Грекул В.И., Коровкина Н.Л., Куприянов Ю.В.

Методические основы управления ИТ-проектами

Учебник

Допущено Учебно-методическим объединением в области менеджмента в качестве учебника для студентов высших учебных заведений направления подготовки «Бизнес-информатика»

Москва

2010

Оглавление

Лекция 1. Инициация проекта 13

Адаптация модели жизненного цикла проекта 13

Разработка технико-экономического обоснования 24

Формирование бизнес-цели проекта 27

Разработка устава проекта 27

Идентификация и анализ участников проекта 36

Формирование требований проекта 40

Большой толковый словарь 42

Лекция 2. Планирование проекта 47

План управления проектом 47

Формирование иерархической структуры проекта 48

Определение содержания проекта 50

Формирование списка работ (операций) проекта 59

Определение логической последовательности выполнения работ 62

Оценка трудоемкости и потребности в ресурсах 65

Определение длительности операций. 71

Концептуальная оценка стоимости проекта 74

Формирование сметы 79

Разработка базового плана по стоимости проекта 81

Лекция 3. Разработка расписания проекта 84

Исходные данные для разработки расписания 84

Результаты разработки расписания 85

Технология разработки расписания 86

Разработка расписания проекта методом критического пути 90

Организация управления расписанием проекта 94

Лекция 4. Планирование обеспечения качества в проекте 101

Анализ процессов управления качеством 102

Разработка плана обеспечения качества 105

Регламент по управлению качеством в проекте 108

Организация управления качеством 113

Лекция 5. Планирование рисков проекта 119

Основные понятия управления рисками 119

Организация управления рисками 125

Лекция 6. Планирование человеческих ресурсов проекта 129

Определение ролей проекта 130

Матрица ответственности проекта 133

Закрепление функций и полномочий в проекте 137

Реестры навыков 142

Лекция 7 . Планирование коммуникаций и управления конфигурацией в проекте 152

Формирование стратегии коммуникаций 152

Идентификация объектов управления конфигурацией проекта 158

Формирование базовой линии конфигурации проекта 162

Организация управления конфигурацией проекта 162

Лекция 8. Оценка реализуемости проекта 182

Переход к стадии оценки 182

Анализ достижимости запланированных бизнес-выгод 184

Оценка реализуемости проектного расписания 185

Оценка доступности и загрузки человеческих ресурсов 187

Оценка организационной готовности 191

Лекция 9. Идентификация рисков проекта 192

Методики идентификации рисков 193

Качественный анализ рисков 197

Количественный анализ рисков 198

Подтверждение содержания проекта 204

Лекция 10. Управление проектом на фазе проектирования 204

Формирование детальных планов стадии проектирования 204

Уточнение плана управления проектом 206

Руководство и управление исполнением проекта 207

на рисунке есть опечатки: слова «заказчика», «групп» должны быть со строчной буквы Обеспечение качества проекта 210

Осуществление интегрированного управления изменениями 211

Обеспечение качества проекта на этапе проектирования 219

Обеспечение целостности элементов конфигурации 221

Обновление реестра рисков на фазе проектирования 223

Набор команды проекта 224

Оценка и управление персоналом проекта 229

Определение уточненных требований проекта 230

Мониторинг содержания и объема проекта 230

Управление требованиями проекта 231

Оценка потребности в обучении пользователей 232

Лекция 11. Реализация плана коммуникаций и обучение пользователей. Подготовка перехода к следующей фазе 236

Информирование участников проекта 236

Планирование обучения пользователей 238

Управление расписанием проекта 241

Управление стоимостью проекта 247

Контроль качества проекта 254

Контроль рисков проекта 256

Лекция 12. Управление проектом на фазе разработки и внедрения 259

Детальное планирование стадии разработки и внедрения 259

Подготовка инфраструктуры для фазы эксплуатации 259

Осуществление итогов контроля качества проекта 260

Управление рисками настройки и внедрения 261

Подготовка персонала к завершению проекта 261

Организация тестирования 262

Переход к продуктивной эксплуатации 266

Завершение проекта (фазы) 267

Методические рекомендации по дисциплине «Управление ИТ-проектами» 271

Приложение 1. Матрица задач жизненного цикла ИС 296

Приложение 2. Примеры проектных документов 306

Устав проекта 306

«Утверждаю» 307

«Утверждаю» 307

Председатель управляющего комитета, генеральный директор компании «Client Company» 307

