовне позначення одного видан­ня, що становить єдине ціле та надруковано в одному або кількох томах. Отже, використання двох одиниць обліку дає змогу одер­жати відомості про обсяг фонду (примірник) та його інформаційну цінність (назва).

Ці одиниці мають відмінність при застосуванні їх для окремих видів документів. Так, книги та брошури обліковуються як окрема назва незалежно від поліграфічного оформлення (належність до серії, поєднання видавничою папкою тощо). Для журналів примір­ник — це том, номер, випуск, а назва — комплект видання за всі роки його надходження до бібліотеки. Додатковою одиницею облі­ку журналів є річний комплект. Основними одиницями обліку газет є річний комплект і назва комплекту за всі роки надходження до бібліотеки. При цьому назва річного комплекту журналу або газе­ти ураховується як одиниця обліку один раз, незалежно від зміни назви. Наприклад, журнал «Бібліотека» мав назву «Бібліотекар». У бібліотеці, при наявності комплектів з різними назвами, вони ураховуються як одна назва. Крім того, для обліку обсягу фонду газет може використовуватися як додаткова одиниця під­шивка.

Стандартизовано також одиниці обліку для кінофотофонодоку­ментів. Як зазначалося раніше, головною одиницею обліку для них є назва. Кінофільми, діафільми, діапозитиви розглядаються як одна назва незалежно від кількості частин (бобін, рулонів, кадрів), що їх складають. Грамплатівки, магнітні стрічки обліковуються як одна назва незалежно від кількості записаних творів.

З метою обліку загального обсягу фонду цих документів засто­совуються одиниці, що відповідають їх матеріальній конструкції. Для кінофільмів — бобіна, діафільмів — рулон, діапозитивів — кадри, грамплатівок — диск, магнітофонних стрічок — котушка або касета.

11.3.4.3. Види та форми обліку

Точність і чіткість даних обліку багато в чому залежать від системи обліку. В бібліотеках нашої країни склалася система об­ліку, яка дає змогу в будь-який час одержати необхідні дані про фонд у цілому, а також про окремі документи, що його складають. Існуючу систему характеризує наявність двох видів обліку: сумар­ний та індивідуальний. Кожний вид обліку має певне призначення і форми, які залежать від типу бібліотеки та складу її фонду.

11.3.4.3.1. Сумарний облік

Облік партій творів друку та інших документів, що надійшли або вибули з бібліотеки згідно з одним супровідним документом називається сумарним. Він містить дані про обсяг і склад фонду, про зміни, що відбуваються в ньому. За допомогою сумарного об­ліку можна з'ясувати, скільки надійшло або вибуло з бібліотеки документів за весь час її існування, які види документів є в бібліо­теці, з яких галузей знань, якою мовою тощо. Сумарний облік дає змогу також з'ясувати вартість фонду.

Формою сумарного обліку є «Книга сумарного обліку», яка складається з трьох частин: частина 1 «Одержання видань та інших документів», частина 2 «Вибуття видань та інших документів», частина 3 «Підсумки руху фонду». Внутрішня структура усіх трьох частин збігається. Тут можна виділити два розділи: загальна і якіс­на характеристика партії творів друку. Загальна характеристика передбачає з'ясування відомостей про кількість одержаних або ви­ключених з фонду документів, вартість книжок, прийнятих на ба­ланс бібліотеки. Природно, що в кожній частині цей розділ має своєрідні дані. Так, у першій частині зазначається джерело поста­чання, у другій — причина вибуття. Якісна характеристика партії дається за різними ознаками: змістом, видовим, мовним складом тощо.

Цілком природно, що єдиної книги сумарного обліку для всіх бібліотек не існує. Для різних типів бібліотек створені різні фор­ми цього документа, але є загальні вимоги, яким він має відповіда­ти. По-перше, в кожній книжці обов'язково мають бути відомості про надходження, вилучення, рух фонду. По-друге, при заповненні книги сумарного обліку необхідно додержуватися загальних пра­вил. Запис книг та інших матеріалів у кожній з частин здійснюється лише партіями за наявності супровідного документа. В першій частині нумерація партій поновлюється щорічно, у другій — про­довжується з року в рік. Для запису партії приділяється один ря­док. У залежності від обсягу надходжень та вилучення щокварталь­но або раз на рік в 1-й і 2-й частинах «Книги...» здійснюється під­рахунок, який, переноситься до 3-ої частини з метою набуття відо­мостей про стан фонду бібліотеки за певний час.

Крім того, в 1-й і 2-й частинах наприкінці кожної сторінки ро­биться підрахунок усіх записів і заповнюється рядок «До перено­су». Одержані дані слід перенести на нову сторінку у рядок «Пере­нос». Завдяки цьому бібліотека отримує відомості про всі одержані документи або вилучені з фонду за час її існування.

Різновид сумарного обліку — кількісний облік у ЦБС. На від­міну від загальних правил сумарного обліку, в ЦБС вартісний облік здійснює бухгалтерія, тому в «Книзі обліку бібліотечного фонду» відсутня графа «На суму», що існує в інших книгах сумарного обліку. Враховуючи розгалужену структуру ЦБС, у них склалася певна система кількісного обліку фонду. Поряд із загальною «Кни­гою обліку бібліотечного фонду» на єдиний фонд ЦБС, заведено

С тип » 1.

