Размещено на http://www.Allbest.Ru/

1 АНАЛИЗ ЗАТРАТ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «МТФ»

1.1 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ ОПТОВОЙ ТОРГОВЛИ «МТФ»

Рассматриваемое мною предприятие ООО «Компания МТФ», работающая на рынке мебельной фурнитуры и тканей с начала 2008 г., арендует складские площади и офисные помещения в черте города.

Офис находится в одном здании со складом. Поэтому менеджеры могут контролировать наличие материала на складе, отгрузку, погрузку и проводить инвентаризацию в непосредственной близости от офиса. Благодаря этому упрощена схема документооборота.

Рассматриваемое нами предприятие ООО «Компания МТФ», выполняет следующие основные функции: закупка товаров; хранение; сбыт; доставка. Основные товары – мебельная фурнитура и ткани.

Организационная структура предприятия представлена в Приложении А. С точки зрения продуктовых групп и групп потребителей продукции, выделяются следующие направления деятельности (Приложение Б).

Управлением предприятия в целом занимается генеральный директор. В его ведении находятся вопросы стратегического характера. Финансовый директор подчиняется непосредственно генеральному и фактически управляет деятельностью компании на оперативном уровне.

Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков. Центральная проблема организации в сфере закупок состоит в координации закупок и продажи.

Ввиду небольшого размера рассматриваемого предприятия закупка и продажа находится в одних руках.

Т.е. эти отделы имеют одного руководителя, в компетенцию которого входят вопросы закупки по всему ассортименту.

Преимущество формы состоит в том, что руководитель владеет сферой сбыта и информацией о спросе, что дает ему быстро реагировать на изменения на рынке.

На предприятии ООО «Компания МТФ» не используется разделения в соответствии с группами товаров, степени обслуживания, величине покупателей и т.д.

Отдельно выделен бухгалтерский отдел ООО «Компания МТФ». По сути, этот отдел состоит из главного бухгалтера, кассира и двух человек, оформляющих документы. В обязанности главного бухгалтера входит ведение бухгалтерского учета, формирование отчетов для налоговой инспекции, начисление налогов, решение всех вопросов связанных с налоговой отчетностью и др. Кассир принимает выручку у экспедиторов. Два человека оформляют документы по движению товара. Договора представлены в приложении В.

В отделе закупок и сбыта работают 5 менеджеров. Задачи этого отдела являются наиболее важными: формирование ассортимента товаров; поиск поставщиков; организация закупок; приемка товаров; управление торговыми агентами; прием заказов на поставку товаров; организация доставки.

Каждый из менеджеров отвечает за определенные ему функции. Так менеджер по закупкам отвечает за организацию поставок товаров, поиск поставщиков, приемку товаров, слежением за товарными запасами. Менеджер по работе с покупателями решает вопросы, связанные с качеством товаров и предоставляемых услуг, вырабатывает политику поддержания связей с покупателями, следит за расчетами с покупателями. Менеджер по сбыту координирует действия торговых агентов. Занимается приемом их на работу, увольнение, начислением зарплаты, контролирует качество их работы, готовит необходимые материалы (бланки заказов и рекламную продукцию).

Он же занимается приемом заказов от покупателей по телефону. Менеджер по доставке и контролирует деятельность экспедиторов, следит за отгрузкой товара и возвратами от покупателей. Еще один менеджер занимается организационными вопросами, анализом деятельности.

На телефонные звонки отвечает секретарь. Она принимает сообщения и переадресует звонки. На рассматриваемом предприятии для доставки товаров в магазины приглашают водителей с собственным автотранспортом. В их обязанности входит доставка товаров в магазины и инкассация средств за товар.

Задачей торговых агентов является регулярное посещение магазинов, прием заказов, доставка рекламных материалов, сбор информации о магазинах, поиск новых покупателей.

Отношения между отдельными местами и задачами характеризуются отношениями подчиненности сверху и снизу, или отношениями по горизонтали.

Рассмотрим технологические потоки на предприятии ООО «Компания МТФ»

Предприятие вначале определяет потребность в товаре. Затем осуществляется поиск наиболее подходящего поставщика. После заключения с поставщиком договора осуществляется поставка товара на склад. На складе товар разгружают и проверяют на соответствие количеству и качеству. При расхождении составляется акт приемки товар, где указываются все претензии. В этом случае товар может быть возвращен, поставщик может заменить или допоставить товар.