Генеральный директор «Big&Co» 307

__________________ Ю. Б. Большова 307

__________________ П. Б. Никитин 307

«___» __________________ 2009 г. 307

«___» __________________ 2009 г. 307

УСТАВ ПРОЕКТА 307

Внедрение Microsoft Dynamics AX в компании «Client Company» 307

Бизнес-причины возникновения проекта 309

Цели проекта 309

Требования к проекту 309

Расписание контрольных событий 309

Участники проекта 309

Окружение проекта 310

Допущения и ограничения 310

Стоимость проекта 311

Руководитель проекта 311

Полномочия команды управления проектом 311

Приложение. Принятые термины и сокращения 313

Описание содержания проекта 314

«Утверждаю» 315

«Утверждаю» 315

Председатель управляющего комитета, генеральный директор компании «Client Company» 315

Генеральный директор «Big&Co» 315

__________________ Ю. Б. Большова 315

__________________ П. Б. Никитин 315

«___» __________________ 2010 г. 315

«___» __________________ 2010 г. 315

СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТА 315

Цели и задачи проекта 317

Требования к проектному решению 318

Границы проекта 319

Способ реализации проекта 320

Первоначальная иерархическая структура работ (ИСР) до пакетов работ 324

1. Диагностика 324

Потребность в ресурсах, штатное расписание и организационная структура проекта 326

Матрица ответственности 331

Укрупненный календарный план 335

Ключевые факторы успеха 337

Первоначально сформулированные риски 337

Смета расходов с указанием порядка величин 338

Ограничения проекта (со стороны исполнителя) 340

Требования к управлению конфигурацией проекта 341

После оформления акта о выполненных работах Исполнитель оформляет печатный экземпляр материалов, передает Заказчику и закрывает проект. 343

План управления проектом 344

«Утверждаю» 345

«Утверждаю» 345

Председатель управляющего комитета, генеральный директор компании «Client Company» 345

Генеральный директор «Big&Co» 345

__________________ Ю. Б. Большова 345

__________________ П. Б. Никитин 345

«___» __________________ 2010 г. 345

«___» __________________ 2010 г. 345

ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ 345

Внедрение Microsoft Dynamics AX в компании «Client Company» 345

Цели и задачи проекта 347

Требования к проектному решению 348

Границы проекта 348

Способ реализации проекта 349

Ключевые факторы успеха 353

Ограничения проекта (со стороны Исполнителя) 354

Допущения проекта (со стороны исполнителя) 355

Процедуры управления содержанием 355

Процедура верификации и приемки завершенных результатов поставки проекта 355

План управления расписанием 356

Базовое расписание проекта 356

Процедуры управления сроками 359

Процедура разработки расписания 359

Процедура контроля хода выполнения проекта 360

Процедура определения потребности во внесении изменений 360

Процедура внесения изменений 360

Процедуры управления стоимостью 360

Процедура оценки стоимости выполненных работ 360

Процедура контроля (мониторинг) 360

Процедура анализа показателей 361

Процедура прогнозирования 361

Процедура внесения корректирующих мер 361

План управления качеством 362

Процедуры управления качеством проекта 376

Процедура разработки плана тестирования 376

1) № сценария – уникальный идентификатор сценария тестирования; 376

Процедура проведения тестирования 376

Процедура проведения аудита качества 377

Процедура анализа процесса управления качеством 377

Процедура контроля качества документов проекта 378

Процедура разработки и согласования глоссария проекта 378

План управления обеспечением проекта персоналом 379

Потребность в ресурсах, штатное расписание и организационная структура проекта 379

Процедуры обеспечения проекта персоналом 387

Процедура набора персонала 387

Процедура премирования 387

Процедура обеспечения безопасности 387

План управления коммуникациями 387

Процедуры управления коммуникациями 388

Процедура предоставления отчетов по исполнению 388

Процедура распространения информации 389

Процедура анализа накопленных знаний 389

План управления рисками 389

Процедуры управления рисками 389

Процедура планирования управления рисками 389

Процедура идентификации рисков 390

Процедура качественного анализа рисков 391

Процедура количественного анализа рисков 394

Процедура планирования реагирования на риски 395

Процедура мониторинга и управление рисками 395

План управления изменениями 395

Процедуры управления изменениями 396

Процедура управления изменениями 396

Процедуры управления конфигурацией проекта 396

Список использованной литературы 398

Введение

Термин «ИТ-проект» обычно используется для обозначения деятельности, связанной с использованием или созданием некоторой информационной технологии. Это приводит к тому, что ИТ-проекты охватывают очень разнообразные сферы деятельности: разработку программных приложений, создание информационных систем, развертывание ИТ-инфраструктуры и пр. В этой книге мы будем часто говорить о проектах создания информационных систем, подразумевая реализацию каких-то информационных технологий.

