1. Проанализировав предложенную анкету, разделить представленные в ней вопросы на следующие группы:
a. Вопросы, на которые один и тот же респондент может дать только один вариант ответа;
b. Вопросы, на которые один и тот же респондент может дать несколько вариантов ответа.
В предложенной для выполнения данного задания анкеты к первой группе можно отнести вопросы 1, 3, 6, 7, 8, 9, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24. Все остальные вопросы относятся ко второй группе.
2. Для того чтобы предусмотреть возможность фиксирования ответов, полученных по вопросам, отнесенным к первой группе, создайте таблицу, в качестве заголовков полей которой (или подписей к ним) будут выступать формулировки вопросов (см. рис. 1). Ответы же на эти вопросы будут выступать в качестве записей указанной таблицы.
В качестве ключевого поля этой таблицы будет выступать специально созданное поле «№ опрашиваемого» . Поскольку данные, которые будут заноситься в указанное поле – это ни что иное, как порядковый номер обрабатываемой анкеты, тип данных для него – Счетчик. Для всех остальных полей тип данных (текстовый, числовой, поле MEMO и др.) выбирается в соответствии с тем, какие данные туда предполагается заносить
Рис. 1. Фрагмент главной таблицы в режиме Конструктора
Такая таблица будет выступать в качестве Главной, с которой, в последствии будут связаны все остальные таблицы.
Обратите внимание, что свойство «Подпись» используется для полей, создаваемых по вопросам, формулировка которых слишком длинна, чтобы быть использованной в качестве имени поля.
Если вопрос имеет несколько заданных вариантов ответа, целесообразно предусмотреть возможность выбора одного из них из списка. Для этого достаточно задать для соответствующего поля Свойство подстановки (выбрав в раскрывающемся списке «Тип данных» команду «Мастер подстановок…» ). Выбрав на первом шаге работы с мастером вариант «Будет введен фиксированный набор значений» можно будет создать таблицу подстановки, содержащую все возможные варианты ответа.
Некоторые вопросы (например – относительно возраста) в качестве элементов такого списка могут содержать не конкретные значения (полных лет), а характеристики групп, на которые мы делим всю совокупность опрашиваемых (15-20; 20-30 и пр.) Такой вариант представления данных существенно облегчит впоследствии процедуру их обработки.
Если вопрос является открытым (т.е. помимо заданных вариантов ответа предполагается предоставить респонденту возможность ответить самостоятельно), достаточно, воспользовавшись свойством «Ограничиться списком» со вкладки «Подстановка» , предусмотреть возможность вводить с клавиатуры варианты ответа, не входящие в базовый список.
3. Каждому вопросу, на который может быть дано несколько вариантов ответа одновременно, должна соответствовать отдельная таблица (подчиненная), в качестве заголовков полей которой выступают возможные варианты ответа (рис. 2).
Ключевым в этих таблицах также будет поле «№_опрашиваемого».
Рис. 2. Таблица по вопросу № 2 в режиме Конструктора
Тип данных «Логический» , выбранный для полей, соответствующих упомянутым в анкете вариантам ответа, позволяет определять такие варианты с помощью обычного «флажка» .
4. Завершающей стадией создания системы таблиц является установка связи между ними. Для этого достаточно перейти в режим «Схема данных» (Сервис ->Схема данных ), добавить таблицы, которые предполагается связать (Главную и все подчиненные) после чего протащить указатель мыши (при нажатой левой кнопке) между полями, по которым пара таблиц должна быть связана.
В данном случае мы имеем дело с классическим примером связи типа «один к одному» , которая осуществляется по ключевым полям двух таблиц. Необходимо связать каждую из подчиненных таблиц с главной (рис. 3).
Рис. 3. Фрагмент инфологической модели (схемы данных) создаваемой информационной системы