Создание отчета с помощью Мастера отчетов

Задание 2. Получить в виде отчета сведения обо всех покупателях фирмы, сгруппированных по городам.

Пояснения.

1. Мастер отчета позволяет получать выходные документы по шагам. Перейдите на вкладку Создание, щелкните по кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. В первом окне мастера (рис. 9.3) укажите таблицу и поля, включаемые в отчет.

Рис. 9.3 . Выбор полей для отчета

2. Во втором окне мастера выбирается один или несколько уровней группировки. Схема группировки отображается в правой части диалогового окна (рис. 9.4).

Рис. 9.4. Выбор уровней группировки

3. На третьем шаге можно задать порядок сортировки записей. Выберите в списке 1 поле Наименование покупателя (рис. 9.5).

Рис. 9.5. Диалоговое окно третьего шага Мастера отчетов

4. Четвертое окно мастера позволяет выбрать способ расположения полей и ориентацию страницы, установим переключатель структура.

Рис. 9.6. Диалоговое окно четвертого шага Мастера отчетов

5. Пятое окно, показанное на рис. 9.7, позволяет задать имя отчета (присвоим ему имя Покупатели по городам) и просмотреть готовый отчет либо в режиме предварительного просмотра, либо в конструкторе.

Рис. 9.7. Пятое окно Мастера отчетов

Сформированный мастером отчет показан ниже.

Рис. 9.8. Отчет, созданный при помощи Мастера отчетов

Рис. 9.9. Отчет в режиме Конструктора

Задание 3. Усовершенствование отчета Покупатели по городам.

Требуется дополнить полученный ранее отчет (рис. 9.8 и 9.9) подсчетом количества покупателей в каждом из городов.

Пояснения.

Проанализируйте созданный отчет в режиме Конструктора (рис. 9.9). В нем автоматически были созданы разделы: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Заголовок группы «Город», Область данных, Нижний колонтитул, Примечание отчета.

Для печати итогов по городам потребуется раздел отчета Примечание группы, который нужно, чтобы появился в отчете.

1. В области навигации выделите строку отчета Покупатели по городам. Щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Конструктор, отчет откроется в режиме конструктора.

2. Щелкните на кнопке Группировка в группе Группировка и итоги вкладки Конструктор. Откроется область Группировка, сортировка и итоги (рис. 9.10).

Рис. 9.10. Область Группировка, сортировка и итоги

3. Использование области Группировка, сортировка и итоги обеспечивает гибкость при добавлении или изменении групп, порядка сортировки или параметров расчета итоговых значений в отчете.

Для отображения всех параметров, доступных для того или иного уровня группировки или сортировки щелкните на кнопке Больше на требуемом уровне.

Используя эти возможности, задайте для поля «Город» подсчет количества значений как общий итог и как промежуточный итог в примечании группы. Посмотрите отчет в режиме Отчет.

Рис. 9.11. Задание итогов в области Группировка, сортировка и итоги

4. Просмотрите полученный после добавления итогов отчет. Чтобы сделать его более информативным, дополните отчет в режиме конструктора как показано на рис. 9.12. Сформированный после этого отчет дан на рис. 9.13.

Рис. 9.12. Отчет Покупатели по городам

в режиме Конструктора

Рис. 9.13. Отчет Покупатели по городам