Регламент по управлению качеством в проекте

Для разработки регламента по управлению качеством на проектах внедрения информационных систем необходимо определить список процедур регламента.

Одной из главных составляющих управления проектом является предотвращение потери ценности продукции или услуг за счет снижения их качества. Соответственно, компании, предоставляющие услуги по внедрению информационных систем, накапливают знания о возникающих проблемах и потерях на проектах внедрения и в дальнейшем пытаются предотвратить данные потери.

Причины появления потерь качества весьма разнообразны: нарушения технологии, несоответствующее качество ресурсов, человеческий фактор, несовершенство системы управления. Существенным является то обстоятельство, что все эти потери качества появляются при выполнении отдельных процессов и операций. В связи с этим современный менеджмент качества пришел к пониманию, что управлять нужно не качеством продукции или услуг, а качеством исполнения процессов. В частности, это обстоятельство нашло свое отражение в международных стандартах ISO 9000, о которых уже упоминалось. Именно основываясь на данной теории, определим необходимые процедуры для управления качеством на проекте внедрения. Итак, сначала определим процессы, на которых возможны потери, и сами потери качества (Таблица 19).

Таблица 19

Определение списка процедур для управления качеством

Этапы	Работы проекта	Возможные потери качества	Процедуры
Планирование проекта	Планирование проекта	Ошибки при определении трудоемкости разработок, распределении ресурсов, разработке бюджета	Процедура создания плана качества, создание программы обеспечения качества
	Определение и описание решений по расхождениям	При анализе и документировании ключевых требований бизнеса и критериев их успешности возможно неверное понимание требований заказчика	Процедура управления требованиями заказчика
	Высокоуровневый анализ бизнес-процессов
	Высокоуровневое описание интерфейсов
	Детальный анализ отдельных бизнес-процессов
	Документирование отдельных интерфейсов
	Оценка рамок проекта	При ненадлежащем документировании рамок проекта	Процедура контроля документов проекта
	Детализированный анализ бизнес-процессов	При описании бизнес-процессов неверное понимание требований, при оценке покрываемости требований заказчика функциональностью системы могут быть упущены важные задачи	Процедура управления требованиями заказчика
	Разработка и согласование функциональных требований	При согласовании и утверждении документов возможны проблемы из-за отсутствия лица, ответственного за эту работу, или порядка проведения данной работы	Процедура согласования и утверждения документов
		Разработанный документ может не отвечать предъявленным к нему требованиям	Процедура контроля документов проекта
	Утверждение результатов анализа инфраструктуры	При согласовании и утверждении документов возможны проблемы из-за отсутствия лица, ответственного за эту работу, или порядка проведения данной работы	Процедура согласования и утверждения документов
	Создание среды обучения
	Разработка обучения для ключевых пользователей
	Обучение ключевых пользователей
Проектирование	Создание спецификаций на проектирование	При внесении изменений на стадии разработки возможны возникновение проблем и несогласованность с изначально спроектированной системой	Процедура управления проблемами и изменениями
	Создание технических спецификаций	При описании доработок системы могут быть не предусмотрены некоторые важные особенности процессов и функций	Процедура обеспечения качества в соответствии с планом
	Определение методов интеграции и модификаций
	Определение критериев тестирования
	Определение дополнительных требований к обучению
	Настройка конфигурации
	Установка среды разработки
	Установка среды тестирования
	Разработка функциональных характеристик	При внесении изменений на стадии разработки	Процедура управления проблемами и изменениями. Процедура обеспечения качества в соответствии с планом
	Тестирование параметров/функ-ций	Ошибки при тестировании, ненадлежащие тест-кейсы	Процедура контроля качества результатов проекта. Процедура разработки тест-кейсов
	Тестирование процессов	Ошибки при тестировании, ненадлежащие тест-кейсы	Процедура контроля качества результатов проекта
	Общее тестирование	Ошибки при тестировании, ненадлежащие тест-кейсы	Процедура контроля качества результатов проекта
	Создание технической и пользовательской документации	Создание ненадлежащих инструкций	Процедура контроля документов проекта
Настройка и внедрение	Настройка рабочей среды
	Настройка конфигурации (для системного тестирования)
	Настройка инфраструктуры, тестирование системы
	Выполнение системного и пользовательского теста	Ошибки при тестировании, ненадлежащие тест-кейсы	Процедура контроля качества результатов проекта
	Установка рабочей среды
	Выполнение теста на запуск
	Подготовка и проведение обучения для конечных пользователей
Эксплуатация и поддержка	Формирование документации	Создание ненадлежащих документов, проблемы при утверждении и согласовании акта приема-передачи системы	Процедура документирования. Процедура утверждения акта приема-передачи системы
	Дополнительное обучение

Примеры процедур планирования качества

Процедура документирования

Настоящая процедура предназначена для управления документированием в проекте.

Руководители функциональных групп и сотрудники передают текущие версии проектных документов, отчеты о работе за текущий период и другие документы проекта ответственному за согласование и организационную поддержку. Ответственный за согласование и оргподдержку сотрудник размещает полученные документы в проектной библиотеке

Процедура согласований документов проекта

Подготовка документов осуществляется рабочими группами проекта. В процессе обсуждения участники рабочих групп могут консультироваться по обсуждаемым вопросам с другими участниками проектной команды СДО.

Документ, готовый к согласованию, передается руководителю группы, который проводит входной контроль качества документа.

Для проведения процедуры согласования выделяются сотрудники, ответственные за согласование.

Сотрудники, ответственные за согласование, в соответствии со схемой согласования и списком согласования каждого документа определяют список должностных лиц, с которыми необходимо согласовать документы, и в течение одного дня после извещения о готовности документов направляют их для согласования.

Согласующее должностное лицо проводит анализ документа и в течение 3-х дней направляет свои замечания ответственному за согласование.

Ответственный за согласование в тот же день направляет свои замечания руководителям групп и в рабочие группы для обработки.

Рабочие группы производят анализ замечаний и в течение 3-х дней подготавливают исправленную версию документа. Исправленный документ и отчет направляется согласующему лицу для высказывания своей оценки по корректности внесенного исправления в течение 3-х дней. По каждому из замечаний необходимо наложить резолюцию «принять» либо «отклонить» (с объяснением причин). В случае необходимости руководители групп обсуждают замечания и возможные решения с авторами замечаний. При невозможности принять резолюцию на уровне группы руководитель группы эскалирует принятие решения по замечанию на уровень руководителей проекта. Руководители проекта принимают решения по не согласованным на уровне групп замечаниям.

Процедура утверждения документов

После окончательной подготовки документа рассылается извещение по электронной почте о времени передачи документа на утверждение и его нахождении в библиотеке проекта.

Формируется пакет документов, состоящий из двух электронных копий документов на CD и листов, на которые ставятся подписи (обложка и лист согласования на каждый утверждаемый документ). Два идентичных пакета документов предназначены для заказчика и исполнителя.

На следующий день, в оговоренное время, пакет документов доставляется в кабинет утверждающего лица. Документы, утверждаемые на УК, печатаются в полном объеме (не только подписные листы).

Утверждающие лица после получения извещения детально знакомятся с пакетом документов. После ознакомления и согласования утверждающее лицо подписывает документ.

После этого документ считается утвержденным. Подписанные листы и соответствующие электронные версии документов являются утвержденными версиями проекта.