МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УКРАИНЫ
ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
к изучению СУБД MS Access
по курсу
«Автоматизация бизнес-процессов»
для студентов специальности АУП
ДОНЕЦК, 2011 г.
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УКРАИНЫ
ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
к изучению СУБД MS Access по курсу
«Автоматизация бизнес-процессов»
для студентов специальности АУП
Р а с с м о т р е н о
на заседании кафедры
«Энергомеханические системы»
Протокол № __ от «__» _______2011 г.
У т в е р ж д е н о
На заседании учебно-издательского
Совета ДонНТУ
Протокол № __ от «__» _______2011 г.
Донецк 2011
УДК 681.3.016
Методические указания к изучению системы управления базами данных при выполнении расчетно-практической работы по дисциплине «Автоматизация бизнес-процессов» для студентов специальности 0502 «Автоматизация и компьютерно-интегрированные технологии»/Сост.: Т.А.Устименко, К.Н.Маренич -Донецк: ДонНТУ, 2010.-52 с.
Приведены общие сведения о СУБД MS Access 2003, описаны основные составные части базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты. Составленные лабораторные работы позволят студентам получить навык создания простейших баз данных.
Методические указания могут быть рекомендованы для организации самостоятельной работы студентов специальности 0502 «Автоматизация и компьютерно-интегрированные технологии»
Составитель: Т.А.Устименко, доц.,
К.Н.Маренич, доц.
Рецензент А.П.Кононенко, проф.,
А.С.Оголобченко, доц.
Отв. за выпуск Н.Г.Бойко, проф.
2011
Оглавление
Введение. Общие сведения 5
Таблицы 8
Конструктор таблиц и форматы данных 9
Формирование связи 11
Целостность данных 13
Работа с мастерами 13
Формы и отчеты WYSIWYG 14
Многотабличные запросы 14
Графики и диаграммы 15
Встроенные функции 15
Макрос: программирование без программирования 15
Модули: Visual Basic for Applications 15
Импортирование, экспортирование и связывание внешних файлов 16
Возможности DDE и OLE 16
Постановка практической задачи 17
Лабораторная работа № 1 19
Создание структуры базы данных и установление связей между таблицами 19
Лабораторная работа № 2 24
Создание однотабличных форм для ввода данных в таблицы 24
Лабораторная работа № 3 28
Формирование запросов для многотабличной базы данных 28
Лабораторная работа № 4 35
Разработка сложной составной формы со встроенной диаграммой 35
Лабораторная работа № 5 37
Создание отчетов с вычисляемыми полями и итоговыми данными 37
Лабораторная работа № 6 39
Завершение работы над базой данных: разработка кнопочного меню 39
СУБД Access: основные термины 41
Индивидуальные задания по курсу «Автоматизация бизнес-процессов» 43
Список литературы 53
Введение. Общие сведения Структура базы данных
Структура базы данных Access показана на рис. 1.1 Основной единицей хранения данных здесь является таблица. Ее колонки называются полями, а строки, применительно к базам данных, называются записями. Пользователь может создавать поля и записи, определять их свойства, заполнять данными и при необходимости удалять. Вообще говоря, можно представить базу данных, состоящую только из одной таблицы, хотя на практике таблиц бывает несколько. При конструировании базы данных должно соблюдаться правило: данные не должны повторяться. Это диктует необходимость размещения данных в разных таблицах.
Запись из одной таблицы может быть связана с несколькими записями другой таблицы. Информация о том, как связаны таблицы, тоже хранится в файле базы данных и носит название схемы данных. Вид связи не может быть выбран произвольно - его определяет конкретная ситуация.
Информацию из связанных таблиц можно объединить с помощью запросов, форм или отчетов. Пользователь базы данных может и не догадываться о том, как именно хранятся данные, если он работает с формой.
Для отбора данных из таблиц в Access предусмотрено такое средство, как запросы. Их тоже можно представлять себе в виде таблиц, но таблицы эти виртуальные. В них используются или данные из обычных таблиц, или создаются вычисляемые поля. Запросы позволяют фильтровать записи и выполнять сортировку данных. В основе запроса лежит инструкция на языке SQL, но визуально Access представляет запрос именно в виде таблицы, что достаточно удобно.
Рисунок 1.1 – Структура база данных Access
Самым употребительным средством отображения данных является форма. Как правило, формы создаются, чтобы облегчить пользователю ввод или поиск данных. Здесь действует другое правило разработчика баз данных: работа обычных пользователей должна быть максимально приближена к работе с существующими популярными программами. Иными словами, обычные работники не должны вникать в тонкости функционирования баз данных, это дело разработчика или программиста.
Формы также удобны и для создания распечаток. Часто внешний вид форм повторяет вид документов, с которыми принято работать в данной организации.
Часто создать форму невозможно без создания вспомогательных программ, В Access есть два пути для этого: создание макросов или написание процедур на Visual Basic.
Отчет - более сложное средство отображения информации, нежели форма. Обычно отчеты создаются как документы, предназначенные для вывода на печать, и состоят из нескольких страниц. Это, разумеется, определяет некоторые особенности конструирования отчетов.
Страница доступа к данным – документ в формате HTML, источником информации в котором служит база данных Access.
Создать базу данных можно несколькими способами. Можно начать разработку «с нуля», то есть с пустой базы данных, и заполнять ее данными и объектами, Можно использовать мастер для формирования готовой структуры, а затем приспосабливать ее для своих целей. Можно также использовать готовый шаблон БД. В дальнейшем мы познакомимся со всеми тремя способами.
В любом случае, перед тем как приступать к работе с файлом БД, разработчик должен проделать некоторую предварительную работу:
1. Определить перечень задач, которые будут решаться с помощью базы данных.
2. Определить источники данных, необходимые для базы данных, и оценить объем этих данных.
3. Определить перечень полей (столбцов таблиц), которые необходимы для хранения данных. Определить перечень таблиц, которые будут содержать эти поля. Придумать имена для таблиц и полей.
4. Определить способ заполнения базы данными (сколько людей будут в этом участвовать, придется ли объединять данные нескольких пользователей и т.п.). Полезно также разработать примерный вид форм, в которые будут вводиться эти данные.
5. Определить способ получения результата использования базы (это может быть, например, распечатка или вывод на экран).
Потом можно приступать и к созданию БД. Обычно разработка включает несколько этапов.
Создание таблиц. В частности, определение ключевых полей, выбор типов полей, выбор форматов данных.
Установка связей между таблицами.
Создание запросов на основе таблиц.
Заполнение базы данных определенным количеством информации, позволяющим протестировать базу.
Разработка форм и отчетов.
Создание программ для обработки данных. Отладка этих программ.
Решение вопросов безопасности данных и подготовка базы для передачи пользователям.
Таблицы
Таблицы являются основой любой базы данных - главным хранилищем информации. От того, как организовано хранение данных в таблицах, во многом зависит успех всего проекта. В процессе работы разработчику приходится не раз возвращаться к конструированию таблиц и менять их структуру. Существует очень большое количество параметров, так или иначе связанных с таблицами или данными (например, форматы данных), о которых необходимо знать во время проектирования и разработки базы данных.
В свою очередь, Access предоставляет много возможностей для работы с таблицами. Есть несколько режимов их создания (путем внесения данных, с помощью мастера, с использованием конструктора), а во время просмотра данных можно пользоваться разнообразным инструментарием программы для выполнения полезных операций.