После этого товар отправляется к месту хранения. На полученные заказы от покупателей оформляются документы для доставки, отгрузки и оплаты товара каждому заказчику и документ на загрузку машины на складе. На складе производится подсортировка заказа и погрузка. После чего товар доставляется в магазины.

Приемка товара в розничной точке производится по той же схеме, что и на складе. Покупатель принимает товар или его часть. Не годный товар не принимается или заменяется.

Помимо товарных потоков не менее важное значение имеют финансовые потоки. Очень важно контролировать задолженность получателей и задолженность перед поставщиками для оптимального управления денежными средствами. Предприятие работает с поставщиками по договорам купли-продажи, консигнации и комиссии (Приложение В). В случае договора купли-продажи задолженность перед поставщиком возникает в момент указанный в договоре. Это может быть и предоплата, и оплата по факту, и оплата в рассрочку. В случае договора консигнации или реализации товар не переходит в собственность покупателя и задолженность перед поставщиком возникает по мере реализации товара.

Движение документов, относящихся к основной деятельности можно описать следующими потоками. Договора с покупателями заключаются агентами в самих магазинах и хранятся в офисе ООО «Компания МТФ». Заказы от покупателей принимают также агенты непосредственно в магазине или по телефону. После этого заполненные бланки заказов поступают в отдел выписки документов. На основании заказов формируются документы на доставку и оплату покупателям. При выписке документов производится контроль задолженности покупателя перед предприятием на данный момент. В случае превышения задолженности критической суммы документы не выписываются, а информация об этом доводится до менеджеров по работе с покупателями. Также формируется документ на отгрузку товара со склада на каждую машину.

После развоза товаров по магазинам экспедиторы привозят на склад не принятые и возвращенные товары. Документы, подтверждающие это, сдаются в отдел бухгалтерию, где производится выписка документов для сдачи товаров на склад. Выручка (если оплата товара производится наличными) сдается в кассу.

Что касается закупок, то принятие решений по закупке товара осуществляется коллегиально. После чего финансовый директор дает указание менеджеру по сбыту изучить рынок предложений данного товара и определить наиболее выгодного поставщика.

После чего производится анализ спроса. В результате этих манипуляций принимается окончательное решение о закупке товара или продолжении поиска наиболее выгодных вариантов.Анализ организационной структуры предприятия в целях построения финансовой структуры направлен на определение финансового функционала подразделений.

Результаты анализа оформляются в Приложении Г.

В таблице 1, составленной автором по данным исследуемого предприятия, представлен штат предприятия оптовой торговли ООО «Компания МТФ» в сфере снабжения розничной торговли мебельной фурнитурой и тканями. В штатном расписании предприятия предусмотрены оклады в зависимости от занимаемой должности.

Таблица 1 – Штат предприятия оптовой торговли ООО «Компания МТФ» на 1 сентября 2008 г.

Должность	Метод начисления	Сумма
Генеральный директор	Оклад	20 000
Финансовый директор	Оклад	18000
Главный бухгалтер	Оклад	16000
Менеджер по закупкам	Оклад	12000
Менеджер по работе с покупателями	Оклад	12000
Менеджер по сбыту	Оклад	12000
Менеджер по товародвижению	Оклад	11600
Менеджер торговый	Оклад	11600
Отдел выписки документов (2 чел)	Оклад	12000
Секретарь	Оклад	5000
Агенты по сбыту 12 чел.	3% от заказа	30000
Экспедиторы 3 чел	Оклад	28000
Итого		158320

Оценить результаты труда на предприятии ООО «Компания МТФ» можно используя следующие показатели:

а) объем продажи товаров и реализации платных услуг

б) объем товарооборота в целом

в) объем продажи отдельных товаров в целом

г) объем продажи отдельных видов товаров

д) объем реализации платных услуг

е) количество предоставленных покупателям платных услуг

ж) объем отдельно выполненных вспомогательных операций

з) объем отдельных видов выполненных хозяйственных операций (закупка товаров и т.п.)

Среди показателей оценки затрат труда наиболее важными являются следующие:

а) среднесписочная численность персонала в целом

б) среднесписочная численност работников обдельных категорий

в) число отработанных человекодней

г) число отработанных человекочасов

д) общая сумма фонда заработной платы

е) общая сумма затрат на содержание персонала

Ценовая и ассортиментная политика исследуемого предприятия может быть охарактеризована следующим образом.

