8

Microsoft Word

Оформление и печать документа

В этой лекции вы узнаете, как:

• настраивать внешний вид документа с помощью шаблона;

• изменять фон документа;

• изменять документ с помощью темы;

• просматривать и печатать документ;

• управлять разметкой страницы.

Microsoft Word комплектуется такими инструментами фор­матирования, как шаблоны. Вы можете создавать документы, основан­ные на одном из заданных деловых или личных шаблонов Word, а може­те создать собственные шаблоны. Вы можете задавать фон для страниц и темы для главных элементов документа. Вы можете управлять видом текста при печати, определяя разрывы страниц и разделов, использо­вать верхние и нижние колонтитулы для повторяющейся на каждой стра­нице информации. Когда работа над документом закончена, можно пе­рейти в режим предварительного просмотра и задать расположение текста перед печатью.

Использование шаблона

Точность изложения информации в документе весьма важна, но важен и внешний вид документа. Чтобы создавать ви­зуально привлекательные документы, вы можете использовать один из профессионально разработанных встроенных шаблонов Word. Шаблон - файл, который хранит характеристики и стили абзаца, форматирование страницы и макросы для использова­ния в качестве образца при создании других документов. Если вы не решите иначе, все новые документы базируются на Нормаль­ном шаблоне, который содержит минимальное число довольно простых сти­лей, включая Нормальный стиль для абзацев. Word также комплектуется шаблонами разнообразных деловых и личных документов, включая публи­кации, сообщения, письма, факсы, записки, и веб-страницы.

Для того чтобы создать документ на основе одного из встроенных шаб­лонов Word, следует выбрать шаблон в панели задач Со­здание документа. Некоторые шаблоны установлены на вашем компью­тере в ходе установки программы; другие доступны на узле Office Online.

Word поддерживает шаблоны для совместной работы (workgroup) в сети. Вы можете определять место их хранения с помощью вкладки Расположение диалогового окна Параметры, которое открывается из меню Сервис. Также вы можете опреде­лить местонахождение этих шаблонов с помощью панели задач Создание документа, щелкая на На моих веб-узлах в разделе Шаблоны.

Ч тобы создать документ на основе шаблона, в области задач, в разде­ле Шаблоны щелкните на Общие шаблоны. От­кроется диалоговое окно Шаблоны, включающее несколько вкладок с шаблонами, из числа которых можно выбрать нужный.

Доку­мент, который появится на экране, содержит заключенные в скобки за­полнители, предназначенные для ввода текста. Например, если выбрать шаблон факса, в документе появится заполнитель [введите сюда назва­ние организации]. Если заполнитель не нужен, его можно удалить. Что­бы модифицировать заполнитель, щелкните на нем и введите текст. За­вершив ввод текста, сохраните документ. Шаблон при этом останется неизменным и может быть использован для создания других докумен­тов.

Ш аблон Word можно модифицировать и использовать в дальнейшем вместо стандартного. Например, если открыть шаблон факса, вставить в него адресную информацию компании и сохранить в виде шаблона, можно использовать этот шаблон при создании факсов.

После того как вы создали документ, его можно изменить, применяя различные шаблоны. Чтобы применить шаблон к существующему доку­менту, следует щелкнуть в меню Сервис на Шаблоны и надстройки, щелкнуть на Присоединить и за­тем найти и открыть шаблон. Если два шаблона имеют стили с одинаковыми именами, вы можете решить, действительно ли формати­рование, определенное стилями нового шаблона, должно заменить фор­матирование, определенное стилями старого шаблона, выбирая Автоматически обновлять стили для нового документа.