3.6. Забезпечення цілісності документів, справ і видань

Документи, справи і видання з грифом “КТ” повинні зберігатися в службових приміщеннях і бібліотеках у шафах, надійно закритих і опечатаних. При цьому повинні бути створені належні умови для забезпечення їх фізичної цілісності.

Видані для роботи справи з грифом “КТ” підлягають поверненню у канцелярію чи уповноваженому служби безпеки у той самий день.

Окремі справи з грифом “КТ” з дозволу начальника канцелярії чи уповноваженого служби безпеки можуть знаходитися у виконавця протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови забезпечення їх цілісності та дотримання правил зберігання.

Передача документів, справ і видань з грифом “КТ” іншим співробітникам, допущеним до цих документів, проводиться тільки через канцелярію чи уповноваженого служби безпеки.

Забороняється вилучення зі справ чи переміщення документів з грифом “КТ” з однієї справи в іншу без санкції канцелярії чи уповноваженого служби безпеки, який здійснює облік. Про всі проведені вилучення чи переміщення робляться відмітки в облікових документах, включаючи внутрішні описи.

Забороняється виносити документи, справи і видання з грифом “КТ” із службових приміщень для робот з ними вдома, у готелях тощо.

При необхідності керівник організації, його замісники чи керівники підрозділів можуть дозволити виконавцям чи співробітникам канцелярії винесення з будинку документів з грифом “КТ” для їх погодження, підпису тощо в організації, які знаходяться у межах даного міста.

Особам, відрядженим в інші міста, забороняється мати при собі на шляху переміщення документи, справи чи видання з грифом “КТ”. Ці матеріали повинні бути направлені завчасно на адресу організації за місцем відрядження співробітника, як правило, рекомендованими чи цінними відправленнями, а також з кур’єрами.

При заміні співробітників, відповідальних за облік і зберігання документів, справ і видань з грифом “КТ”, складається у довільній формі акт прийому – передачі цих матеріалів, затверджуваний замісниками керівника організації чи керівниками структурних підрозділів.

3.7. Обов’язки осіб, допущених до відомостей, що складають комерційну таємницю

Особи, допущені до робіт, документів і відомостей, що складають комерційну таємницю, несуть особисту відповідальність за дотримання ними установленого режиму. Перш ніж отримати дозвіл на доступ до комерційної таємниці, вони повинні вивчити вимоги інструкцій та інших нормативних документів щодо захисту комерційної таємниці у частині, що їх торкається, здати залік на знання вказаних вимог і дати індивідуальне письмове зобов’язання щодо зберігання комерційної таємниці.

Особи, допущені до робіт, документів і відомостей, що складають комерційну таємницю, зобов’язані:

• суворо зберігати комерційну таємницю, яка стала їм відомою, припиняти дії інших осіб, які можуть призвести до розголошення комерційної таємниці. Про такі факти а також про інші причини чи умови можливого витоку комерційної таємниці негайно інформувати безпосереднього керівника і службу безпеки;

• протягом договірного періоду не використовувати відому комерційну таємницю у своїх особистих інтересах, а також без відповідного дозволу керівництва не займатися будь-якою діяльністю, яка як конкурентна дія може нанести шкоду організації – власнику цієї комерційної таємниці;

• виконувати тільки ті роботи і знайомитися тільки з тими документами, до яких мають доступ за своїми службовими обов’язками;

• знати ступінь важливості виконуваних робіт, правильно визначати обмежувальний гриф документів, суворо дотримуватись правил користування ними, порядку їх обміну і зберігання;

• при складанні документів з відомостями, що складають комерційну таємницю, обмежуватися мінімальними, дійсно необхідними у документі відомостями;

• визначати кількість примірників документів у суворій відповідності з дійсною службовою потребою і не допускати розсилання їх адресатам, котрі не мають відношення до даних документів;

• на чернетках документів проставляти відповідний обмежувальний гриф та інші необхідні реквізити, передавати їх для друкування тільки з письмового дозволу керівника підрозділу;

• після отримання з машинописного бюро віддрукованих документів перевірити їх наявність, звірити ці дані з записами у журналі і розписатися (з зазначенням дати) за отримання віддрукованих документів і чернеток, після чого взяти на облік у канцелярії чи в уповноваженого служби безпеки;

• отримувати документи з грифом “КТ” особисто у канцелярії чи в уповноваженого служби безпеки. Вчасно знайомитися з отриманими документами і розбірливо розписатися на них з вказівкою дати ознайомлення;

• вхідні документи з грифом “КТ” вчасно направляти для прилучення до справи з відповідними відмітками про виконання (номер справи, що зроблено за вимогами документів, дата, підпис) і з резолюцією керівника підрозділу;

• здавати у канцелярію чи уповноваженому служби безпеки виконані вхідні документи, а також призначені для розсилання, підшивання у справу, знищення і взяття на інвентарний облік під розписку у журналах обліку;

• мати внутрішній опис документів з грифом “КТ”, у якому відводиться окремий розділ, і негайно вносити у нього всі отримані для виконання документи, зберігати їх тільки в окремій теці, а при виході з приміщення у робочий час теку з документами закривати у сейф;

• після закінчення роботи з документами з грифом “КТ” вчасно повертати їх у канцелярію чи уповноваженому служби безпеки;

• про втрату чи недостачу документів з грифом “КТ”, ключів від сейфів, особистої печаті негайно повідомляти у службу безпеки;

• при звільненні, перед виходом у відпустку, від’їздом у відрядження вчасно здати чи зробити звіт перед канцелярією чи уповноваженим за всі документи, що значаться за ним;

• знайомити представників інших закладів з документами з грифом “КТ” тільки з письмового дозволу керівника підрозділу;

• особисто знайомитися з дозволами керівників на приписах, у яких повинні бути визначені питання і об’єм відомостей, що підлягають розгляду;

• вимагати від осіб, що перебувають у відрядженні, розписки на документах, з якими вони ознайомились, чи у облікових картках цих документів;

• документи з грифом “КТ” під час роботи розміщувати так, щоб виключалась можливість ознайомлення з ними інших осіб, у тому числі допущених до подібних робіт і документів, але які не мають до них прямого відношення;

• за першою вимогою канцелярії та відділу служби безпеки надавати для перевірки всі наявні документи з грифом “КТ”;

• надавати за вимогою начальника відділу усні чи письмові пояснення про порушення встановлених правил виконання з грифом “КТ”, обліку і зберігання документів з грифом “КТ”, а також фактах розголошення відомостей з грифом “КТ”, втраті документів, що містять такі відомості.