Учебный кейс

В рамках решения задачи управления проектом внедрения ERP-системы на промышленном предприятии в условиях описанной ниже бизнес-ситуации вам предлагается разработать пакет проектных документов.

Компания «Client Company», пройдя фазу первоначального роста и достигнув пика своего развития, стала испытывать затруднения. За последние 1,5 года рентабельность продаж «Client Company» упала с 14% до 11%, а рост операционных издержек составил 25%. С целью решения задачи повышения эффективности операционной деятельности компании и создания информационно-технологического фундамента для дальнейшего развития бизнеса высшим менеджментом «Client Company» было принято решение о внедрении ERP-системы. Руководство компании рассчитывает, что внедряемая ИТ-система станет эффективным инструментом поддержки принятия эффективных и своевременных управленческих решений.

Исходя из вышесказанного, представителями со стороны компании-заказчика были сформулированы следующие требования.

• Создание интегрированного ИТ-решения на базе гибкой, тиражируемой и быстро реагирующей на изменения платформы с единым пользовательским интерфейсом.

• Поддержка совместного использования информации различными подразделениями «Client Company» и иерархически-ролевой доступ к ней.

• Повышение прозрачности функционирования и управляемости компании за счет обеспечения информации в необходимом аналитическом разрезе для принятия оперативных управленческих решений руководством компании.

• Повышение эффективности использования основных активов и ресурсов компании.

• Сокращение административно-управленческих косвенных затрат, в том числе на закрытие финансовой отчетности за период (месяц, квартал, год) и на ведение параллельного учета по МСФО.

Следующие функциональные области должны быть охвачены проектом внедрения:

• управление финансами;

• управление человеческими ресурсами;

• управление входящей и внутренней логистикой;

• управление производством;

• управление исходящей логистикой;

• управление реализацией готовой продукции и взаимодействием с клиентами;

• управление административно-хозяйственными операциями.

На выполнение проекта отводится 14 месяцев с датой окончания не позднее начала 4 квартала 2011 года. Объем денежных средств, выделенных компанией на реализацию проекта, составляет €2 млн.

Реализация проекта будет произведена силами стороннего исполнителя, системного интегратора «Big&Co».

Задание 1.1

В разрезе следующих категорий произведите сравнение проектной и операционной деятельности компании.

№	Категория сравнения	Проектная деятельность	Операционная деятельность
1.	Связь со стратегией компании
2.	Продолжитель-ность
3.	Поддерживаю-щая орг.структура
4.	Степень регламентации операций
5.	Типичный результат

Задание 1.2

№	Причины неудач проектов	Действия по предотвращению (проактивные)	Действия по устранению последствий (реактивные)
1.
2.

На основе вашего видения проблематики управления проектами внедрения информационных систем и/или имеющегося практического опыта участия в подобных проектах идентифицируйте 3-5 основных причин неудач ИТ-проектов и предложите 1-3 способа предупреждения и устранения каждой из них.

Задание 1.3

Для обеспечения комплексного подхода к управлению проектами внедрения ИС, четкой организации и координации всех проектных работ руководство компании приняло решение о разработке и внедрении процедуры, обеспечивающей интеграцию процессов управления проектами. Вам поручено подготовить предложения по этому вопросу по следующему плану.

• Какие мероприятия могут обеспечить интеграцию процессов на всех этапах выполнения проекта?

• Какие документы необходимо разрабатывать для обеспечения интеграции?

• Какие инструменты и методы могут обеспечить управление процессом интеграции проекта?

• Какова примерная оценка затрат для реализации ваших предложений?

Задание 1.4

Как известно, снижение эффективности проектов внедрения связано с тем, что часто их цели, организация и методы управления несовместимы или конфликтуют с ключевыми элементами окружения, такими как структура организации, степень знакомства будущих пользователей и членов команды проекта с используемыми технологиями, конкуренция за ресурсы предприятия с другими проектами, региональная и национальная специфика: контрагенты предприятия, местное законодательство, общая культура ведения бизнеса.

Разработайте перечень специальных мероприятий, направленных на обеспечение взаимосвязи проекта с его окружением в разрезе представленных задач.

№	Задачи управления проектами	Мероприятия, направленные на действующих лиц	Мероприятия, направленные на ключевые факторы
1.	Определение проекта
2.	Организация и формирование команды проекта
3.	Создание планов, расписаний и бюджета
4.	Авторизация работ и начало исполнения
5.	Контроль исполнения планов, расписания, бюджета и т.п.
6.	Оценка хода работ и руководство проектом
7.	Закрытие проекта

Задание 1.5

№	Область знаний	Методология	Метод	Стандарт
1.	Управление бизнес-процессами
2.	Управление проектами
3.	Проведение ТЭО
4.	Проектирование информационных систем
5.	Моделирование бизнес-процессов

Дайте формальное определение методологии, метода и стандарта. Подберите примеры методологий, методов и стандартов в разрезе предметных областей, приведенных в таблице ниже.

