Работа с мастерами

Мастер (Wizard) может помочь за несколько минут выполнить рутинную работу, на которую самостоятельно может уйти несколько часов. Мастера задают вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создают этот объект без какого-либо вмешательства с вашей стороны. В системе Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.

Формы и отчеты wysiwyg

Окна создания форм и отчетов имеют похожие интерфейс и возможности. Характерной особенностью является то, что форма (или отчет)создается в среде WYSIWYG (what you see is what you get – «что видишь, то и получаешь»). Эта аббревиатура означает, что при добавлении каждого нового элемента форма преобразуется, так что сразу же можно увидеть, как она будет выглядеть в приложении. В формах и отчетах можно использовать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники. Кроме того, можно изменять цвета элементов формы, добавлять тень. Рисунки, графики и даже подчиненные формы или отчеты. Формы могут состоять из нескольких страниц; отчеты могут содержать много уровней группирования и подведения соответствующих групповых итогов. Вы можете просматривать свою форму или отчет в режиме предварительного просмотра страницы и менять ее масштаб. Режим конструктора отчетов допускает использование до десяти уровней группировки и сортировки данных.

Многотабличные запросы

Многотабличный запрос является одним из самых важных средств Access. Окно Схема данных позволяет в визуальном режиме устанавливать связи между таблицами. Можно даже объединять таблицы файлов различных типов (таких, как таблица Access и таблица Dbase), а затем работать с ними, как с одним объектом. В этом окне можно выбирать отдельные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии для выбора записей. Результаты выполнения запроса можно отобразить в виде электронной таблицы, формы или отчета. Запросы имеют и другое применение. Можно создавать перекрестные запросы, которые подводят итоги, группируют данные и, в результате, создают новые таблицы. Запрос можно использовать для обновления данных в таблицах, удаления записей или объединения таблиц.

Графики и диаграммы

В системе Access используется то же графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel и PowerPoint. С его помощью можно создавать различные графики и отображать данные для удовлетворения самых взыскательных требований. В распоряжении пользователя – гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как в двух, так и в трех измерениях. Графики можно сопровождать пояснительным текстом в произвольной форме, можно изменять координатную сетку, настраивать цвет и узор, отображать значения в столбцах или секторах диаграмм и даже менять угол просмотра с помощью системы Microsoft Graph, вызываемой из Access.

Встроенные функции

Access содержит свыше ста функций – небольших встроенных программ, с помощью которых выполняются самые разнообразные задачи. В Access встроены математические, статистические и финансовые функции, функции обработки строк, работы с базами данных, функции даты/времени и другие. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчетах и запросах.