Тема 17 Документація та діловодство в системі управління персоналу план

17.1 Основні вимоги організації діловодства кадрових служб.

17.2 Документи забезпечення управління кадрами.

17.3Організація обліку та звітності по кадрами. (с/р)

17.4 Система інформації про персонал за кордоном. (с/р)

17.1 Основні вимоги організації діловодства кадрових служб.

З метою вдосконалення кадрової роботи важливим є вирішення наступних завдань:

- вибір більш прийнятої, раціональної системи роботи з документами; впровадження сучасних методів ведення діловодства;

- чітке розмежування функцій між окремими виконавцями та підрозділами у відповідності з їх кваліфікацією;

- забезпечення рівномірної напруженості праці на кожному робочому місці та упродовж усього робочого часу (року, місяцю, тижня, дня);

- постійне підвищення кваліфікації та культури роботи персоналу кадрових служб;

- раціональне організація робочих місць та забезпечення сприятливих умов праці (санітарно – гігієнічних, укомплектування меблями та засобами оргтехніки).

Підсистема уніфікованих форм документів з управління персоналом є складовою частиною уніфікованої системи організаційно – розпорядчої документації та включає уніфіковані форми документів, що забезпечують реалізацію завдань з різних аспектів кадрових рішень (прийому, переводу, звільнення, стимулювання, надання відпусток та інше).

Кожний документ повинен оформлюватися у відповідності з вимогами чинного стандарту: містити всі необхідні реквізити, бути юридично вірно оформленим, містити всі необхідні відомості, однак бути максимально коротким, лаконічним. Стиль та мова викладання змісту документа повинні бути офіційно – діловими, мати нейтральний тон викладання та відповідати вимогам сучасної ділової мови. Усі документи повинні бути підписаними, затвердженими.

Разові документи – це такі, які після використання змісту їхньої інформації втрачають своє значення.

Інші ж документи – зберігають свою цінність упродовж деякого визначеного для них часу (п’ять, дев’ять років), а деякі повинні зберігатися вічно.

В організаціях створені експертні комісії, метою яких є своєчасний відбір та підготовка до архівного зберігання після завершення їх діловодства. Документи, що передаються в архів, повинні бути оформлені у відповідності з вимогами, зшиті, пронумеровані та завірені.

17.2 Документи забезпечення управління кадрами.

Основною діяльністю кадрової служби є облік, звітність та ведення організаційно – розпорядчої документації, яку можна розділити на три основних групи;

- організаційні документи – регламент (положення, інструкції, правила, розпорядок);

- розпорядчі (наказ, розпорядження, постанови, рішення, рекомендації);

- довідково – інформаційні (звіт, протоколи, акти, доповідні записи, довідка та інше).

Відділ кадрів формує номенклатуру справ, що являє собою затверджений у встановленому порядку систематизований перелік справ із зазначенням терміну їх зберігання.

Одним із найбільш важливих розпорядчих документів з обліку кадрів на підприємстві є наказ (розпорядження про прийняття, переведення на іншу роботу, звільнення, на основі чого вносять записи у облікових документах: особових картках, трудових книжках.

Особові картки заповнюються та ведуться кадровою службою на усіх працівників організації, що прийнять на постійну, тимчасову чи сезонну роботу на підставі даних паспорту, диплому, трудової книжки з обов’язковим подальшим занесенням змін трудового переміщення працівника.

Облікові картки заповнюються на спеціаліста з вищою освітою.

На керівників, спеціалістів а також матеріально відповідальних осіб, окрім особових та облікових карток, відділи кадрів формують особові справи.

Особова справа – це сукупність документів на особу, що характеризується її біографічні, ділові та особисті якості: заяву, особливий листок з обліку кадрів, автобіографію,копі. Документів про освіту , наукові ступеня, звання,нагороди, результати атестації, інше, а також обов’язковий опис документів.

Штатно – посадова книга – це основний робочій документ відділу кадрів, який віддзеркалює стан укомплектованості персоналу підприємства, організації чи їх підрозділів.

Документ, що створюється окремої особи (особистий листок, заява, автобіографія), заповнюється нею власноручно з обов’язковим підписом та зазначенням дати.