18.Индивидуальное планирование рабочего времени руководителя (специалиста)

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя (специалиста) является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий. Цели, определяемые руководителем должны быть: реалистичными и конкретными; ориентированными на достижение конкретного результата; измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками. Определение целей -начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Надо определить степени важности. Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как "периоды планирования": день, неделя, месяц, год. Планирование, как важнейшая составная часть организации личного труда, означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени. При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:1.правило основного соотношения. Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. 2.анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени; 3.регулярность и системность планирования; 4.реалистичность планирования;

5. письменная форма формируемого плана;

6.перенос несделанного; 7.установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ; 8.установление приоритета для каждой из работ; 9.делегирование (перепоручение) работ.

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Для разработки плана рабочего дня нужно: 1.Составление полного перечня планируемых работ на текущий день.(по приоритетам). 2.Определение времени каждой из намеченных к выполнению работ. 3.Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60:40. 4.Принятие решений по делегированию работ. 5.Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений деятельности.

19. Рабочее место руководителя.

Рабочее место руководителя - это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть времени. Чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя. При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты: Внутренний объем и форма кабинета. рабочий кабинет руководителя это место проведения планерок, собраний, совещаний. Мебель. Рациональная планировка и компоновка мебели; Оборудование. Для нормальной работы руководителя необходимо иметь : Канцелярские принадлежности. Два телефона. Компьютер: во первых компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Ежедневник. Очень необходимая вещь, позволяющая руководителю не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию. Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья. Следует отметить, что для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи. Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место руководителя. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла. Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально обыкновенные стулья с мягким сиденьем. Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха руководителя.