Этапы подготовки функциональных смет

Оценивание объемов производства и реализации по отдельным продуктам и заказчикам:

Оценивание спроса на организационные виды деятельности; Определение ресурсов, необходимых для осуществления организационных видов деятельности:

Оценивание для каждого ресурса количества, которое должно быть поставлено, чтобы удовлетворить спрос на этот ресурс;

Выполнение действий по корректировке объемов ресурсов, чтобы они соответствовали запланированным их поставкам.

Составление смет с нулевой базой (на основе приоритета)

попытка преодолеть ограничения традиционных приростных смет. Указанный подход требует, чтобы все виды деятельности были обоснованы и получили соответствующий приоритет, прежде чем будут приняты решения по выделению ресурсов по каждому виду деятельности.

Подход на основе нулевой базы основывается на программах и видах деятельности, а не на функциональных отделах, которые строят свою работу на постатейной основе, что является характерной чертой традиционных смет.

Составление смет с нулевой базой основано на убеждении, что планируемые расходы для реализуемых программ должны начинаться с нулевой базы, т.е. каждый год смета должна составляться так, словно продолжающаяся программа только что запускается.

Зависимость расходы—выгоды

Сотрудники, предоставляющие отдельные сметы, должны указывать свои требования таким образом, чтобы все средства распределялись по принципу превышения выгод над затратами.

Данный принцип подвергает сомнению все прежние допущения и служит инструментом для систематического анализа реализуемых проектов, который позволяет отказываться от неприбыльных.

Дискреционные расходы

Расходы, в отношении которых менеджеры имеют некоторую свободу действий в выделении средств на какой-то вид деятельности.

Составление смет с нулевой базой лучше всего подходит к дискреционным расходам и вспомогательным видам деятельности. Примерами расходов этого типа являются затраты на рекламу, исследования и разработки, подготовку персонала, в этом случае оптимальной зависимости между исходными ресурсами (измеряемыми затратами) и конечными результатами (измеряемыми поступлениями или некоторыми другими целевыми функциями) нет. Более того, в этом случае на эти расходы не распространяются некоторые предыдущие обязательства. Действительно, менеджеры сами могут определить, какое количество услуг они желают приобрести, и здесь нет отработанных методов, предписывающих, сколько надо потратить средств в каждый конкретный период времени.

Составление смет с нулевой базой включает этапы:

описание в организации каждого вида деятельности, в отношении которых необходимо принять решение, в рамках общего пакета принимаемых решений

оценивание и ранжирование решений с точки зрения их приоритетности

распределение ресурсов на основе приоритетности с учетом общих выделенных средств

Для каждой структурной единицы в организации, которая уполномочена принимать решения, готовятся пакеты решений. Такая структурная единица может заниматься отдельной программой или группой видов деятельностей, выполняемых организацией. Пакет решений показывает, как конкретная программа будет выполняться при различных дополнительных (инкрементных) уровнях активности, при которых на каждую конкретную функцию может быть выделено разное количество ресурса. Отдельный пакет, как правило, готовится на базовом уровне для каждой программы. Это минимальный уровень услуг или вспомогательных видов деятельности, отражающих основные цели организации. Дополнительные услуги или вспомогательные виды деятельности более высокого уровня описываются в одном или нескольких дополнительных пакетах. Например, менеджеров могут попросить указать базовый пакет на уровне 70% от текущих расходов, а остальные пакеты представить в дополнительном формате. После того как составление пакетов решений завершено, менеджеры могут приступать к повторному анализу процесса. Чтобы определить, сколько средств истратить и где их истратить, они ранжируют пакеты в порядке убывания выгод, которые организация получит от их реализации. Теоретически, после того как менеджеры установили общий сметный уровень расходов, пакеты должны утверждаться на основе принципа максимального соотношения между выгодами, получаемыми организацией от реализации пакета, и расходами на эту организацию.

Преимущества смет с нулевой базой перед традиционными:

1. В традиционных сметах наблюдается тенденция экстраполировать прошлые результаты, добавляя к показателям текущего года процентную надбавку. При составлении смет с нулевой базой недостатков приростных смет нет, поэтому можно говорить, что сделан шаг вперед с точки зрения распределения ресурсов по потребностям или получаемым выгодам. Другими словами, в отличие от традиционных смет объем финансирования изначально никому не гарантирован.

2. При применении системы составления смет с нулевой базой проявляется более критический подход ко всем статьям, чем в традиционном подходе, который исходит из того, что текущая практика составления смет соответствует принципу «деятельность за деньги».

3. При применении системы составления смет с нулевой базой основное внимание уделяется конечным результатам по принципу «выгоды за деньги». Однако составление смет с нулевой базой никогда не достигало такого широкого размаха, на который рассчитывали его сторонники. Основная причина неудачи этого подхода связана скорее всего с тем, что он слишком дорого стоит в применении и требует больших затрат времени. Так, для определения содержания пакетов решений и их целевого предназначения требуется много и средств и времени. Кроме того, часто таких пакетов предлагалось слишком много, а соответствующей информации, которая позволила бы их ранжировать по привлекательности для организации, было недостаточно. Проведенные в этой области исследования позволяют предположить, что многие организации стараются использовать при составлении смет подход на основе нулевой базы не так, как он описан в научной литературе, а избирательно и приблизительно. Например, он применяется не к деятельности организации в целом, а только к тем направлениям, которые в первую очередь волнуют руководство. Часто этот подход применяется не как процесс, а как реализация разовой программы по снижению затрат. Некоторые из преимуществ составления смет с нулевой базой можно получить, если воспользоваться приростными сметами с приоритетами. В этом случае менеджеры должны при составлении смет показать, как изменятся виды деятельности или какие другие изменения произойдут, если представленные ими проекты смет увеличить или снизить на какой-то процент (например, на 10%). Здесь сметное распределение осуществляется по результатам сравнения изменений в расходах и изменений в получаемых выгодах. Таким образом, приростные сметы е приоритетами представляют экономический компромисс между сметами с нулевой базой и традиционными приростными сметами.