Условия контроля

Необходимо, чтобы:

основные исполнители брали на себя обязательства по предлагаемой системе;

были определены долгосрочные задачи организации;

существовала адекватная база данных, на которой будут основываться прогнозы и затраты;

была составлена организационная схема, где четко были бы определены области полномочий и ответственности, затем организация может быть подразделена на сметные центры таким образом, чтобы каждый управляющий имел свою смету и получал контрольную информацию о своем подразделении (это уже по существу учет по центрам ответственности);

был определен ограничивающий фактор.

была сформирована планово-финансовая комиссия выпускалось руководство по разработке смет;

Центр составления сметы

Четко определенная часть организации, сформированная в целях функционирования системы сметного контроля. Каждая функция в рамках организации должна относиться на соответствующие центры составления сметы.

При определении таких центров важно принимать во внимание ответственность управляющих. Управляющий, ответственный за центр составления сметы (например, механический цех в рамках функции производства), должен быть вовлечен в стадию планирования составления сметы в отношении своей сферы ответственности и должен своевременно получать контрольную информацию.

Сметный период

это период времени, на который готовиться бюджет и который является предметом контроля. Продолжительность периода будет зависеть от:

Природа бизнеса

В кораблестроительстве или энергоснабжении, сметный период может составлять от 10 до 20 лет и это нормально. А для легкой промышленности (пошив одежды и мода) уместно применять сметный период, составляющий менее одного года.

Части компании, по которой составляется смета

по капитальным затратам смета обычно составляется на более длительный период, чем в отношении, например, объема производства.

Основа контроля

многие компании используют 12-месячный период в качестве основного сметного периода, но в то же самое время общепринятым является то, что годовой бюджет разбивается поквартально или помесячно. Это, прежде всего, имеет место в целях контроля, так как фактические и сметные результаты должны непрерывно контролироваться. Не практично ждать конца 12-месячного сметного периода, а потом проводить контрольные сравнения

Планово - финансовая комиссия

Обеспечивает принятие реалистических смет и их должную координацию должна состоять из специалистов высокого уровня, представляющих основные сегменты компании. Главная ее задача - обеспечение принятия реалистических смет и их должная координация. Если смета будет считаться невыполнимой, она не будет служить средством стимулирования деятельности.

Планово-финансовая комиссия должна назначить менеджера, который будет руководить составлением бюджета. Обычно это бухгалтер. Его роль заключается в координации отдельных бюджетов в обобщенный бюджет компании с тем, чтобы комиссия в составлении могла видеть влияние отдельных бюджетов на бюджет компании в целом.

Функции планово-финансовой комиссии:

сообщение подробностей политики составления бюджетов и основных направлений лицам, ответственным за составление бюджетов;

определение ограничивающего фактора;

подготовка программы сбыта;

первоначальная подготовка бюджетов;

обсуждение бюджетов с вышестоящим руководством;

координация и анализ рассмотренных бюджетов;

окончательное принятие бюджетов;

последующий анализ бюджетов и выработка рекомендуемых корректирующих действий.