4.5. Відповідальні особи організації

До відповідальних осіб відносяться наступні категорії осіб: керівники організації і структурних підрозділів; головний бухгалтер організації; керівник кадрової служби; касир; відповідальний за складання податкових регістрів.

Дані про відповідальних осіб організації вносяться до регістра відомостей Відповідальні особи організацій (меню Операції). Ця інформація використовується при формуванні регламентованої звітності і розшифрування підпису в друкарських формах первинних документів і звітів. В програмі зберігається історія зміни призначення відповідальних осіб. При введенні нового запису (рис. 4.14) необхідно вказати дату, починаючи з якої вона діятиме. Також вказуються: у полі Структурна одиниця – організація або підрозділ організації для якої вводяться дані; у полі Відповідальна особа – вибирається категорія відповідальної особи із запропонованого переліку; у полі Фізична особа – з довідника Фізичні особи вибирається особа, дані якої повинні виводитися в регламентованій звітності і друкарських формах наказів; у полі Посада – вказується посада відповідальної особи (шляхом вибору з довідника Посади організацій).

Рис 4.14. Формування списків відповідальних осіб та розраховувачів

Заробітна плата в програмі може розраховуватися [61]:

• з цілому по організації або по підприємству, тобто для всіх працівників відразу;

• по підрозділу організації або підрозділу підприємства, тобто окремими документами для працівників кожного підрозділу;

• за списком підрозділів, закріплених за користувачем-розраховувачем зарплати.

Якщо планується використовувати останній варіант, то необхідно задати взаємозв'язок між користувачами-розраховувачами зарплати і підрозділами організацій (або підрозділами підприємства для управлінського обліку), зарплату працівників яких вони розраховують. Відповідність встановлюється в регістрі відомостей Розраховувачі зарплати організацій для регламентованого обліку і в регістрі відомостей Розраховувачі зарплати – для управлінського обліку. До регістра вносяться записи, в яких вказується підрозділ організації (або підрозділ-для управлінського обліку) і закріплений за ним розраховувач з довідника Користувачі (рис. 4.14). Регістр відомостей є періодичним, виконане налаштування починає діяти з дати, вказаної в полі Період.

4.6. Налаштування облікової політики по персоналу

Параметри облікової політики по персоналу визначають особливості управлінського обліку кадрів і розрахунку заробітної плати.

У обліковій політиці по персоналу (меню Підприємство) можуть бути встановлені наступні параметри (рис. 4.15):

Рис. 4.15. Визначення облікової політики по персоналу

• Розрахунок зарплати по відповідальним – установка прапорця активізує механізм заповнення документів по нарахуванню управлінської заробітної плати з врахуванням налаштувань регістра відомостей Розраховувачі зарплати;

• Не вести облік по табельним номерам – якщо прапорець не встановлений, то в документах управлінського обліку з'являється окреме поле для відображення табельного номера працівника.

Налаштування облікової політики по персоналу організації визначають особливості ведення регламентованого кадрового обліку і розрахунку заробітної плати в програмі. Облікова політика по персоналу організацій формується окремо для кожної організації і дозволяє встановити наступні параметри (рис. 4.15):

• Підтримка внутрішньої сумісності – прапорець встановлюється, якщо в організації працівники можуть працювати на умовах внутрішньої сумісниці;

• Перевірка штатного розкладу – якщо прапорець встановлений, то при проведенні документів регламентованого кадрового обліку організації програма перевіряє наявність вільних ставок в штатному розкладі і відповідність розміру основного нарахування працівника сітці окладів, заданій в штатному розкладі організації. В разі виявлення невідповідностей документи не проводяться;

• Єдиний нумератор кадрових документів – прапорець встановлюється, якщо потрібно, щоб документи по регламентованому обліку руху кадрів організації мали крізну нумерацію;

• Розрахунок зарплати організації по відповідальним – установка прапорця включає можливість заповнення документів по нарахуванню регламентованої зарплати з врахуванням налаштувань регістра відомостей Розраховувачі зарплати організації. Розраховувачем вважається особа, вказана в реквізиті Відповідальний документа;

• Не вести облік по табельним номерам – якщо прапорець не встановлений, то в документах регламентованого обліку з'являється додаткова колонка для відображення табельного номера працівника.

Сервіс розрахунку зарплати по відповідальним забезпечує автоматично заповнення працівниками документів нарахування заробітної плати тих підрозділів, за які відповідає вказана в документі відповідальна особа. Призначення відповідальних розраховувачів зручно використовувати на великих підприємствах, де облік по різним групам підрозділів доручається різним користувачам конфігурації.

Єдина наскрізна нумерація в системі ведеться для наступних документів: Прийом на роботу, Кадрове переміщення, Звільнення з організації.

Налаштування облікових політик по персоналу в управлінському та регламентованому обліках зберігаються в відповідних регістрах відомостей.

Найбільш загальні налаштування ведення обліку задаються значеннями констант в формі Налаштування параметрів обліку (меню Сервіс), за допомогою якої встановлюється: основний графік роботи підприємства, порядок нагадувань в системі, валюта для ведення регламентованого і управлінського обліку, шаблони телефонів, налаштування почтового клієнта.

Завдання. Встановити основний графік роботи на підприємстві та національну валюту "гривня" для ведення регламентованого та управлінського обліку.