Задание 2.1

Получив представление об общей направленности курса, опишите ваши ожидания от данного курса в виде связного текста объемом не более 300 слов. В своем мини-эссе вам необходимо отразить ответы на следующие вопросы:

• Какие навыки и знания вы ожидаете приобрести порядок слов в русском языке: Приобретения каких навыков и знаний вы ожидаете? ?

• Какого типа задания были наиболее полезны, на ваш взгляд, с точки зрения развития этих навыков и приобретения этих знаний?

• Какую цель вы ставите перед собой в рамках данного курса?

Задание 2.2

И

№	Категория сравнения	Устав	Контракт
1.	Юридическая сила
2.	Входящие документы/ информация
3.	Ответственный за составление
4.	Основное назначение
5.	Область знаний в управлении проектами

спользуя понятийный аппарат PMBOK, сформулируйте основное назначение устава проекта и произведите сравнение устава проекта и контракта на оказание услуг по предложенным категориям.

Задание 2.3

На основе требований к уставу проекта (см. соответствующий раздел книги) в группах разработайте устав проекта внедрения ERP-системы в условиях бизнес-ситуации, описанной в учебном кейсе.

Задание 3.1

Ознакомьтесь с требованиями к описанию проекта, которое вам предстоит разработать на основе подготовленного вами устава проекта и бизнес-ситуации, описанной в сквозном кейсе. Внутри вашей команды произведите распределение работ и ответственности за различные части документа.

Задание 3.2

В качестве первого шага разработки документа «Описание содержания проекта» вам необходимо на основе требований заказчика сформулировать требования к проекту. Для проверки корректности разработанных требований к проекту воспользуйтесь инструментом «Функция качества»: проверьте корректность разработанных требований проекта и характеристик решения путем формирования корреляционных матриц отношений и взаимосвязей; произведите расстановку приоритетов требований и характеристик и определите их принадлежность к различным группам.

Задание 3.3

Используя материалы сквозного кейса, выделите группы участников проекта, произведите предварительный анализ воздействия каждой группы на результаты проекта (Stakeholder Impact Analysis, Анализ воздействия участников), а затем, определив степень участия каждой из этих групп в проекте, предложите меры по взаимодействию с ними.

--------------ПРИОРИТЕТ----------- Степень организационного влияния участников проекта	Сильное	СПОНСОРЫ: уделять значительное внимание их требованиям	АГЕНТЫ: активно привлекать их в проект
	Слабое	ВНЕШНИЕ УЧАСТНИКИ: информировать их по мере необходимости	ПОТЕНЦИАЛЬНЫЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛИ: привлекать их в проект по мере необходимости
		Слабое	Сильное
		Воздействие участников на проект внедрения ИС -----------------------------------УЧАСТИЕ-----------------------------------

Группа участников	Роль в проекте	Обоснование	Мероприятия

Задание 3.4

Используя значения критериев, приведенные в одной таблице, укажите в пустых полях второй таблицы значения, обуславливающие применение того или иного типа организационной структуры. Какой из типов организационной структуры в бόльшей мере подходит для ситуации, описано в сквозном кейсе.

Решение проекта	Сложность проекта	Продолжительность	Объем	Важность
Сложное	Высокая	Большая	Локальный	Стратегический
Новое	Низкая	Средняя	Глобальный	Тактический
Стандартное	Средняя	Короткая	Региональный	Операционный

Критерии выбора	Организационная структура проекта
	Функциональная	Матричная	Проектная
Решение проекта
Сложность
Продолжительность
Масштаб
Важность

Задание 3.5

Используя положения концепции высокоэффективной проектной команды, сформируйте пошаговую процедурную модель создания проектной команды. Используя данную модель, определите потребность проекта, рассматриваемого в рамках сквозного кейса, в членах команды с соответствующей компетенцией (ролевые группы). Для отражения иерархии подотчетности и указания обязанностей каждой из выделенных групп/ролей воспользуйтесь матрицей ответственности (RACI).

Задание 3.6

На основе данных описания бизнес-ситуации в сквозном кейсе, результатов упражнения 3.5, а также исходя из формализованных в уставе проекта целей проекта произведите разграничение обязанностей сторон (Big&Co и Client Company) по задачам проекта. Произведя анализ полученного результата, постройте организационную структуру проекта и схему организационного взаимодействия проекта, дополнительно воспользовавшись пунктирной линией для обозначения отношений между членами команды проекта, отличных от иерархически-подотчетных (e.g., коммуникация, неформальное взаимодействие, экстренное решение интеграционных вопросов). Список ролей, работающих в проекте, приведен ниже.

Команда со стороны Client Company	Команда со стороны Big&Co
спонсор проекта руководитель проекта системный архитектор владелец бизнес-процесса/ бизнес-эксперт администратор проекта	спонсор проекта руководитель проекта системный архитектор руководитель направления (подпроекта) функциональный консультант ассистент РП

Задание 3.7

Модель проектной группы в методологии MSF предусматривает выполнение работ проекта представителями соответствующих ролевых кластеров, представленных в таблице.