С одной стороны, эти работы соответствуют классическому определению проекта [1, 23]: «Проект – это комплекс усилий, предпринимаемых с целью получения конкретных уникальных результатов в рамках отведенного времени и в пределах утвержденного бюджета, который выделяется на оплату ресурсов, используемых или потребляемых в ходе проекта». С другой стороны, они обладают известными отличительными особенностями:

• разделение на уровне идеологии заказчика и исполнителя: заказчиком, как правило, является бизнес, а исполнителем – ИТ-специалист, и есть трудности в выявлении требований, ожиданий от проекта, в формировании технического задания. Существует также проблема эффективных коммуникаций;

• ответственность за результат проекта имеет «солидарный» характер. То есть здесь нельзя возложить ответственность за успех проекта только на исполнителя, точно так же, как нельзя говорить, что исключительно заказчик виновен в том, что проект не удался. В ИТ-проекте должны создаваться определенные условия для взаимодействия сторон, и стороны, участвующие в нем, несут равную ответственность за результаты проекта;

• зачастую реализация ИТ-проекта предусматривает изменение существующих организационных структур на предприятии;

• обычно в  ИТ-проект вовлечено множество подразделений организации;

• существует высокая вероятность конфликтов между руководителем проекта, высшим руководством, руководителями подразделений и персоналом организации; многие ИТ-проекты имеют колоссальные бюджеты. В крупных компаниях масштабы проектной деятельности в области информационных технологий (ИТ) измеряются миллионами долларов, причем реализация новых проектов происходит постоянно. Если, например, промышленное предприятие достаточно один раз построить – и оно будет работать, не требуя регулярных инвестиций, то развитие ИТ-инфраструктуры в растущих компаниях требует больших и регулярных вложений. Большие бюджеты, в свою очередь, подразумевают больший уровень ответственности и, соответственно, больший уровень компетенции тех людей, которые этими проектами управляют.

Если говорить о реализации ИТ-проектов, следует обратить внимание на следующие особенности:

• зачастую в компании заказчика одновременно выполняются несколько ИТ-проектов;

• приоритеты выполнения проектов постоянно корректируются;

• по мере реализации проектов выполняется уточнение и корректировка требований и содержания проектов;

• велико влияние человеческого фактора: сроки и качество выполнения проекта в основном зависят от непосредственных исполнителей и коммуникации между ними;

• каждый исполнитель может принимать участие в нескольких проектах;

• налицо трудности планирования творческой деятельности, отсутствуют единые нормативы и стандарты;

• сохраняется повышенный уровень риска, вплоть до непредсказуемости результатов;

• происходит постоянное совершенствование технологии выполнения работ.

Анализ статистики показывает, что примерно 90 процентов ИТ-проектов аналогичны уже выполненным. У руководителя проекта имеется опыт реализации таких задач и понимание возможных проблем. В этих случаях иерархическая структура проекта и работ (ИСП/ИСР) формируется с применением подхода Top-down (сверху вниз), используется типовая структура проектной команды, планы проекта (план управления рисками, план коммуникаций и пр.) аналогичны планам предыдущих проектов. Однако 10 процентов проектов – инновационные, реализуемые «с нуля» и требующие творчества, нестандартных решений и управленческой смелости. Принятие решений в таких проектах характеризуется высокими рисками, что требует от руководителя глубоких знаний методики проектного управления и понимания особенностей её применения в сфере информационных технологий.

Применение методологии управления проектами позволяет зафиксировать цели и результаты проекта, дать им количественные характеристики, определить временные, стоимостные и качественные параметры проекта, создать реалистичный план выполнения проекта, выделить, оценить  риски и предотвратить возможные негативные последствия во время реализации проекта.

Для эффективного управления проект должен быть хорошо структурирован. Суть этого процесса сводится к выделению следующих основных элементов:

• фазы жизненного цикла проекта, этапов, работ и отдельных задач;

• организационная структура исполнителей проекта;

• структура распределения ответственности.

Жизненный цикл – это последовательность фаз проекта, через которые он должен пройти для гарантированного достижения целей проекта, в нашем случае – для реализации некоторой информационной технологии. 

Организационная структура подразумевает выделение ролей исполнителей, которые необходимы для реализации проекта, определение взаимоотношений между ними и распределение ответственности за выполнение задач.