3.3. Порядок визначення інформації, що містить комерційну таємницю, і терміни її дії

Визначення необхідності надання грифу “комерційна таємниця” проводиться на основі “Переліку конкретних відомостей, що складають комерційну таємницю”, затверджених і введених у дію наказом керівництва підприємства:

• на документі – виконавцем і особою, що підписує документ;

• на виданні – автором (укладачем) і керівником, що затверджує видання до друку.

Термін дії комерційної таємниці, що міститься у документі, визначається у кожному конкретному випадку виконавцем чи особою, що підписала документ, у вигляді конкретної дати чи “до укладення контракту”, чи “безстроково”.

На документах, справах і виданнях, що містить відомості, які складають комерційну таємницю проставляється гриф “комерційна таємниця”, а на документах і виданнях, окрім того, – номери примірників.

Гриф комерційна таємниця і номер примірника проставляється у правому верхньому кутку першої сторінки документу, на обкладинці, титульному листові видання і на першій сторінці супровідного листа до цих матеріалів.

На зворотній сторінці останнього листа кожного примірника документу, що містить комерційну таємницю, друкується помітка, в якій указується: кількість надрукованих примірників, номер, прізвище виконавця і його телефон, дата, термін дії комерційної таємниці, що міститься у документі (конкретна дата, до “укладення контракту” чи “безстроково”), прізвище оператора.

Вирішення питання про зняття грифу "комерційна таємниця" покладається на створену спеціальну комісію, до складу якої включаються представники служби безпеки і відповідних структурних підрозділів. Рішення комісії оформляється у довільній формі актом, який затверджується керівником організації чи його заступником. У акті перелічують справи, з яких гриф "комерційна таємниця" знімається. Один примірник акта разом зі справами передається в архів, а на справи постійного зберігання – у державний архів. На обкладинках справ гриф “комерційна таємниця” гаситься штампом чи записом від руки із зазначенням дати і номера акта на зняття грифу "комерційна таємниця".

Аналогічні відмітки вносяться у описи і номенклатури справ.

3.4. Допуск співробітників до відомостей, що складають комерційну таємницю

Допуск співробітників до відомостей, що складають комерційну таємницю, здійснюється керівником організації, його замісником і керівниками структурних підрозділів.

Керівники підрозділів і служби безпеки відповідальні за підбір осіб для роботи з відомостями з грифом “комерційна таємниця”, зобов’язані забезпечити систематичний контроль за тим, щоб до цих відомостей отримали доступ тільки ті особи, яким такі відомості потрібні для виконання службових обов’язків.

До відомостей, що містять комерційну таємницю, допускаються високоморальні ділові особи, здатні зберігати комерційну таємницю і тільки після оформлення у служби безпеки індивідуального письмового зобов'язання щодо зберігання комерційної таємниці.

Допуск співробітників до роботи зі справами з грифом “комерційна таємниця”, що мають до них безпосереднє відношення, проводиться згідно з оформленим на внутрішній стороні обкладинки списком за підписом керівника структурного підрозділу, а до документів – згідно вказівкам, що містяться у резолюціях керівників підрозділів.

Приватні особи та особи, що знаходяться у відрядженні, допускаються до ознайомлення і роботи з документами і виданнями з грифом “комерційна таємниця” за письмовим дозволом керівників організації і підрозділів, у віданні яких знаходяться ці матеріали, при наявності письмового запиту тих організацій, в яких вони працюють, з вказівкою теми і об’єму виконуваного завдання, а також розпорядження на виконання завдання.

Виписки з документів і видань, що містять відомості з грифом “комерційна таємниця” проводяться у зошитах, що мають такий же гриф, і після закінчення роботи представника надсилаються на адресу організації.

Справи і видання з грифом “комерційна таємниця” видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в “Карточці обліку справ і видань, що видаються”.