Лекция 9. Сервисное обслуживание совещаний, конференций, выставок

ПЛАН

1. Совещание и его сервисное обслуживание

2. Выставки и экспозиции

3. Специфика сервисного обслуживания конференций

4. Управление сервисными мероприятиями

1. Совещание и его сервисное обслуживание

Развитие видов деятельности, связанных с организацией и проведением разного уровня научных конференций и симпозиумов, семинаров и выставок, привело к тому, что возникла настоятельная потребность в качественном сервисном обслуживании подобных мероприятий. Для проведения этих мероприятий строятся специальные конгресс-холлы, бизнес-центры, пансионаты с соответствующим уровнем сервисного обслуживания и оснащением всеми современными техническими средствами.

Собрания, конференции и выставки — не столь уж новые явления. Может, они и назывались по-другому, но с древних времен люди принимали участие в мероприятиях такого рода, проводившихся по случаю общественных, спортивных и религиозных событий. По мере того как города становились центрами провинций и государств, масштаб и частота проведения этих мероприятий увеличивались. Стали формироваться группы людей, организующих подобные мероприятия, которые постепенно становились регулярными.

Организованные группы людей, о которых идет речь, в Средневековой Европе назывались гильдиями. Они представляли интерес своей группы ремесленников и контролировали оплату и стандарты качества их труда. В США подобные организации называются ассоциациями. Первые американские ассоциации создавались в начале XVIII в. Самой первой среди них было профессиональное объединение мастеров свечного дела штата Род-Айленд.

В наши дни, согласно статистике Американского общества функционеров ассоциаций, профессиональные союзы, действующие на федеральном, региональном, штатном и местном уровнях, тратят около $53,5 млрд. долл. ежегодно на проведение 215000 конференций и собраний, в которых принимает участие около 22,6 млн. чел.

Совещания – мероприятия, во время которых люди встречаются для обмена информацией. Совещания бывают следующих типов:

- Обсуждение – мероприятие, во время которого участники изучают какой-либо вопрос, обсуждая его сначала в небольших группах, а затем все вместе.

- Дискуссия – это обсуждение проблем, касающихся каждого из участников. Обычно в ходе дискуссии выявляются две противоположные точки зрения. Их формулируют два эксперта ведущие между собой спор, а остальные присутствующие высказывают свою точку зрения, поддерживая ту или иную сторону.

- Семинар – это коммуникативная деятельность в диалоговом режиме, позволяющая участникам поделиться своими мнениями по какому-либо вопросу. Обычно в семинаре принимает участие до тридцати человек и руководит им опытный эксперт.

- Симпозиум – мероприятие, во время которого эксперты высказывают

свое суждение по какой-либо проблеме, а затем их мнения изучаются.

- Рабочая группа – небольшая группа участников, руководимых экспертом. В процессе совместной работы участники приобретают практические навыки и знания по какому-то частному вопросу.

Совещания таких типов часто организуют корпорации, ассоциации, общественные группы, образовательные, религиозные и военные учреждения.

Причины для подобных мероприятий могут быть разные, начиная от презентации новой программы сбыта до коренного поворота в политике руководства. Организуются они для того, чтобы оказать на участников какое-то влияние. Например, побывав на совещании, служащий будет знать, как подходить к тем или иным вопросам. Иногда это довольно специфичные вопросы, иногда – более общие. Например, немедленных практических результатов от дискуссии по поводу новых идей ждать не стоит.

К участию в совещаниях может привлекаться разное количество людей. Большие совещания требуют серьезной подготовки и планирования мероприятия. Они выгодны для города, где проводятся. В Сан-Франциско, городе, где проводится больше совещаний, чем в каком-либо другом городе США, средний участник этих мероприятий тратит в день примерно $300 – это почти вдвое больше, чем средний отдыхающий.

Расстановка мебели в комнате, где проводится совещание, может быть разной, в зависимости от его типа. Обычно используются три типа расстановки мебели: аудиторный, классный и коллегиальный.

Аудиторный стиль (трибуна для выступающего и длинные ряды стульев, как в театре) удобен для большой аудитории, когда участники совещания просто слушают выступающих.

Классный стиль (столы со стульями расставлены, как в классе, – в три или четыре ряда) удобен, когда количество участников небольшое и им необходимо делать записи, заглядывать в документы и справочную литературу.

Коллегиальный стиль (небольшая группа участников сидит вокруг большого прямоугольного стола) удобен для совещания типа «рабочая группа».