Тема 2. Проектирование таблиц базы данных Создание базы данных

В качестве примера разработки средствами Access 2007 базы данных выбрана задача Реализация товаров для фирмы, осуществляющей оптовую торговлю мебелью. Поясним содержательный смысл этой задачи. Назначением задачи Реализация товаров является управление технологическим процессом оптовой реализации товаров, в том числе – формирование заказов оптовых покупателей, печать счетов-фактур и формирование книги продаж.

В фирме имеется товар на базе, который поставляют поставщики. Входной информацией для комплекса задач Реализация товаров являются сведения о заказе, который составляет покупатель и с которым в дальнейшем работает менеджер по продажам.

В реляционной модели объекты реального мира и взаимосвязи между ними представляются с помощью совокупности связанных между собой сущностей. В нашем случае можно выделить следующие взаимодействия сущностей друг с другом:

Покупатель сообщает Сведения о заказе,

Менеджер оформляет Сведения о заказе,

Сведения о заказе содержат Заказ на товар,

Поставщик поставляет Товар на базе,

Товар на базе включается в Заказ на товар.

Принято графически изображать связи между сущностями и обозначать их глаголами (рис. 2.1). Заметим, что в проектировании информационных систем такие модели называются моделями «сущность – связь» или ER-моделями (от англ. Entity – сущность, Relationship – связь).

Рис. 2.1. ER-модель базы данных

Для каждой выделенной в предметной области сущности нужно создать таблицу: Товар на базе, Поставщик, Покупатель, Сведения о заказе, Заказ на товар и Менеджер. Для каждой таблицы ниже определяются атрибуты, которые идентифицируют каждый объект, определены первичные ключи для каждой из таблиц.

Основным выходным документом комплекса задач Реализация товаров является счет-фактура. При формировании счета-фактуры производится корректировка оперативных товарных остатков в реальном времени. Вначале для каждого заказанного товара проверяется, имеется ли на базе нужное количество этого товара. Если такое количество товара есть, то в таблице Товар на базе остаток товара уменьшается на заказанное количество. Если же покупатель заказал товар в количестве большем, чем имеется на базе, то, вначале корректируется заказ покупателя (заказ на этот товар уменьшается и делается равным остатку этого товара на базе), а уже затем корректируется остаток этого товара в таблице Товар на базе.

После печати счета-фактуры сведения о реализованных данному покупателю товарах будут регистрироваться в таблице Книга продаж, а таблица Заказ на товар очищается.

Данный вариант задачи Реализация товаров позволяет автоматизировать печать счетов-фактур на отпуск товаров со складов фирмы и автоматически формировать таблицу Книга продаж.

Однако этот минимальный вариант задачи позволяет, тем не менее, легко получать решение других задач автоматизации.

Так, например, на основе Книги продаж в конце рабочего дня можно выдавать реестр выписанных за день счетов-фактур и сводный отборочный лист на комплексную отборку товаров.

По запросу система может также выдавать оперативные товарные запасы, сведения о продажах товаров за определенный период, прайс-листы, инвентаризационные описи для проведения инвентаризации, сведения о неудовлетворенных заказах и т.п.

Опишем функционирование комплекса задачи Реализация товаров.

В течение рабочего дня менеджер по продажам работает с несколькими покупателями и сеанс работы с каждым заканчивается выпиской счета-фактуры. Этот режим реализован в пункте меню Работа с клиентом, где одновременно с выпиской счета-фактуры происходит корректировка оперативных товарных остатков в таблице Товар на базе и накопление сведений о реализованных товарах в таблице Книга продаж.