На большинстве торговых предприятий ценовую и ассортиментную политику нельзя назвать не только эффективной, но и как таковой политикой. Стремление быстро заработать на ходовом товаре и перейти на другой постепенно дает дорогу качественной работе на перспективу, которая предполагает формирование более менее стабильного ассортимента, конкурентных цен, сохранение постоянных покупателей и привлечение новых.

На рассматриваемом предприятии ООО «Компания МТФ» в этом плане как раз не самая лучшая ситуация.

Предпосылки к формированию механизма установки цен и ассортимента тканей и мебельной фурнитуры есть. Таковыми являются - низкий уровень прибыли, плохая оборачиваемость средств.

Предприятия, не осуществляющие на практике продуманные методы работы, не нацеленные на завоевание покупателей станут перед выбором – либо работать по-новому, либо сменить род деятельности.

Не менее важным для реализации этих механизмов является наличие отлаженной системы учета. Оперативный учет имеет несколько иные цели, в отличие от бухгалтерского. Он должен помогать в управлении работой предприятия ООО «Компания МТФ», выдавать информацию необходимую в решении таких вопросов, как расчеты с поставщиками и покупателями, анализ продаж, остатков товаров и др.

Только в случае организации надежного механизма учета ООО «Компания МТФ» может эффективно реализовать и ценовую, и ассортиментную политику.

На нашем предприятии ООО «Компания МТФ» установлена система SOUTH которая позволяет получить полные отчеты о деятельности предприятия. Однако, изначально не правильная организация ввода данных привела к некоторым сложностям в анализа деятельности. Так оплата товара вводилась не в день ее реального осуществления, а один раз в неделю. Что привело к невозможности реального анализа оплаты товара.

Необходимость ведения определенной политики должны четко понимать руководители ООО «Компания МТФ». Они должны следить и контролировать ее выполнение. От этого напрямую зависит успех фирмы.

Рассматриваемое предприятие ООО «Компания МТФ» как раз относится к разряду стоящих перед выбором – либо работать по-новому, либо сменить род деятельности. Т.к. формирование ассортимента тканей и мебельной фурнитуры происходит не в результате систематического поиска и анализа состояния рынка, а скорее случаем.

Цена устанавливается исходя из средней наценки на данный вид товара, уровня конкурентных цен (это в лучших случаях), опыта менеджеров, партнеров и попыток продать по более высокой цене.

Формирование цены, торговая наценка требуют постоянного анализа в разрезе ассортиментных позиций, статей затрат, оборачиваемости конкретной позиции ассортимента, денежной емкости, условий и сроков хранения и пр. Для того, что бы учесть все факторы необходимо затратить время и силы. Возможно для небольшого предприятия нет необходимости проводить такой анализ полностью, но даже частично это позволит повысить эффективность принимаемых решений.

В результате работы ООО «Компания МТФ» ассортимент постоянно менялся и рос. Большинство позиций не задерживались более одного оборота. Единственными оставались ударные позиции, приносящие основную прибыль. Рассмотрим изменение количества позиций в ассортименте (таблица 2 , составленная автором по данным ООО «Компания МТФ»:

Таблица 2 – Изменение товарных групп в ассортименте ООО «Компания МТФ» в 2008 г.

Показатели		Месяц
		01		02	03	04	05	06
Количество групп товаров	26		40	42	47	53	51
Количество позиций в ассортименте	93		166	204	287	264	289

Хотя ассортимент только возрастал с начала года, на объеме продаж и

объеме товарных запасов это сказалось меньше. Увеличение ассортимента очень резкое произошло в конце января 2008 г.

Более широкий ассортимент наиболее привлекателен для покупателей. Намереваясь расширяться, предприятие проводило активный набор торговых агентов, и их число возросло от 8 до 12. Но количество агентов мало повлияло на объем заказов от покупателей.

Как бы не плачевной казалось данная ситуация, но предприятие выплачивает регулярно зарплату сотрудникам. В большей степени это зависело от опыта менеджеров, их связей, умения работать с людьми.

Рассмотрим, как проводились закупки и как был организован сбыт закупки и сбыт товаров в ООО «Компания МТФ» в 2008 г.

