Уральская академия государственной службы Кафедра экономики и управления

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

Учебно-методическое пособие

«Информационные технологии управления проектами»

Для специальности 080507.65 «Менеджмент организации»

Составитель:

Е. Ф. Целищева, ст.преподаватель

Екатеринбург

2010

СОДЕРЖАНИЕ

		Стр.
Введение			2
1. Microsoft Project как программное обеспечение для разработки и управления реализацией проекта..…………………………………………			3
1.1	Общие сведения…………………………………..................................		3
1.2	Разработка проекта с помощью Microsoft Project……………….......		7
2. Project Expert как система бизнес-планирования и анализа инвестиционных проектов……………………………………………………			22
2.1	Программы для инвестиционного анализа и бизнес-планирования.		22
2.2	Разработка бизнес-плана с использованием Project Expert..……......		25
Заключение			48
Список литературы			49

Введение

В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных. Для того чтобы быть полезной для принятия решения, информация должна быть представлена своевременно, по назначению и в удобной форме. Эта проблема решается за счет применения современных информационных технологий.

На основе применения разного информационного и программного обеспечения на различных стадиях жизненного цикла проекта решаются различные задачи.

Для описания и анализа проекта на предынвестиционной стадии применяются компьютерные программы финансового анализа, которые позволяют оценить основные показатели проекта в целом и обосновать эффективность будущих инвестиций.

На стадии планирования проекта применяется программное обеспечение, позволяющее составить график-расписание работ, распределить ресурсы, рассчитать и обосновать затраты проекта.

На стадии реализации проекта необходимо обеспечить сбор фактических данных о состоянии работ, проанализировать их, выявить отклонения от расписания и от запланированной стоимости. При этом очень важно обеспечить обмен информацией и взаимодействие между участниками проекта. Для решения этих задач применяются специальные компьютерные программы поддержки групповой работы, автоматизации документооборота и формирования отчетов.

В рамках данного пособия рассматриваются основные этапы работы в программах Microsoft Project и Project Expert.

Учебно-методическое пособие предназначено студентам, обучающимся по специальности 080507.65 «Менеджмент организации» всех форм обучения.

1. Microsoft Project как программное обеспечение

для разработки и управления реализацией проекта

1. Общие сведения

К настоящему времени количество программ, применяемых в управлении проектами, измеряется десятками, а то и сотнями. Имеющиеся на рынке программного обеспечения продукты различаются набором функций, уровнем поддержки пользователя, надежностью и, соответственно, стоимостью. К достаточно устоявшемуся «базовому» набору функций, реализованному на сегодняшний день практически во всех системах можно отнести следующие:

• Описание логической структуры проекта с указанием иерархии работ;

• Расчет критического пути, а также вычисление резервов времени для некритических работ;

• Возможность указания произвольного типа связей между работами, в отличие от «классического» варианта – конец-начало;

• Возможность указания для каждой некритической работы способа ее планирования («как можно раньше», «как можно позже», «фиксированная дата начала», «фиксированная дата окончания» и т.д.);

• Поддержка расписания из неограниченного количества работ с учетом их приоритетов;

• Возможность выбора минимальной единицы измерения длительности работ и проекта в целом (в минутах, в часах, днях и т.д.);

• Работа с календарем (указание рабочего и нерабочего времени, выходных и праздничных дней) с возможностью индивидуальной настройки календаря для каждого ресурса;

• Назначение ресурсов работам с указанием типа ресурса (возобновляемый или невозобновляемый);

• Выявление конфликтующих и перегруженных ресурсов, возможность их «выравнивания» (устранения перегруженности);

• Фиксация исходного (базового) плана проекта и регистрация фактического текущего состояния работ и проекта в целом;

• Применение различных графических средств представления структуры проекта (как в виде диаграммы Ганта, так и в виде сетевого графика);

• Возможность импорта/экспорта данных по проекту;

• Возможность создания различных отчетов по проекту, необходимых для планирования и контроля.

