1.2. Разработка проекта с помощью Microsoft Project

Этап 1. Создание проекта

Для того, чтобы создать план проекта необходимо выполнить следующее.

1. Запустите MS Project.

2. В меню Проект выберите команду Сведения о проекте.

3. В открывшемся диалоговом окне Сведения о проекте для «Проект1» определите следующие параметры (рис. 1.1).

Рис.1.1 Настройка параметров проекта

в диалоговом окне Сведения о проекте для «Проект1»

4. В поле Текущая дата установите текущую дату, например 01.07.2005.

5. Из раскрывающегося списка Планирование от выберите одно из значений – даты начала проекта или даты окончания проекта.

• Если проект планируется от даты начала, в поле Дата начала установите дату начала проекта (например, 05.07.2005).

• Если проект планируется от даты окончания, в поле Дата окончания установите дату окончания проекта (например, 21.07.2005).

6. В списке Календарь выберите значение Стандартный.

7. Закройте диалоговое окно Сведения о проекте для «Проект1», щелкнув на кнопке ОК.

Этап 2. Определение задач проекта

После настройки параметров проекта можно приступать к определению его задач. Описание задач создаваемого проекта содержится в таблице 1.1. Начало проекта запланировано на дату 05.07.2005. Все зависимости между задачами имеют тип «окончание-начало».

Таблица 1.1 Описание задач проекта

Название задачи	Длительность (в рабочих днях)	Зависимости
Задача 1	2	-
Задача 2	5	Задача 1
Задача 5	3	Задача 1
Задача 3	4	Задача 2
Задача 4	2	Задача 3; Задача 5

Работа над проектом в MS Project осуществляется в одном из представлений. В каждом представлении отображаются определенные сведения о проекте. Например, в представлении Диаграмма Ганта отображается список задач и временной график проекта, в представлении Лист ресурсов отображаются сведения о ресурсах проекта, в представлении Сетевой график – сетевой график проекта.

Ввод данных по задачам проекта удобно выполнять в таблицу Ввод, которая имеется в представлении Диаграмма Ганта. Эта таблица отображается в представлении Диаграмма Ганта по умолчанию (см. рис. 1.2).

Рис. 1.2 Окно MS Project перед вводом задач

Если на экране вашего компьютера после запуска MS Project отображается другая таблица или вообще другое представление, то перед вводом задач выполните следующие действия.

• Для того, чтобы перейти в представление Диаграмма Ганта, выберите команду Диаграмма Ганта в меню Вид.

• Чтобы в представлении Диаграмма Ганта отображалась таблица Ввод, выберите команду ВидТаблицаВвод.

После этого введите в поля таблицы Ввод следующие данные.

1. В поле Название задачи введите названия задач (рис. 1.3). После ввода названия задачи на диаграмме Ганта, расположенной в правой части представления, появится отрезок, соответствующий данной задаче.

2. В поле Длительность укажите длительность задач в днях. Обратите внимание на то, что после указания длительности задачи в поле Окончание автоматически изменяется дата окончания задачи.

3. В поле Предшественники укажите номер задач-предшественников. Если задача имеет несколько предшественников, введите номера задач-предшественников через точку с запятой.

Рис.1.3 Ввод названий, длительностей задач, определение зависимостей между задачами

4. Выделите названия всех задач, кроме задачи «Этап_01», щелкните на кнопке На уровень ниже, расположенной на панели инструментов Форматирование (см. рис. 1.4)

Рис.1.4 Структурирование списка задач

Если все сделано правильно, то созданный вами проект будет таким же, как и проект, представленный на рис. 1.5.

Рис. 1.5 Пример планирования проекта от даты начала

Этап 3 Планирование трудовых ресурсов

После определения задач проекта приступают к ресурсному планированию. На данном этапе планирования вводятся данные о трудовых ресурсах. Затем выполняется назначение ресурсов задачам проекта.

В работе над нашим проектом участвуют три трудовых ресурса – Инженер 1, Инженер 2, и Оператор. При этом, вместо имен мы используем штатные единицы. Такой подход к определению ресурсов в проектах во многих случаях оказывается удобнее, чем точное описание ресурса. На этапе составления графика работ в большинстве случаев не известно, кто именно будет выполнять ту или иную работу, но известен объем работ.

Предположим, что Инженер 1 и Оператор будут заняты выполнением задач проекта все свое рабочее время. Инженер 2 загружен на 100% только в первую неделю работы над проектом (т.е. с 05.07.2005 по 10.07.2005 включительно). Все остальное время этот ресурс будет загружен работой только на 50%. Данные о загруженности ресурсов содержатся в таблице 1.2

Таблица 1.2 Данные о назначениях и трудозатратах

Задача	Назначен ресурс	Единицы назначения	Длительность задачи (в днях)	Продолжительность рабочего дня (в часах)	Трудозатраты (в часах)
Задача 1	Инженер 1	100%	2	8	16
	Инженер 2	100%	2	8	16
Итого по задаче					32
Задача 2	Инженер 1	100%	5	8	40
	Инженер 2	50%	5	8	20
Итого по задаче					60
Задача 3	Инженер 1	100%	4	8	32
Итого по задаче					32
Задача 4	Инженер 1	100%	2	8	16
	Инженер 2	50%	2	8	8
Итого по задаче					24
Задача 5	Оператор	100%	3	8	24
Итого по задаче					24
Итого по проекту					172

Ввод сведений о трудовых ресурсах выполняется в представлении Лист ресурсов. Для того, чтобы перейти в это представление, выберите команду ВидЛист ресурсов. Затем с помощью команды ВидТаблицаВвод отобразите в этом представлении таблицу Ввод. Последовательно заполните поля этой таблицы для всех трех ресурсов (рис. 1.6).