Закупки и сбыт подразумевают следующие функции: поиск поставщиков, выбор наиболее выгодных поставщиков, поддержание постоянных связей, транспортировка, приемка товара, возврат товара, слежение за товарными запасами на складе, поиск покупателей, рекламная политика, сбор заказов, отгрузка, доставка и др.

Поиском поставщиков и организацией закупок занимаются два менеджера.Для поиска поставщиков используется как внутренние, так и внешние источники информации. Для этого используются печатные издания, internet, справочники и пр. Для требуемого товара определяются цены различных поставщиков. В соответствии с качеством товара, удаленностью продавца и пр. условиями отбираются наиболее подходящие. Затем изучается рынок сбыта этого товара, предложения существующие на рынке. В результате определяется допустимая цена на рынке. Если торговая наценка, возможная для этого товара, говорит об успехе такой сделки, то ведутся переговоры с поставщиками с целью выторговывания наилучших условий и заключения договора.

Следующим шагов является транспортировка товара на склад. Если товар не возможно перевезти имеющимся транспортом, то менеджер заказывает машину у транспортных предприятий.

Если поставщик предлагает доставку товара, то следующим шагом является приемка. После выгрузки товар проверяется на соответствие качества и количества товара документальным. В случае недостаче или несоответствии качества товара покупатель имеет право отказаться от своих обязательств и вернуть товар. Если испорчена только часть товара, то составляется акт приемки товара. Поставщик должен в соответствующий срок заменить некачественный товар или вернуть деньги.

При обсуждении условий договора имеет большое значение способ и сроки оплаты товара. Здесь обе стороны имеют свои интересы. Продавцу выгоднее предоплата за поставляемый товар, т.к. это гарантирует поступление денег.Покупатель же стремится взять товар с отсрочкой платежа или на реализацию (консигнацию).

В этом случае деньги уплачивает продавцу по мере реализации товара, следовательно, нет необходимости в оборотных средствах, собственность на товар не переходит и не платится налог на имущество, товар можно вернуть.

В зависимости от способа оплаты цена на товар может колебаться. В ней учитывается риск неплатежей, срок использования кредита (товарного или денежного) и пр. Поэтому для торгового предприятия иногда бывает выгоднее взять товар по предоплате, но дешевле, чем на консигнацию, но дороже.

При постоянных закупках риск неуплаты снижается, появляется вероятность сбыта регулярно определенного количества, что может оказать содействие уменьшению цены. Однако следует следить за ценами поставщиков на рынке. Привязанность к одному поставщику может стоить дорого. Поиск новых покупателей и поддержание связи с ними осуществляется агентами. В обязанности агента входит обходить магазины, разносить бланки заказов, принимать заказы.

Для того чтобы агенты не пересекались в одних и тех же магазинах по карте города Екатеринбурга, Свердловской области и Уральского региона, обозначены районы, в каждом из которых работает только один агент. Всего районов порядка 30. Каждому агенту выделено по 1-2 района. Количество районов зависит от насыщенности магазинами и предприятиями, изготавливающими и ремонтирующими мебель.

В таблице 3, составленной автором по данным предприятия, показано изменение товарных групп в ассортименте.

Таблица 3 – Изменение товарных групп в ассортименте ООО «Компания МТФ» в 2008 г.

Показатели		Месяц
		01		02	03	04	05	06
Количество агентов	13		20	19	13	8	14
Объем заказов	50794		54584	38995	37397	30115	30050
Объем заказов на 1 агента	4232		4548	3249,5	3116	2509,5	2504,2
Зарплата агентов	15238		16375	11700	11219	2770	2778

После заключения договора магазин может делать заказ по телефону или непосредственно через агента. Т.к. ассортимент меняется, то агент регулярно должен заносить бланки заказов в магазин. После получения заказа доставка осуществляется либо на следующий день, либо на день, назначенный покупателем. В отделе выписки подготавливают документы для экспедиторов с вечера. Утром экспедиторы получают груз на складе и развозят по магазинам. Вечером выручку сдают в кассу. При приемке магазин может отказаться от части или всего товара, если товар не удовлетворяет требования по количеству и качеству. В этом случае товар заменяется на следующий день или довозится, или покупателю возвращаются деньги.

На предприятии ООО «Компания МТФ» в 2008 г. не проводится никаких рекламных мероприятий, работы с кадрами (обучение, повышение квалификации).

Нет практики проведения анализа работы персонала, как в отдельности, так и по отделам.