Веха	Ведущие ролевые кластеры
Концепция утверждена	Управление продуктом
Планы проекта утверждены	Управление программой
Разработка завершена	Разработка, удовлетворение потребителя
Готовность решения утверждена	Тестирование, управление выпуском
Внедрение завершено	Управление выпуском

Зачастую члены команды могут выполнять несколько ролей. По ряду причин одни ролевые кластеры могут быть совмещены, иные же объединять не рекомендуется. Заполните пустые ячейки в Error: Reference source not found, используя предложенные ниже обозначения, и обоснуйте ваше решение.

+ допустимо

+/- нежелательно;

- нельзя

	Управле-ние продуктом	Управле-ние програм-мой	Разработ-ка	Тестирова-ние	Удовлетворе-ние потребителя	Управле-ние выпуском
Управление продуктом
Управление программой
Разработка
Тестирование
Удовлетворе-ние потребителя
Управление выпуском

Задание 4.1

Разработайте укрупненный календарный план проекта, итеративно заполняя шаблон формирования календарного плана проекта. В качестве примерного перечня проектных работ используйте материалы учебника, а набор ролей формируйте на основе разработанного ресурсного плана проекта.

Задание 4.2

Разработайте для бизнес-ситуации, описанной в сквозном кейсе, документ «Описание проекта» на основе требований к описанию содержания проекта, устава проекта и результатов выполненных ранее практических упражнений.

Задание 4.3

Составьте список процедур управления содержанием проекта, которые необходимы для управления проектом, описанным в сквозном кейсе. Произведите разработку этих процедур (в качестве примера ознакомьтесь с соответствующими разделами учебного пособия).

Задание 5.1

Создайте сетевые графики раннего и позднего выполнения работ в соответствии с данными, представленными в файле «задание_РасчетКритическогоПути.xls» на вкладке «СетевойГрафик». В предложенной таблице, по результатам рекомендованного «раскрашивания» раннего и позднего расписания (см. ту же вкладку), произведите расчет резерва времени и определите критический путь проекта.

Задание 5.2

Ознакомьтесь с подробным описанием подхода к составлению расписания проекта по методу критического пути (см. файл «процесс_РазработкиРасписанияПроекта.doc»). Определите критический путь для фазы «Реализация» проекта внедрения решения SAP на основе данных, представленных в файле «задание_РасчетКритическогоПути.xls» на вкладке «КритическийПуть».

Далее ознакомьтесь с методом сжатия расписания, ориентированным на стоимость проекта (см. файл «пример_сжатия расписания с ориентацией на стоимость.doc»). Используя данный метод, на основе данных, представленных в файле «задание_РасчетКритическогоПути.xls» на вкладке «Сжатие_Крутизна», идентифицируйте операцию, подлежащую сжатию, и сократите ее продолжительность на 3 дня, после чего рассчитайте новую стоимость фазы «Реализация» и ее критический путь.

Задание 5.3

При разработке расписания менеджером проекта были последовательно выполнены следующие действия:

1. на основании нижнего уровня иерархической структуры работ составлен перечень операций, которые должны быть включены в расписание;

2. определена длительность каждой операции;

3. определена логическая последовательность выполнения операций;

4. рассчитано раннее расписание для каждой операции;

5. рассчитано позднее расписание для каждой операции;

6. вычислен временной резерв для каждой операции;

7. определен критический путь;

8. подкорректировано расписание в соответствии с датой обязательства;

9. запрошены ресурсы и определены ограничения на ресурсы;

10. отрегулировано расписание в соответствии с ограничениями на ресурсы.

Подготовьте ответы на следующие вопросы:

• Какие ошибки допущены менеджером при разработке расписания?

• К каким последствиям может привести вышеизложенный порядок составления расписания?

Задание 5.4

Принимая во внимания результаты выполнения задания 5.2, смоделируйте корректный процесс составления расписания с использованием любой из известных вам нотаций описания БП.

Задание 5.5

Разработайте для бизнес-ситуации, описанной в сквозном кейсе, структуру документа «План управления проектом» на основе требований PMBOK (см. файл «Требования к Плану Управления Проектом.doc»), устава проекта, описания содержания. На данном этапе вам необходимо описать процедуры управления сроками, используя результаты практических упражнений по данному блоку (5.0-5.4). Сформируйте список и подготовьте высокоуровневое описание всех процедур управления сроками, необходимых для вашего проекта (в качестве примера см. «ПроцедураУправленияСроками.doc»).

Задание 6.1

Определите, какие из какие из категорий проектных затрат, отраженные в шаблоне сметы затрат, включаются в базовый план по стоимости, а какие нет.

Задание 6.2

После удачного завершения пилотного проекта внедрения ИС было принято решение о тиражировании типового проектного решения (ТПР) на оставшиеся 8 бизнес-едниц (БЕ) компании. Согласно плану, тиражирование ТПР на одну БЕ должно было занять 3 месяца при плановых затратах в $123 250. Через год было произведено 5 проектов последовательного тиражирования при суммарной фактической стоимости $630 750.