4.4. Введення інформації про організацію

Перед використанням системи потрібно описати організаційну структуру підприємства і налаштувати облікову політику. Система розрахована у тому числі на підприємства холдингової структури, до складу якої може входити декілька організацій зареєстровані як юридичні так і фізичні особі – приватні підприємці.

Стосовно використання цього терміну, варто зазначити, що в системі підприємство не є юридичною особою. Під підприємством в конфігурації розуміється сукупність організацій, облік для яких ведеться в одній інформаційній базі, і які, для цілей управління, об'єднані в деякий холдинг. При цьому слід мати на увазі, що якщо управління підприємством (холдингом) здійснюється юридичною особу, то стосовно конфігурації воно є однією з організацій, що входять до складу підприємства. Тому, в системі розрізняють два видів обліку – управлінський (для сукупності організацій без утворення юридичної особи) і регламентований, як юридична особа.

Відповідно до цього у програмі існує вісім інтерфейсів (меню Сервіс / Перемикання інтерфейсу), за допомогою яких здійснюється ведення двох видів обліку – управлінського і регламентованого. Інтерфейс – це структура головного меню конфігурації, яка надає доступ до визначених даних і команд, що підібрані для визначеного кола професійних задач. Причому користувач може перемикати інтерфейси в процесі роботи, які доступні йому відповідно з його роллю. Регламентований облік ведеться по кожній організації підприємства (Кадри організації, Розрахунок зарплати працівників організації), а управлінський по підприємству в цілому (Набір персоналу, Управління персоналом, Розрахунки з персоналом). Через Повний інтерфейс здійснюється доступ до всіх можливостей конфігурації. Інтерфейс Лінійний керівник призначений для управління плануванням потреб в персоналі, зайнятості і мотивацією персоналу. Адміністративний призначений для виконання адміністраторських функцій.

В окремому випадку організація може бути вказана одна – при цьому поняття організація та підприємство збігатимуться. Також слід враховувати, що якщо інформаційна база призначена для ведення обліку лише в одній організації, то вважається, що підприємство в цьому випадку складається лише з цієї організації.

Для здобуття доступу до всіх можливостей конфігурації перейдіть в режим Повного інтерфейсу (рис. 4.10). В конфігурації для цілей управлінського і регламентованого обліку можуть використовуються пари аналогічних довідників, списків і документів. Для кращого їх розрізнення, в назвах, що призначені для регламентованого обліку, додається слово організації (наприклад, посади ї посади організації див. рис. 4.10). Слід мати на увазі, що якщо списки і документи, які призначені для використання в регламентованому обліку, не мають паралельних списків і документів для управлінського обліку, то в їх назві приписка організації не включається. Такими, зокрема, є списки і документи, що призначені для нарахування податків і внесків, оскільки облік податків і зборів – задача виключно регламентованого обліку. Для того, щоб довідник або список призначень в обох видах обліку, то його назва також не буде містити згаданої приписки (наприклад, довідник Фізичні особи).

Рис. 4.10. Внесення відомостей про організацію

Відомості про організацію зберігаються в константах і відносяться до категорії постійної або умовно постійної інформації. В одній інформаційній базі можна вести розрахунки для декількох юридичних осіб, основні відомості про кожне з них вказуються в лінійному довіднику Організації (меню Підприємство).

Всі реквізити форми відомостей про організацію можна умовно розділити на обов'язкові і не обов'язкові для заповнення (рис. 4.10).

В обов'язковому порядку заповнюються реквізити Найменування і Код. Якщо в інформаційній базі планується вести облік для декількох організацій, то обов'язково заповнюється реквізит Префікс (набір символів не більше трьох) для забезпечення наскрізної нумерації документів по кожній організації.

Реквізит Головна організація використовується для найменування головної організації шляхом вибору із списку організації, для яких ведеться облік, виведений на окремий баланс в даній інформаційній базі.

Реквізит Основний банківський рахунок заповнюється в тому випадку, якщо за допомогою програми планується виписувати платіжні доручення щодо перерахування заробітної плати на особові рахунки працівників з довідника Банківські рахунки. В табличній частині форми вказується контактна інформація організації.

Наступним етапом є опис структури організації, під якою розуміється перелік підрозділів. Структура може бути лінійною або ієрархічною. У першому випадку витрати на оплату праці можна враховувати по кожному підрозділу окремо, в другому – по окремих підрозділах і сукупності підрозділів, включених в групу. Вибір структури залежить від традицій, що склалися в організації, необхідності планування і розподілення витрат на оплату праці по центрам формування витрат і рахункам бухгалтерського обліку. Структура організації записується в довіднику Список підрозділів організації.

Завдання. Задати три підрозділи Адміністрація, Відділ кадрів, Виробництво в структурі організації відповідно з даними рис. 4.11. Як видно з рисунку, структура організації є ієрархічною.

Перелік посад в організації описується в довіднику Посади організації (меню Підприємство). У комплекті постачання програми цей довідник не заповнений. Його можна заповнити уручну або підбором інформації із національного класифікатору України професій ДК 003:2005.

Завдання. Додати в довідник Посади відповідно з даними рис. 4.12. При цьому, в полі Категорія посади необхідно задати дані з відповідного довіднику, і якщо посада відноситься до категорії адміністративно-управлінський персонал (АУП), то у формі опису посади встановлюється однойменний прапорець.

Слід зазначити, що в системі ведеться також довідник Посади підприємства, до яких вносяться дані про посади підприємства, що використовуються при наборі персоналу. Даний довідник застосовується для обліку кадрів підприємства в управлінському обліку. У формі елементу довідника (рис. 4.13) задається найменування посади, що використовується при наборі персоналу. Окрім цього можна вказати список посадових компетентностій (вибираються з довідника Компетентності), які мають бути оцінені при проведенні атестації працівника, що обіймає дану посаду.

Рис. 4.13. Визначення посад на підприємстві