Раздел I. Понятие и организация делопроизводства

Изложение теоретических основ понятия делопроизводства предполагает раскрытие сущности и организационных форм делопроизводства, определение места и роли документов в процессе управленческой деятельности.

В этом разделе следует осветить предмет, задачи и содержание данного курса, связь с другими учебными дисциплинами.

Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов, в том числе от умения надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, т.е. правильно составить и оформить документ. Кроме того, при работе с документами возникают и другие проблемы, которые приходится решать в ежедневной практической деятельности (вопросы, связанные с регистрацией документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив или уничтожением и др.). Вся эта совокупность работы с документами определяется понятием «делопроизводство». Студентам следует тщательно разобраться в организации делопроизводства на предприятии (в организации).

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах. Все управленческие функции связаны с составлением определенных документов. Кроме того, не обходятся без документационного обеспечения процессы принятия управленческих решений и коммуникации.

Переход экономики Республики Беларусь к рыночным отношениям требует проведения необходимых мероприятий по разработке и введению национальных унифицированных форм документов, т.е. совокупности реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенными на носителе информации в определенном порядке. Унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации. Необходимо изучить основные унифицированные системы документации.

Составной частью делопроизводства является документирование – процесс составления и оформления документов. Исторически документирование развивается по следующим двум направлениям: документирование по общим вопросам управления и документирование специальных сторон управленческой деятельности.

Все документы могут быть классифицированы по различным признакам. Следует усвоить классификацию документов по происхождению, сложности содержания, воспроизведению, способу передачи содержания, технике воспроизведения, назначению, месту составления, приемам записи, форме, виду материального носителя, срокам хранения, срокам исполнения, степени обязательности.

Раздел II. Технология работы с документами

При изучении данного раздела студенту сначала необходимо уяснить понятие документооборота, раскрыть принципы рациональной организации документооборота.

Важно понять порядок прохождения и исполнения входящих и исходящих документов. Для этого особое внимание следует обратить на последовательность операций с входящими документами, начиная от первичной обработки до передачи на исполнение. Несколько другая технология применяется при работе с исходящими документами, которые создаются в организации для внешних отношений. По той же схеме, что и исходящие, создаются внутренние документы.

Важнейшей функцией любого учреждения является организация контроля исполнения документов. Объектами контроля являются качество и сроки исполнения документов. Каждое учреждение имеет для этого справочную картотеку. Студентам необходимо изучить сроки исполнения документов, а также виды контроля.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Нужно подробно изучить перечень документов, включаемых в номенклатуру дел, принципы ее построения.

В соответствии с номенклатурой дел формируются дела. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. Существуют определенные требования при формировании дел.

Документы, отслужившие в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем подлежат уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Особое место в технологии делопроизводства организации занимает работа с предложениями, заявлениями, жалобами граждан. Следует подробно рассмотреть порядок ведения делопроизводства по предложениям, заявления, жалобам граждан.

В целях повышения оперативности управленческого труда, сокращение затрат на документирование, обработку, передачу и поиск документной информации, усиления контроля исполнения, рационализации, сокращения количества документов в организациях проводится механизация и автоматизация работы с документами. Механизация является обязательным условием работы с документами. Автоматизация производится в организациях, уже имеющих вычислительную базу для решения различных задач управления, и при наличии определенных условий. Студентам рекомендуется тщательно разобраться в сущности механизации и автоматизации документооборота, условиях их осуществления, изучить виды автоматизации.