Конструктор таблиц и форматы данных

Допустим, мы сразу выбрали команду Создание таблицы в режиме конструктора. В этом случае мы получим возможность определить все поля (столбцы) нашей будущей таблицы и задать их свойства. В первую очередь разработчик должен определить следующие параметры:

1. Имя поля. По имени будет осуществляться доступ к данным. Имя можно набирать русскими буквами. Пробелы в имени лучше не использовать.

2. Тип данных. Принципиально важно, что будет находиться: текст, числа, календарные даты или что-то другое.

3. Длина поля. От этого зависит удобство работы с данными.

4. Является ли поле ключевым. По ключевым полям таблицы можно связывать друг с другом.

Индекс - свойство поля, позволяющее ускорить поиск данных и сортировку по значению этого поля. Индексация применяется практически во всех СУБД, и от того, как она организована, зависит быстродействие СУБД.

Первичный ключ - поле, которое не содержит повторяющихся значений и позволяет идентифицировать каждую запись в таблице. Классический пример первичного ключа - поле «номер по порядку». Ключевые поля всегда индексированы.

Счетчик - поле, в котором производится автоматическая нумерация записей.

Менее важными, но тоже часто используемыми являются такие параметры:

1. Формат поля, рассмотрим далее.

2. Подпись поля. Подпись может заменить имя поля в формах и таблицах, с которыми будет работать пользователь. Это особенно удобно, если имя поля недостаточно информативно.

3. Значение по умолчанию. Чаше всего такой параметр необходим для числовых или логических полей, когда обязательно наличие данных.

4. Условие на значение. Разумеется, условие должно иметь смысл применительно к поставленной перед разработчиком задаче. Формирование этого параметра - часть алгоритма функционирования базы данных. Таким образом, можно решить некоторые проблемы, не прибегая к программированию.

5. Обязательное поле. Если эта опция выбрана, при заполнении новой записи пользователь обязательно должен ввести какие-нибудь данные. В противном случае программа будет выводить «ругательные» сообщения, пока пользователь не введет данные.

Одно из полей таблицы должно быть определено как ключевое. Чтобы создать его, установите курсор на строку бланка и нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов или выберите команду Ключевое поле из контекстного меню, связанного с данной строкой. Есть и похожее понятие: первичный ключ. Он может включать несколько полей. Создавать такой составной ключ имеет смысл в том случае, когда только комбинация значений нескольких полей может однозначно идентифицировать запись в таблице. Для того чтобы создать такой составной ключ, надо выделить несколько строк в бланке, а затем использовать инструмент Ключевое поле. О том, что поле является ключевым, свидетельствует изображение ключика в области выделения строки, содержащей данные о поле. В таблице не может быть более одного ключа, поэтому если символом ключика помечены две или более строки, то, значит, эта таблица имеет составной ключ.

Формат ноля - задаёт вид отображения значений полей всех типов, кроме поля объекта OLE. В Access определены в виде раскрывающихся списков встроенные стандартные форматы для полей типов:Числовой, Дата/Время, Логический и Денежный. Пользователь может создать собственный формат с помощью символов форматирования.

Формат поля может состоять из двух частей, разделенных знаком «точка с запятой». Первая часть является собственно форматом ввода, а вторая определяет значение поля, если данные в него не были введены.

Маска ввода – свойство, которое предназначено для облегчения ввода и контроля вводимой информации. Маска ввода строится с помощью мастера, выбирается из списка (для некоторых типов полей) или самостоятельно пользователем на основе таблицы специальных символов, которую можно увидеть в справочной системе MS Access.

Примеры:

1) для ввода номера телефона \(000")"000\-00\-00 =>(062) 123-45-67;

2) для ввода почтового индекса"Index" 000 " " 000 => Index 123 456;

3) для ввода имён

>L< => Иван, Сергей - первая буква прописная, остальные строчные.

Оба свойства Формат поля и Маска ввода задают шаблон, в котором данные вводятся в таблицу. Свойство Формат поля используется для данных числового и денежного типа и не определено для текстовых полей, полей MEMO и гиперссылок. Свойство Маска ввода используется для отображения символьных констант и при вводе данных в пустые графы. Маска обеспечивает сохранение информации в определённом формате. Обычно задано одно из свойств. Если заданны одновременно оба свойства, то Маска ввода применяется для ввода и редактирования данных, а Формат поля – при отображении сохраненных данных.

Главное отличие свойств: Формат поля влияет на все содержимое поля, а Маска ввода – на часть.

Основные символы, используемые при задании маски или формата:

0 - обязательная цифра (0.. .9);

9 - цифра или пробел;

# - цифра, пробел, плюс или минус;

L - обязательная буква (если используется русский алфавит, то А..X и А.. Я);

? - необязательная буква;

А - обязательная буква или цифра;

а - обязательная буква или цифра;

& - обязательное наличие символа или пробела;

С - любой необязательный символ;

Точка, запятая, двоеточие, точка с запятой, дефис, слэш - возможные разделители данных (они сохраняют свой вид в строке).