Ситуационный обзор: прошлая и текущая деятельность. Оценка риска планов деятельности. Цели и концепции бюджетных систем.

Для прогнозирования деятельности организации в будущем важно знать, как затраты и поступления будут себя вести при изменении условий деятельности организации в будущем. Например, как будут меняться доходы и расходы в связи с изменением уровня активности. Активность, или объем производства, может измеряться в единицах выпущенной или реализованной продукции, часах работы, расстоянии, на которое осуществлены перевозки, в числе принятых пациентов, поступивших в учебное заведение студентов или другим подходящим показателем, характеризующим деятельность организации.

Прогноз доходов

Для определения размера будущих поступлений проводятся маркетинговые исследования, учитывая:

релевантный прошлый опыт деятельности емкость рынка

возможную долю рынка при сложившейся конкурентной среде эластичность спроса эффект усилий по продвижению продукции

Прогноз и классификация расходов

Поведение затрат в будущем зависит от их характера, поэтому затраты делятся на:

Переменные затраты

изменяются прямо пропорционально объему продукции или уровню деятельности, т.е. увеличение объема деятельности в два раза приведет к удвоению переменных издержек. Следовательно, общие переменные издержки являются линейной функцией от фактора активности, а издержки этого рода на единицу продукции — величиной постоянной.

Цели и концепции прогнозов (бюджетов, смет)

1. Планирование

Заблаговременная конкретизация долгосрочных планов. Устранение поспешности и экспромтов в принятии решений. Предвидение и устранение будущих проблем.

Принятие основных решений по планированию — важная часть процесса перспективного планирования. Однако процесс составления годовой сметы ведет к конкретизации этих планов, так как для проведения в жизнь перспективных планов менеджеры должны иметь более подробные документы. Если годовая смета отсутствует, текучка повседневной деятельности может привести к тому, что менеджеры не будут заниматься планированием будущих операций. Составление же сметы гарантирует, что менеджеры станут планировать будущие операции, принимая во внимание возможные изменения условий деятельности в следующем году, и определять меры, которые необходимо принять уже сейчас, чтобы отреагировать на предстоящие изменения условий. Этот процесс заставляет менеджеров предвидеть проблемы до того, как они возникнут, и поэтому вероятность поспешных решений, принимаемых экспромтом и определяемых только текущей целесообразностью, при таком подходе сводится к минимуму.

2. Координация

Согласование функций различных подразделений, сведение разрозненных действий в единый процесс, устранение противоречий интересов отдельных участков с интересами компании в целом, предотвращение возможных конфликтов

Составление сметы своего рода механизм, при помощи которого действия различных подразделений организации могут быть согласованы и сведены в единый процесс. При отсутствии общего руководства каждый менеджер может принимать свое решение, полагая, что оно лучше будет служить интересам организации. Например, менеджер по закупкам может руководствоваться при размещении заказов желанием делать их как можно более крупными, что позволяет получить большую скидку. пропорциональную размеру партии; менеджер по производству стремится избегать больших товарно-материальных запасов, а бухгалтера в первую очередь волнует то, как принимаемые решения влияют на потоки денежных средств. Цель составления сметы состоит в урегулировании этих противоречий в пользу компании в целом, а не какого-то ее отдельного подразделения. Таким образом, составление сметы побуждает руководителей изучать взаимоотношения своего подразделения с другими и в процессе изучения предусматривать возможные конфликты и разрешать их, если они возникнут.