Зразок "Книги обліку бібліотечного фо«ду* Надходженая до фонду Миколаївської ЦБС

Надійшло

тому ЧИСЛІ

3 них

33 ЗМІСТОМ

за видами

ч о - cf « >, cq и

5 *

£ а

й « -о. Р-2

ьё.

со >>

1. = ®

2. О 6

10

1

код

Перенос

2001 і біб—кол. 17 • »>••••••

435630 6

14 20

373897 10

7 17

447637

216123

42330

69818

153725

809527 16

34 50

656802 13

29 45

400

11

21. 32

Частина 2. Вибуття з фонду Миколаївської ЦБЄ

До переносу

1.03 13 кн. маг. 21 Всього за I кв. До переносу

І і

о о

LO

ИЯ1ІИИ(ІЦ

оюаои оюмчопі ікімЛ

сноаоїм оюнчоиїогні

HdAxedaxiir • жої/лх 'вахоевне -odAxedaxiif 'вахзаені:ойои t

Axdoun 'XwKHdXx 'bhxtmxouv б

LO

о о

tO

вахї1ИІ10[ІГЄ "J-*D 'ХИНЫНХЭХ

с о to

— C-!

о о

со

ГО Сч|

to

CO CO

Q. CM

a> a>

хияомХеноьинїгойиаи

хиньихіїгои-ончігшо/о

яіхнаиЛиоІґохофоніи

X>iXdtr axdoax •шні і *aiireHdA>K 'dXmod9

ojoqog

о

«5

3 •s

H

x 5

n

X

<A>

CO

03

також книги на фонди окремих структурних підрозділів бібліотеки. «Книга «обліку...» єдиного фонду ЦБС складається також з 3-х частин: «Надходження у фонд», «Вибуття з фонду», «Підсумки обліку фонду». Вона заповнюється згідно із загальними правилами ведення книги сумарного обліку. «Книги обліку...» бібліотек-філіа- лів мають дві частини: «Надійшло у фонд», «Вибуло з фонду». Вони заповнюються у відділі комплектування та обробки ЦБС і дублюються відповідними філіалами. На фонд центральної біб­ліотеки відділ веде лише одну частину «Підсумки обліку фонду». У кожній частині зазначених «Книг обліку...» вміщуються відо­мості про типологічний, змістовний та мовний склад фонду. Цей розподіл узгоджено з існуючими формами статистичного звіту. Між тим, поєднання в одній графі «Книги обліку...» кількох галузевих розділів (виробнича література — технічна і сільськогосподарська; мистецтво, туризм, фізкультура і спорт та ін.), відсутність у реє­страції краєзнавчих видань не дають змоги бібліотекарю слідку­вати за якісним станом фонду, здійснювати вивчення з метою досягнення відповідності його складу особливостям бібліотеки. За­побігти цих прогалин ЦБС і окремі філіали зможуть, якщо в типо­вій формі «Книги обліку...» створять графи, що відповідають особ­ливому в складі їхнього фонду.

Таким чином, існуюча система дає змогу мати відомості про обсяг, склад, рух як єдиного фонду ЦБС, так і окремих структур­них підрозділів. Але навряд чи можна визнати за доцільне відсут­ність вартісного обліку як у центральній бібліотеці, так і в окремих структурних підрозділах. Виходячи з призначення обліку — сприя­ти збереженню фонду, а також перехід до нових умов господарю­вання необхідно повернутися до вартісного обліку в окремих філіалах.

11.3.4.3.2. Індивідуальний облік

У бібліотеці поряд із загальними даними про фонд- необхідно також мати відомості про кожний окремий документ, що надійшов у свій час до бібліотеки, про зміни, що з ним сталися. Цьому спри­яє індивідуальний облік — реєстрація кожного окремого примірни­ка твору друку або іншого документа, що надійшов до бібліотеки чи вибув з неї. Документ, що підлягає індивідуальному обліку, одержує певний інвентарний номер, який іншим документам не присвоюється. Завдяки цьому досягається індивідуалізація доку­ментів у бібліотеці. Інвентарний номер проставляється на докумен­ті поряд із штемпелем і супроводжує його з моменту реєстрації і до вилучення з бібліотеки.

Індивідуальному обліку підлягає лише та частина документів, які відносять на баланс бібліотеки. Здебільшого це книжкові ви­дання. Не підлягають індивідуальному обліку брошури (видання, що за вартістю, поліграфічним виконанням та змістом не зберігаю­ться більше ніж 1—3 роки), журнали, газети, окремо видані стан­дарти тощо.

У бібліотеках існує три форми індивідуального обліку: інвен­тарна книга, обліковий каталог, актова система. Документи інди­відуального обліку є юридичною основою для здійснення перевір­ки фонду.

Інвентарна книга — первинний обліковий документ, в якому запис здійснюється в міру надходження книг до бібліотеки. Завдя­ки цьому можна встановити дату надходження примірника книги, вартість, рік видання, з'ясувати, коли вона була вилучена з біб­ліотеки. Одержанню цих відомостей сприяє її структура, де зазна­чаються дата запису, номер у книзі сумарного обліку, інвентарний номер, автор і назва твору, рік видання, вартість та номер акту про вибуття.

Зразок інвентарної книги

Миколаївська ЦБС

1990 р.

-20-

Ціна

крб.

Автор, назва

Інвентарно книга № 12 200 с. 5000 інвентарних № Від інвентарного № 6700 До інвентарного №

сЗ Ш

Ч.Н

Стус В. До­рога болю Білоус Д.