1. В поле Название ресурса введите название ресурса.

2. В поле Тип выберите значение Трудовой.

3. В поле Макс.единиц введите максимальное число единиц использования ресурса.

Рис. 1.6 Представление Лист ресурсов после ввода сведений о ресурсах

Определите доступность Инженера 2. Для этого дважды щелкните на названии этого ресурса. В открывшемся диалоговом окне Сведения о ресурсе перейдите на вкладку Общие (рис. 1.7). Заполните таблицу доступности ресурса следующим образом.

1. В столбце Доступен с установите дату 05.07.2005.

2. В столбце Доступен по установите дату 10.07.2005.

3. В столбце Единицы установите значение 100%.

4. Перейдите на следующую строку таблицы.

5. В поле Доступен с установите значение 11.07.2005.

6. Поле Доступен по можно оставить пустым.

7. В поле Единицы установите значение 50%.

8. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно Сведения о ресурсе.

Рис. 1.7 Ввод сведений о доступности ресурса

Назначение ресурсов задачам проекта удобно выполнять в представлении Диаграмма Ганта (перейти в это представление можно с помощью команды ВидДиаграмма Ганта). Щелкните дважды на названии задачи, например, на задаче Задача 1. В открывшемся диалоговом окне Сведения о задаче перейдите на вкладку Ресурсы (Рис. 1.8). Щелкните на столбце Название ресурса и выберите ресурс из списка. В столбце Единицы укажите число единиц назначения. В следующей строке таблицы выберите другой ресурс и укажите для него число единиц назначения и т.д. После назначения всех ресурсов щелкните на кнопке ОК. Назначение ресурсов другим задачам выполняется аналогично.

Рис. 1.8 Назначение ресурсов в диалоговом окне Сведения о задаче

После распределения ресурсов план проекта в представлении Диаграмма Ганта будет выглядеть так, как представлено на рис. 1.9.

Рис. 1.9 План проекта после ресурсного планирования

Данные по трудозатратам задач вы можете посмотреть, например, в представлении Диаграмма Ганта, открыв там таблицу Трудозатраты (команда ВидТаблицаТрудозатраты) или таблицу Использование (команда ВидТаблицаИспользование). Чтобы увидеть трудозатраты ресурсов, необходимо перейти в представление Лист ресурсов и открыть в нем таблицу Трудозатраты или таблицу Использование. Трудозатраты назначений можно посмотреть в представлениях Использование ресурсов и Использование задач (команда ВидИспользование ресурсов и ВидИспользование задач). Сведения о трудозатратах отображаются в поле Трудозатраты, которое имеется в таблицах Трудозатраты и Использование.

Этап 4 Назначение объединенного ресурса

Если нет необходимости отслеживать трудозатраты по каждому ресурсу, то вместо трех ресурсов – Инженер 1, Инженер 2 и Оператор – в проекте можно определить один объединенный ресурс Инженеры. При определении объединенного ресурса в представлении Лист ресурсов необходимо указать название, тип и максимальное число единиц использования ресурса (300%). После этого объединенный ресурс назначают работам. Число единиц назначения объединенного ресурса будет следующим.

Название задачи	Число единиц назначения
Задача 1	200%
Задача 2	150%
Задача 3	100%
Задача 4	150%
Задача 5	100%

Рис. 1.10 План проекта после назначения задачам объединенного ресурса.

Этап 5 Планирование материальных ресурсов

Предположим, что на выполнение задач проекта необходимо затратить материальные ресурсы, перечисленные в таблице 1.3. Ниже приводится последовательность выполняемых действий, которой рекомендуется придерживаться при планировании материальных ресурсов.

Таблица 1.3 Данные о материальных ресурсах

Ресурс	Задача	Единица измерения	Расход
Бумага	Задача 5	Лист (или пачка)	500 листов (1 пачка) в день
Компакт-диски	Задача 2	шт.	5 шт.
	Задача 4	шт.	20 шт. в день

1. Откройте таблицу Ввод в представлении Лист ресурсов (команды ВидÞЛист ресурсов и ВидÞТаблицаÞВвод) и введите данные о материалах: название, тип, единицу измерения.

Рис. 1.11 Определение материальных ресурсов в представлении Лист ресурсов

2. В представлении Диаграмма Ганта (команда ВидДиаграмма Ганта) дважды щелкните на названии задачи. В открывшемся диалоговом окне Сведения о задаче перейдите на вкладку Ресурсы.

