Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Методичка ACCESS.doc
Скачиваний:
0
Добавлен:
01.04.2025
Размер:
537.6 Кб
Скачать

53

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УКРАИНЫ

ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

к изучению СУБД MS Access

по курсу

«Автоматизация бизнес-процессов»

для студентов специальности АУП

ДОНЕЦК, 2011 г.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УКРАИНЫ

ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

к изучению СУБД MS Access по курсу

«Автоматизация бизнес-процессов»

для студентов специальности АУП

Р а с с м о т р е н о

на заседании кафедры

«Энергомеханические системы»

Протокол № __ от «__» _______2011 г.

У т в е р ж д е н о

На заседании учебно-издательского

Совета ДонНТУ

Протокол № __ от «__» _______2011 г.

Донецк 2011

УДК 681.3.016

Методические указания к изучению системы управления базами данных при выполнении расчетно-практической работы по дисциплине «Автоматизация бизнес-процессов» для студентов специальности 0502 «Автоматизация и компьютерно-интегрированные технологии»/Сост.: Т.А.Устименко, К.Н.Маренич -Донецк: ДонНТУ, 2010.-52 с.

Приведены общие сведения о СУБД MS Access 2003, описаны основные составные части базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты. Составленные лабораторные работы позволят студентам получить навык создания простейших баз данных.

Методические указания могут быть рекомендованы для организации самостоятельной работы студентов специальности 0502 «Автоматизация и компьютерно-интегрированные технологии»

Составитель: Т.А.Устименко, доц.,

К.Н.Маренич, доц.

Рецензент А.П.Кононенко, проф.,

А.С.Оголобченко, доц.

Отв. за выпуск Н.Г.Бойко, проф.

2011

Оглавление

Введение. Общие сведения 5

Таблицы 8

Конструктор таблиц и форматы данных 9

Формирование связи 11

Целостность данных 13

Работа с мастерами 13

Формы и отчеты WYSIWYG 14

Многотабличные запросы 14

Графики и диаграммы 15

Встроенные функции 15

Макрос: программирование без программирования 15

Модули: Visual Basic for Applications 15

Импортирование, экспортирование и связывание внешних файлов 16

Возможности DDE и OLE 16

Постановка практической задачи 17

Лабораторная работа № 1 19

Создание структуры базы данных и установление связей между таблицами 19

Лабораторная работа № 2 24

Создание однотабличных форм для ввода данных в таблицы 24

Лабораторная работа № 3 28

Формирование запросов для многотабличной базы данных 28

Лабораторная работа № 4 35

Разработка сложной составной формы со встроенной диаграммой 35

Лабораторная работа № 5 37

Создание отчетов с вычисляемыми полями и итоговыми данными 37

Лабораторная работа № 6 39

Завершение работы над базой данных: разработка кнопочного меню 39

СУБД Access: основные термины 41

Индивидуальные задания по курсу «Автоматизация бизнес-процессов» 43

Список литературы 53

Введение. Общие сведения Структура базы данных

Структура базы данных Access показана на рис. 1.1 Основной единицей хранения данных здесь является таблица. Ее колонки называются полями, а строки, применительно к базам данных, называются записями. Пользователь может создавать поля и записи, определять их свойства, заполнять данными и при необходимости удалять. Вообще говоря, можно представить базу данных, состоящую только из одной таблицы, хотя на практике таблиц бывает несколько. При конструировании базы данных должно соблюдаться правило: данные не должны повторяться. Это диктует необходимость размещения данных в разных таблицах.

Запись из одной таблицы может быть связана с несколькими записями другой таблицы. Информация о том, как связаны таблицы, тоже хранится в файле базы данных и носит название схемы данных. Вид связи не может быть выбран произвольно - его определяет конкретная ситуация.

Информацию из связанных таблиц можно объединить с помощью запросов, форм или отчетов. Пользователь базы данных может и не догадываться о том, как именно хранятся данные, если он работает с формой.

Для отбора данных из таблиц в Access предусмотрено такое средство, как запросы. Их тоже можно представлять себе в виде таблиц, но таблицы эти виртуальные. В них используются или данные из обычных таблиц, или создаются вычисляемые поля. Запросы позволяют фильтровать записи и выполнять сортировку данных. В основе запроса лежит инструкция на языке SQL, но визуально Access представляет запрос именно в виде таблицы, что достаточно удобно.

Рисунок 1.1 – Структура база данных Access

Самым употребительным средством отображения данных является форма. Как правило, формы создаются, чтобы облегчить пользователю ввод или поиск данных. Здесь действует другое правило разработчика баз данных: работа обычных пользователей должна быть максимально приближена к работе с существующими популярными программами. Иными словами, обычные работники не должны вникать в тонкости функционирования баз данных, это дело разработчика или программиста.

Формы также удобны и для создания распечаток. Часто внешний вид форм повторяет вид документов, с которыми принято работать в данной организации.

Часто создать форму невозможно без создания вспомогательных программ, В Access есть два пути для этого: создание макросов или написание процедур на Visual Basic.

Отчет - более сложное средство отображения информации, нежели форма. Обычно отчеты создаются как документы, предназначенные для вывода на печать, и состоят из нескольких страниц. Это, разумеется, определяет некоторые особенности конструирования отчетов.

Страница доступа к данным – документ в формате HTML, источником информации в котором служит база данных Access.

Создать базу данных можно несколькими способами. Можно начать разработку «с нуля», то есть с пустой базы данных, и заполнять ее данными и объектами, Можно использовать мастер для формирования готовой структуры, а затем приспосабливать ее для своих целей. Можно также использовать готовый шаблон БД. В дальнейшем мы познакомимся со всеми тремя способами.

В любом случае, перед тем как приступать к работе с файлом БД, разработчик должен проделать некоторую предварительную работу:

1. Определить перечень задач, которые будут решаться с помощью базы данных.

2. Определить источники данных, необходимые для базы данных, и оценить объем этих данных.

3. Определить перечень полей (столбцов таблиц), которые необходимы для хране­ния данных. Определить перечень таблиц, которые будут содержать эти поля. Придумать имена для таблиц и полей.

4. Определить способ заполнения базы данными (сколько людей будут в этом участвовать, придется ли объединять данные нескольких пользователей и т.п.). Полезно также разработать примерный вид форм, в которые будут вводиться эти данные.

5. Определить способ получения результата использования базы (это может быть, например, распечатка или вывод на экран).

Потом можно приступать и к созданию БД. Обычно разработка включает несколько этапов.

  1. Создание таблиц. В частности, определение ключевых полей, выбор типов полей, выбор форматов данных.

  2. Установка связей между таблицами.

  3. Создание запросов на основе таблиц.

  4. Заполнение базы данных определенным количеством информации, позволяющим протестировать базу.

  5. Разработка форм и отчетов.

  6. Создание программ для обработки данных. Отладка этих программ.

  7. Решение вопросов безопасности данных и подготовка базы для передачи пользователям.

Таблицы

Таблицы являются основой любой базы данных - главным хранилищем информации. От того, как организовано хранение данных в таблицах, во многом зависит успех всего проекта. В процессе работы разработчику приходится не раз возвращаться к конструированию таблиц и менять их структуру. Существует очень большое количество параметров, так или иначе связанных с таблицами или данными (например, форматы данных), о которых необходимо знать во время проектирования и разработки базы данных.

В свою очередь, Access предоставляет много возможностей для работы с таблицами. Есть несколько режимов их создания (путем внесения данных, с помощью мастера, с использованием конструктора), а во время просмотра данных можно пользоваться разнообразным инструментарием программы для выполнения полезных операций.