3.5 Организация информационно справочной работы

Регистрация документов закладывает основу для организации в дальнейшем информационно-справочной работы по документам. Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах. На его основе служба ДОУ обязана в течение нескольких минут ответить на два вопроса:

• У кого, где, и в какой стадии работы находится любой документ?

• В каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу?

Для ответа на такие вопросы информационно поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения.

В момент регистрации надо составлять две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не удается. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеются две карточки – в сроковой и справочной картотеках.

После исполнения документа карточка из сроковой картотеке как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).

Любая справочная картотека состоит из РКК, для которых нужен ящик или несколько ящиков, т.к. эти карточки будут накапливаться в течение года.

Разделителями в карточной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений или направление деятельности.

Всегда отдельно ведется картотека по обращениям граждан. Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Так же отдельную картотеку заводят на законодательные, нормативные, распорядительные документы. В ней карточки располагаются по тематическому признаку. Количество карточек в организации не ограничено.

Когда в организации используется смешанная форма работы с документами, картотеки ведутся и в канцелярии и в подразделениях. В оперативной работе находятся карточки за текущие и прошедшие годы. Общий срок хранения карточек три года.

В картотеке законодательных, нормативных и распорядительных документов карточки стоят не три года, а до замены новыми.

Современные СУБД позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в РКК документа. То есть справка может выдаваться по конкретному документу, где он находится в стадии подготовки, результат исполнения, место хранения. Справки могут выдаваться по теме или содержанию, при этом можно найти конкретный документ или группу документов.

Справка может выдаваться по корреспонденту или автору, причем можно выдать и получить все документы автора, все документы автора по конкретному вопросу, либо все документы автора за конкретный период. Можно заказать и получить информацию по региону.

Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. В этом случае к регистрационной карточке прикрепляется и файл с текстом самого документа. Таким образом, компьютеры позволили во много раз уменьшить время поиска.

При ручном режиме работы еще более остро перед организацией встают вопросы оптимальной работы с документами и создание полной системы хранения документации.

Требования к такой системе:

1. Она должна занимать как можно меньше места;

2. Документы должны быть правильно расклассифицированы и подшиты в соответствующие дела;

3. Система должна быть безопасна в работе;

4. Только оперативная, часто востребованная информация должна храниться близко, а документы, к которым долго не обращаются должны быть заархивированы;

5. Система должна позволять быстро найти, локализовать необходимую информацию;

6. Система должна обеспечивать хранение и работу с конфиденциальной информацией.

При выдаче документа необходимо продумать систему слежения за ними. Варианты построения систем слежения за документами:

1. Организовать алфавитный перечень выданных документов;

2. Завести карточки выдачи и фиксировать кому, что и до какого срока выдано;

3. Использовать способ «пустые бумажники», когда на «законном» месте выданного дела в пустую папку помещают информацию о месте его нахождения.

В оперативной работе находятся карточки за текущий и прошедший год. Общий срок хранения карточек – 3 года. В картотеке по законодательным, нормативным и распорядительным документам карточки стоят до замены новыми.