Шаблон плана коммуникаций проекта

Название	Описание	Частота	Целевая аудитория	Ответственный и регламент

К коммуникационным каналам могут относиться как стандартные средства общения (телефон, электронная почта), так и более специфичные (совещания в группах, выездные семинары, сессии вопросов и ответов); кроме того, не следует упускать из виду и каналы коммуникаций, действующие по принципу pull, – это интернет-порталы, базы знаний и т.п. (см. Рисунок 19).

Рисунок 19. Каналы коммуникаций и их воздействие

на рисунке есть опечатка: верхний правый угол – вовлечениЕ руководстваДля выявления эффективности существующих формальных каналов связи ниже приведен список рекомендованных вопросов [5].

2. Насколько быстро и как часто официальные решения руководства компании транслируются по этим коммуникационным каналам?

3. Какие заинтересованные стороны могут быть проинформированы посредством данного канала?

4. Насколько применим и действенен данный канал коммуникаций: есть ли ответственное лицо, можно ли его использовать для внутренних и внешних коммуникаций?

5. Каким образом производится оценка данного канала коммуникаций?

6. Насколько данный канал отвечает современным потребностям в информации, есть ли у него интерфейс взаимодействия с новыми информационно-коммуникационными технологиями?

Для выявления наиболее эффективных неформальных коммуникационных каналов предлагается использовать следующий список вопросов.

2. Кто является (неформальным) лидером в организации?

3. Чье мнение имеет наибольший вес при обсуждении важных вопросов?

4. Каково отношение в организации к открытому распространению проектной информации и прозрачности деятельности смежных отделов?

Таким образом, каналы коммуникаций образуют 3 группы: формальные, специфичные для проекта и неформальные.

В матрице коммуникаций (см. Таблица 41) по горизонтали перечислены все каналы коммуникаций, сгруппированные в 3 категории, которые упомянуты выше, а по вертикали – все участники проекта. На пересечении соответствующих строк и столбцов необходимо отражать, какой именно статус имеет тот или иной канал связи: основной, дополнительный или специфичный. Таким образом, просматривая строки, можно оценить степень дублирования информирования – взаимодействие с участниками по нескольким коммуникационным каналам. Каждая группа участников должна быть проинформирована хотя бы раз по формальному каналу, хотя бы раз по специфичному и один раз по неформальному коммуникационному каналу проекта. Степень дублирования следует соотносить с анализом воздействия (см. соответствующий раздел) участников проекта: если участник проекта является «агентом», то степень дублирования должна быть максимально высокой.

Анализируя матрицу коммуникаций по вертикали, можно определить стратегическую значимость определенного коммуникационного канала: если он оказывается основным коммуникационным каналом для большого количества групп участников, то следует его рассматривать как значимый актив проекта.

Таблица 41