4.3. Етапи роботи з інформаційною базою

У комп’ютерному процесі управління персоналом виділяють три етапи роботи з інформаційною базою: первинний, початковий та основний. Під час першого запуску інформаційної бази програма пропонує провести її первинне заповнення безпосередньо з вікна Оновлення інформаційної базі (рис. 4.9), а також, для підвищення продуктивності, програма рекомендує виконати розрахунок підсумків регістрів, після чого вона інформує про виконані дії. Рекомендації про первинне заповнення містять такі розділи [1]:

Рис. 4.9. Вікно з первинного заповнення інформаційної бази

– введення відомостей про підприємство;

– введення відомостей про організації, які є складовими підприємства;

– заповнення довідників кадрової інформації;

– заповнення списку користувачів і налаштування параметрів поточного користувача.

Первинне заповнення інформаційної бази може проводитися в довільному порядку або з вікна Оновлення інформаційної бази, користуючись гіперпосиланнями на відповідні елементи, або у процесі роботи з кнопками меню і підменю з головного вікна інформаційної бази.

Другій етап роботи з інформаційною базою введення початкових даних виконується, якщо конфігурація упроваджується на вже працюючому підприємстві, то перед початком розрахунків зарплати необхідно ввести наступні початкові дані: залишки по взаєморозрахункам з працівниками; залишки по не отриманим працівниками сумам зарплати (депонентам); залишки непогашених позик; суми заборгованості / переплати по податку з доходу фізичних осіб (ПДФО); для проведення автоматичних розрахунків середнього заробітку для оплати лікарняних листів, відпусток і тому подібне рекомендується ввести дані про нарахованих працівникам організацій сумах і їх віддзеркаленні в обліку за передуючих 12 місяців; якщо конфігурація упроваджується не з початку календарного року, слід ввести суми обчислених ПДФО і страхових внесків до фондів соціального страхування за місяці з початку року; якщо дані по нарахуванням для розрахунків середнього заробітку не вводяться, тоді слід ввести і дані обліку доходів.

Залишки по взаєморозрахунках з працівниками, залишки але не отриманим працівниками сумам зарплати, а також суми заборгованості (переплати але ПДФО вводяться за місяць, передуючий початку розрахунків, або місяць, передуючий першому місяцю введення даних для розрахунків середнього заробітку.

Дані обліку доходів для числення ПДФО і страхових внесків в фонди соціального страхування вводяться в розрізі видів доходу, а також місяців податкового періоду; суми обчислених ПДФО і страхових внесків до фондів соціального страхування вводяться в розрізі місяців податкового періоду; суми обчислених ПДФО вводяться окремо по кожному співробітникові.

Третій основний етап роботи з інформаційною базою заснований на реєстрації подій господарською діяльності шляхом введення документів. Цим способом в інформаційної базі конфігурації реєструються події господарської діяльності підприємства, що мають відношення до обліку кадрів і заробітній платі: кадрові перестановки, показнику вироблення працівників, відхилення від стандартного графіка роботи (лікарняні листи, відпустки, відрядження і ін.), числення і виплати заробітної плати тощо.

Перш ніж перейти до основного етапу роботи, розглянемо окремі рекомендації з первинного заповнення інформаційної бази.