3. Щелкните на поле Название ресурса таблицы Ресурсы. В открывшемся списке ресурсов выберите материальный ресурс. Если расход материала фиксированный, то в поле Единицы укажите количество материала, расходуемого за единицу времени, затем косую черту «/» и сокращенное название единицы времени, например «20/д». После нажатия клавиши <Enter> в поле Единицы будет отображаться текст «20 шт./д». Это означает, что расход материального ресурса по задаче равен 20 шт. в день (Рис. 1.12).

Рис. 1.12 Указание фиксированного и переменного расхода материала

в диалоговом окне Сведения о задаче

4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить новое назначение и закрыть диалоговое окно Сведения о задаче.

5. Повторите последние два действия для других задач. После распределения материальных ресурсов план проекта в представлении Диаграмма Ганта должен иметь такой же вид, как на рис. 1.13.

Рис. 1.13 План проекта после распределения материальных ресурсов

Чтобы оценить расход материалов, откройте таблицу Использование или Трудозатраты (команда ВидТаблицаИспользование или ВидТаблицаТрудозатраты) в представлении Лист ресурсов либо в представлении Использование ресурсов (рис.1.14). Обратите внимание на то, что трудозатраты материальных ресурсов выражены в тех единицах измерения, которые были заданы при определении материальных ресурсов.

Рис. 1.14 Просмотр трудозатрат по проекту в представлении Использование ресурсов

Этап 6 Бюджетное планирование

Для того, чтобы на этапе реализации проекта можно было контролировать затраты, необходимо ввести в план проекта информацию о затратах. Для трудовых ресурсов необходимо указать почасовые стандартные ставки и ставки сверхурочных, для материальных ресурсов – цену за единицу материала. В дополнение к этим затратам можно указать затраты на использование ресурсов. Если затраты на задачу не зависят от ее длительности, то необходимо указать для нее величину фиксированных затрат. Данные о затратах по проекту представлены в таблице 1.4

Таблица 1.4 Данные о затратах

Ресурс или Задача	Тип затрат	Величина затрат
Инженер 1	Почасовая ставка	20 р./ч
Инженер 1	Ставка сверхурочных	30 р./ч
Инженер 2	Почасовая ставка	20 р./ч
Инженер 2	Затраты на использование	100 р.
Бумага	Стоимость одной пачки (500 листов)	50 р.
Компакт-диски (пост.)	Стоимость за шт.	20 р.
Компакт-диски (пост.)	Затраты на использование	10 р.
Компакт-диски (пер.)	Стоимость за шт.	15 р.
Задача 5	Фиксированные затраты	200р

Чтобы ввести данные о затратах в план проекта, выполните следующие действия.

1. Перейдите в представление Лист ресурсов и откройте таблицу Ввод (команда ВидЛист ресурсов, затем ВидТаблицаВвод).

2. Введите почасовые ставки оплаты трудовых ресурсов в поле Стандартная ставка.

3. Введите ставки сверхурочных работ в поле Ставка сверхурочных.

4. Укажите стоимость материальных ресурсов в поле Стандартная ставка.

5. Введите затраты на использование ресурсов в поле Затраты на использование.

Рис. 1.15 Отображение информации о затратах в представлении Лист ресурсов

Чтобы ввести фиксированные затраты на Задачу 5 перейдите в представление Диаграмма Ганта (ВидДиаграмма Ганта), откройте таблицу Затраты (ВидТаблицаЗатраты) и в поле Фиксированные затраты введите величину фиксированных затрат.

Суммарные затраты на отдельные задачи проекта отображаются в поле Общие затраты таблицы Затраты в представлении Диаграмма Ганта. Затраты на ресурсы отображаются в поле Затраты таблицы Затраты в представлении Лист ресурсов (команда Вид ТаблицаЗатраты). Затраты по отдельным назначениям можно посмотреть в представлении Использование ресурсов или Использование задач, открыв при этом таблицу Затраты (команда ВидИспользование ресурсов или ВидИспользование задач, потом ВидТаблицаЗатраты).

Если все данные введены правильно, то общие затраты на проект составят 4 220 руб. (рис. 1.16). Эта сумма отображается в поле Общие затраты в строке суммарной задачи «Этап_01».

Рис. 1.16 Отображение информации о затратах в представлении Диаграмма Ганта

Этап 7 Создание базового плана

Чтобы создать базовый план проекта, выполните следующие действия.

1. В меню Сервис выберите команду ОтслеживаниеСохранить базовый план.

2. В открывшемся диалоговом окне Сохранение базового плана выберите переключатели Сохранить базовый план и Для всего проекта.

3. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 1.17 Диалоговое окно Сохранение базового плана

После сохранения базового плана проекта будут заполнены поля Базовое начало и Базовое окончание таблицы Отклонение, поля Базовые (Базовые трудозатраты) таблицы Трудозатраты и поля Базовые (Базовые затраты) таблицы Затраты, а также поля Базовая длительность.