3.2.1. Планирование для нерутинных событий

Многие программы и кампании ПР являются уникальными, поскольку они никогда раньше не были реализованы. В отличие от планирования для рутинных событий, именно вследствие непредсказуемости и недостаточного опыта подобных действий для определения проблемы, постановки целей и выработки нестандартных решений требуются большие временные затраты и специальные методики принятия решений. Когда процесс выработки таких нестандартных решений завершен, планирование становится более рутинным и концентрируется на синхронизации видов деятельности.

3.2.2. Особенности планирования для нерутинных (нестандартных) событий

Планирование для нерутинных событий предполагает открытую систему. Это означает, что в начале процесса планирования все основные виды деятельности во время кампании неизвестны. Менеджеры ПР, планируя кампании для нестандартных событий, сталкиваются с тем. что эти кампании должны удовлетворять особым, часто уникальным требованиям. Ключом к решению проблемы являются выявление специфических особенностей ситуации и планирование кампании в соответствии с этой спецификой.

Когда речь идет о планировании в условиях кризисной ситуации, то, в отличие от долгосрочного стратегического планирования, не рассматриваются вопросы об основной цели организации, ее миссии и функции в обществе. Таким образом, планирование в условиях кризиса является менее сложным и всеобъемлющим процессом, чем стратегическое планирование.

3.2.3. Анализ основных этапов процесса планирования

Основные этапы процесса планирования могут быть следующими:

A. Выявление и определение (формулировка) проблемы (или

возможности). В зависимости от обстоятельств и степени рутинности

планируемого события возможно следующее развитие событий: профессионалы ПР могут получить задание от руководства организации, где проблема/возможность уже выявлена и задача поставлена. В их обязанности

входит планирование последовательности необходимых действий и их

осуществление.

Б. Постановка целей и задач. Возможны следующие варианты действий:

1. Проведение быстрых неформальных дискуссий с клиентом (заказчиком) или ключевыми фигурами в организации - по телефону или лично

- с целью выявления целей и задач кампании.

2. Проведение более формальных встреч для определения целей и

задач с использованием любой из следующих стратегий;

-рассылки участникам перед проведением совещаний соответствующих документов и материалов;

-использования во время встреч относительно неформализованных

методик принятия решений, таких как составление списка предложений и

достижение консенсуса;

-использования во время встреч относительно формализованных

методик, таких как техника номинальной группы (Nominal Group Technique) или анализ противодействующих сил (Force Field Analysis).

B. Выработка идей и альтернативных решений. Возможны следующие варианты:

1. Альтернативы не рассматриваются. Делается то, что ожидается в

данной ситуации.

2. Специалисты ПР (при минимальном влиянии со стороны) готовят

документ, содержащий программу действий или идеи проведения кампании. Затем этот документ представляется руководству или клиенту для

рассмотрения и комментариев.

3. Проводится исследование для определения характеристик аудитории, выбора каналов СМИ, коммуникационных сообщений, тем и стратегий кампании.

4. Проводятся формальные встречи и дискуссии с клиентом или руководством для обсуждения идей кампании и альтернативных вариантов с

использованием любой из следующих стратегий:

-перед встречей участникам рассылаются документы и материалы

для изучения;

-во время встреч используются стандартные методики принятия решений;

-во время встреч используются нестандартные методики принятия

решений.

Г. Разработка и одобрение плана действий. Возможны следующие варианты:

1. Формальный план действий очень небольшой либо совсем отсутствует. Предполагается, что всем известно, что нужно делать. Устанавливаются только сроки окончания отдельных работ по подготовке информационного бюллетеня.

2. Специалисты ПР готовят и распространяют документ, в котором

указаны конечные сроки и приводится график осуществления отдельных

видов деятельности. Используются, в зависимости от обстоятельств, рас-

писания, графики Гантта или диаграммы PERT.

3. Проводятся встречи и совещания с максимальным участием при-

влеченных сторон. Готовятся подробные предложения по проведению

кампании, составляется бюджет, устанавливаются конкретные сроки. За-

тем подробный план предложений представляется на одобрение клиенту

или руководству организации.

4. Разрабатываются и изготовляются материалы, отрабатываются

мероприятия по проведению кампании.