3.5. Порядок роботи з документами з грифом

“комерційна таємниця”

Документи з відомостями, що складають комерційну таємницю, підлягають обов’язковій реєстрації в канцелярії служби безпеки чи в загальному діловодстві підрозділу служби безпеки. Вони повинні мати реквізити, передбачені п.2.3, і гриф “КТ” (чи повністю “комерційна таємниця”). На документах, що передаються іноземцям, гриф “комерційна таємниця” не проставляється. Отримані від іноземців документи маркуються грифом “комерційна таємниця” графітовим олівцем.

У тексті документа і його реквізитах можуть бути додаткові застереження щодо права на інформацію, порядок користування нею, терміни обмеження на публікацію тощо.

Відсутність грифу “комерційна таємниця” і запобіжних застережень у тексті і реквізитах означає вільне розсилання і припускає, що автор інформації і посадова особа, що санкціонувала її розповсюдження, передбачили всі можливі наслідки від вільного розсилання і несуть за це всю повноту відповідальності.

Інформація з грифом “комерційна таємниця”, що надходить, приймається і розкривається працівниками канцелярії, яким доручена робота з цими матеріалами. При цьому перевіряється кількість списків і примірників документів і видань, а також наявність вказаних у супроводжувальному листі додатків.

У разі відсутності у конвертах (пакунках) документів з грифом “КТ” або додатків до них складається акт у двох примірниках, один з яких відправляється адресату.

Реєстрації підлягають вхідні та вихідні документи, а також видання з грифом “КТ”. Такі документи обліковуються за кількістю листків, а видання ( книги, журнали, брошури) – за примірниками.

Облік документів і видань з грифом “КТ” ведеться у журналі (форма 1) чи на картках (форма 2) окремо від обліку іншої несекретної документації.

Листки журналів нумеруються, прошиваються і опечатуються. Видання, які не підшиваються у справи, обліковуються в журналі інвентарного обліку (форма 5).

Переміщення документів і видань з грифом “КТ” повинно вчасно реєструватися у журналах чи на картках.

На кожному зареєстрованому документі, а також на супровідному листі до видань з грифом “КТ” ставиться штамп, у якому указується найменування, реєстраційний номер документа і дата його надходження.

Тираж видання з грифом “КТ”, отриманий для розсилання, реєструється під одним вхідним номером у журналі обліку та розподілення видань (форма 3).

Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання), про що робиться відмітка на розмноженому документі (виданні) і в облікових формах. Нумерація додатково розмножених примірників проводиться від останнього номера раніше облікованих примірників.

Друкування матеріалів з грифом “КТ” проводиться в бюро оформлення технічної документації чи у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників.

Віддруковані та підписані документи з грифом “КТ” разом з їх чернетками і варіантами передаються для реєстрації працівнику канцелярії, який здійснює облік. Чернетки і варіанти знищуються цим працівником з підтвердженням факту знищення записом на копії вихідного документа: “Чернетка (і варіанти) знищені”. Дата. Підпис.

Розмноження документів і видань з грифом “КТ” у типографіях і на розмножувальних апаратах проводиться з дозволу служби безпеки і під контролем канцелярії за заявками, підписаними керівником підрозділу і затвердженими замісником керівника організації. Облік розмножених документів і видань здійснюється за примірниками у спеціальному журналі.

Розсилання документів і видань з грифом “КТ” здійснюється згідно з рознарядками, підписаними керівником підрозділу, з вказівкою облікових номерів примірників, що відправляються.

Документи з грифом “КТ” після їх виконання групуються в окремі справи. Порядок їх групування передбачається номенклатура ми справ несекретного діловодства. У номенклатуру справ обов’язково включаються всі довідкові картотеки, журнали і видання з грифом “КТ”.

При користуванні відкритим радіозв’язком забороняється передавати відомості, що мають гриф “КТ”. Такі відомості можуть передаватися тільки закритими технічними засобами зв’язку чи відкритим телетайпним звя’зком з поставленням на документах і телеграмах відповідного штампу.

При користуванні проводовим зв’язком забороняється вказувати посади адресантів, дозволяється вказувати тільки телеграфні адреси і прізвища відправників і отримувачів.

Зняття копій, а також проведення виписок з документів і видань з грифом “КТ” співробітниками робиться з дозволу керівників підрозділів.

Зняття копій для сторонніх організацій з документів і видань з грифом “КТ” робиться за письмовим запитом з дозволу керівників підрозділів, які підготували ці документи і видання.

Аналогічно вносяться відмітки в описи і номенклатури справ.

Порядок роботи на ЕОМ при обробці інформації з грифом “КТ” здійснюється відповідно до вимог “Інструкції про порядок роботи на ПЕОМ при обробці несекретної інформації”.