3. Информирование

Доведение планов до различных центров ответственности, снабжение подразделений всеми нужными сведениями о планах, политике и ограничениях организации. Обеспечение ответственности каждого работника за исполнение сметы.

Организация будет функционировать эффективно только при обеспечении ее четкой и полной информацией. Это необходимо, для того чтобы ее подразделения имели все нужные сведения о планах, политике м ограничениях, которыми, как считается, они должны руководствоваться в своей деятельности. Каждый менеджер и каждый работник организации должны четко понимать свою роль в исполнении годовой сметы. При таком подходе легче обеспечить ответственность каждого сотрудника за исполнение сметы. При помощи сметы высшее руководство информирует о своих намерениях руководителей более низких уровней, поэтому все сотрудники имеют возможность понять эти намерения и могут координировать свою деятельность, чтобы добиться решения поставленных перед ними целей. Информация передается не только через саму смету, много важных данных сообщается уже в процессе ее подготовки.

4. Стимулирование (мотивация)

Поддержание здоровой напряженности деятельности путем указания реальных, но труднодостижимых целей, развитие соревновательности, личной заинтересованности

Смета может стать полезным средством воздействия на работу менеджеров, побуждая их действовать в интересах достижения целей организации в целом. Смета представляет собой норму, в достижении которой. при определенных обстоятельствах, менеджер может быть заинтересован и лично. Однако иногда сметы могут стать причиной неэффективной работы и возникновения конфликтов между менеджерами Но если сотрудники организации принимали активное участие в разработке сметы, и смета используется как средство, при помощи которого менеджеры управляют своими подразделениями, то она может оказаться мощным стимулятором соревнования. И наоборот, если смета диктуется сверху и скорее представляет собой угрозу, нежели основу для соревнования, то она может оказаться тормозящим фактором и принести больше вреда, чем пользы.

5. Управление по отклонениям

Выявление отклонений различных показателей деятельности предприятия от плановых показателей, скорректированных на фактический объем производства (гибкой сметы). Устранение причин отклонений, выявление участков производства, требующих повышенного внимания

Смета помогает менеджерам в управлении теми видами деятельности, за которые они отвечают, и в контроле их выполнения. Сравнивая фактические результаты со сметными показателями различных статей расходов, менеджеры могут установить, какие затраты не соответствуют первоначальному плану, и поэтому требуют их внимания. Такой подход позволяет менеджерам применять систему управления по отклонениям, когда внимание руководителя и его усилия концентрируются в первую очередь на тех показателях, которые в значительной степени отклонились от плановых. Изучая причины выявленных отклонений, менеджеры должны уметь распознавать такие недостатки, как, например, закупка материалов низкого качества. По мере определения причин неэффективности для исправления ситуации должны предприниматься соответствующие действия.