Системы управления проектами можно разделить на «непрофессиональные» (неспециализированные) и «профессиональные» (специализированные). К первому типу можно отнести Microsoft Project (Microsoft) и Suretrak (Primavera). Профессиональными считаются Artemis Project Views (Artemis International), Open Plan (Welcom Corp.), Primavera P4 (Primavera). С неспециализированными системами легче работать рядовому пользователю, информация в них представлена нагляднее, предусмотрены широкие возможности по агрегированию данных. В то же время в них отсутствует функциональность, требующаяся в специальных областях (например, в строительстве, производстве, телекоммуникациях и т.п.), и здесь необходимо использовать «профессиональные» системы.

Microsoft Project – самый популярный в мире программный продукт для управления проектами. Настольное приложение Microsoft Project сочетает в себе интуитивно-понятный интерфейс Microsoft Office и все необходимые менеджеру проекта средства для управления планом и ресурсами проекта. За последнее время это приложение стало таким же естественным рабочим инструментом руководителей, как другие программы, входящие в пакет Microsoft Office.

Имеется две версии Microsoft Project – Microsoft Project Standard и Microsoft Project Professional. Версия Microsoft Project Standard включает все перечисленные выше основные возможности для руководства проектом на уровне рабочей группы. Набор средств, имеющихся в распоряжении Project Standard, позволяет эффективно управлять проектами на уровне небольших компаний, т.е. там, где нет необходимости в совместном использовании ресурсов и в интенсивном обмене информацией между членами рабочей группы и руководителем проекта.

Microsoft Project Standard обеспечивает информационную поддержку менеджера на всех стадиях жизненного цикла проекта.

Инициация	Определение целей и ограничений по проекту; Ввод справочника ресурсов. Возможно планирование трудовых ресурсов, материалов и механизмов. Указывается уровень доступности ресурса, индивидуальный календарь и несколько ставок оплаты. Имеется возможность импорта списка ресурсов из Active Directory и адресной книги. Использование шаблонов планов проектов.
Планирование	Ввод и структурная декомпозиция состава работ, длительностей работ и ограничений по срокам работ, установление логических связей между работами; Расчет расписания проекта методом критического пути. Планирование расписания от даты начала или к дате окончания проекта; Планирование работ с учетом календарей выполнения работ и доступности ресурсов; Расчет трудоемкости работ, перерасчет длительностей работ в зависимости от использования ресурсов на работах; Ввод потребностей работ в ресурсах; Ручное и автоматическое выравнивание уровня загрузки ресурсов с целью оптимального распределения ресурсов между работами; Расчет стоимости работ и стоимости ресурсов затрачиваемых на работы.
Реализация и контроль исполнения	Создание базового плана (до 11 экземпляров) с целью отслеживания отклонений; Учет фактических сроков выполнения работ, трудозатрат (в т.ч. сверхурочных) ресурсов, расхода материалов и денежных средств; Выдача отчетов по отклонениям от намеченных показателей, использование наглядных индикаторов; Экспорт данных в Microsoft Excel для дальнейшего анализа.
Завершение	Подготовка итоговых отчетов по всем параметрам плана проекта: сроки выполнения работ, стоимости работ, трудозатраты исполнителей и расход ресурсов. Архивация плана проекта.

Вывод данных в Microsoft Project производится с помощью представлений:

• Таблицы работ, ресурсов, назначений;

• Диаграмма Ганта;

• Сетевой график;

• График загрузки ресурсов;

• И т.д.

Microsoft Project Standard позволяет сортировать, фильтровать и группировать данные, произвольно настраивать коды структуры работ и ресурсов.

Microsoft Project Standard позволяет динамически связывать несколько проектов в один мультипроект с целью планирования или анализа всего портфеля проектов, использования общих ресурсов.

Версию Microsoft Project Professional рекомендуется использовать для управления проектами в нескольких отделах или филиалах одного предприятия или в нескольких организациях. Данная версия, по сравнению с Microsoft Project Standard, содержит более мощные средства создания отчетов, проведения анализа и управления ресурсами. Также Microsoft Project Professional позволяет осуществлять управление корпоративными ресурсами, использовать и настраивать поля, календари, представления, модули и другие элементы Project, которые применяются во всех проектах организации и согласованы с конкретными процессами предприятия.

Совместно с Microsoft Project Professional используется дополнительная программа Project Server, которая предназначена для управления проектами через Web-узел. За счет обмена информацией и обработки ее на Web-узле программа Project Server обеспечивает обмен сообщениями о состоянии проекта между членами рабочей группы и руководителем проекта.