22. Гриф согласования

Согласование - это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа. Согласование может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования, о чем делается отметка на месте проставления грифа согласования:

23. Визы согласования документа

Внутреннее согласование оформляется визой, которая состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечания, дополнения или не согласно с документом, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу. На внутренних документах виза проставляется на обороте по­следнего листа подлинника документа, на исходящих - на послед­нем листе копии, остающейся в деле организации.

24. Печать

Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема, и не накладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или «Место для печати». Печати бывают гербовыми и простыми. К последним относятся печати организации и структурных подразделений. Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

25. Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производится для придания ей юри­дической силы. Копии документов заверяются руководителем орга­низации или уполномоченными им должностными. Отметка о заверении копии (или выписки из документа) состоит из слова «Верно», наименования должности сотрудника, заверивше­го копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. При пересылке копии документа в другие организации или вы­даче ее на руки отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью.

26. Отметка об исполнителе

Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения за­тронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располага­ется на лицевой стороне первого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа.

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка проставляется на первой странице документа на нижнем поле и включает и себя слова «В дело», номер дела по номенклатуре дел, подпись исполнителя документа, дату проставления отметки.

28. Отметка о поступлении документа в организацию

Реквизит проставляется в нижнем правом углу первого листа до­кумента при его экспедиционной обработке. Как правило, для этого используется специальный штамп с наименованием организации.

29. Идентификатор электронной копии документа

Реквизит, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носи­теле, а при необходимости - дату и другие поисковые данные.

2.

Основные требования к оформлению бланков управленческой документации предприятий, учреждений или организаций отражены в ГОСТ Р6.30-2003.

Документооборот современной организации использует бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями вышеозначенного стандарта допускается применение бланков формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм). Выбор формата бланка при подготовке документа определяется в зависимости от объема текста. Помимо размерных требований к бланкам предъявляются и некоторые другие, в частности:

а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы документа);

б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;

в) размещение полей и разметок.

Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м2, а белизна не менее 90%). Подробнее ГОСТ 93-27.60. Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве и смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (то есть отслаиванию отдельных частичек или волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве. Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков – темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.

Документы, оформленные на бланках, в соответствии с требованиями п. 4.1 ГОСТ Р6.30-2003 должны иметь поля - свободное от текста пространство по краям листа размером не менее 20 мм с левого, верхнего и нижнего краев, 10 мм – с правого. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. К примеру, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Бланки организационно-распорядительной документации проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, на основе как углового, так и продольного их размещения. Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается наиболее выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20% процентов площади формата. Угловое расположение наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя и нанесения резолюции. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу. Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме писем. Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов. Разработка особого бланка писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций – получателей писем.

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т.п.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при это дополняется реквизитом «Наименование документа» Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Заказ на изготовление бланков производиться через отдел делопроизводства и архива. Допускается изготовление бланков в подразделениях на средствах множительной техники. Бланки организации подлежат учету. С этой целью на них с оборотной стороны типографским способом, нумератором или при помощи оперативной полиграфии проставляют порядковые номера, а при необходимости – и серии этих номеров. Учет бланков организации ведется раздельно по видам бланков. Данные учета отражаются в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) с применением следующих реквизитов:

1) при поступлении бланков: наименование вида бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование поставщика бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков;

2) при выдаче бланков: наименование вида бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя бланков; расписка в получении; примечания (отметка об уничтожении и т.д.).

3.

Несмотря на то, что из содержания ГОСТ Р6.30-2003 исключены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению в организации бланков с воспроизведением государственного герба РФ (гербов субъектов РФ), это отнюдь не означает упразднения указанных требований. В соответствии с ГОСТ Р6.30-97 такие бланки являются полиграфической продукцией и подлежат учету. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штепмельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида полиграфической продукции на высоком качественной уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам организаций, которые ведут учет изготовленных бланков – на карточках или в журналах отдельно по каждому виду бланков, количество бланков, количество бланков, выданных сотрудникам для работы, количество испорченных бланков. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет служба делопроизводства организации.