Лекція 13. Автоматизація процесів оцінювання машин та обладнання План

1. Автоматизація обліку матеріальних цінностей

2. Автоматизація операцій з необоротними активами

3. Автоматизація оцінки основних фондів

1. Автоматизація обліку матеріальних цінностей

Матеріальні цінності – це сировина і матеріали, покупні напівфабрикати і комплектуючи вироби, тара і тарні матеріали; паливо ; будівельні матеріали і обладнання для установки; малоцінні і швидкозношувані предмети, спецодяг і спецвзуття. Вони характерні тим, що мають великий обсяг первинних (фактичних) даних, які треба збирати і обробляти, при тому велика кількість реквізитів часто повторюється.

Основними задачами, що вирішуються на цій ділянці, є своєчасне, повне і достовірне відображення в обліку, а потім видання необхідних оброблених на ПЕОМ( це настільна або портативна, високопродуктивна обчислювальна система з розвиненими малогабаритними периферійними пристроями та програмним забезпеченням високого рівня, що дозволяє користувачеві здійснювати роботу в діалоговому режимі) показників, що характеризують:

• затрати на заготівлю і придбання матеріальних цінностей для підприємства;

• наявність і рух матеріальних цінностей на центральних складах;

• наявність і рух матеріальних цінностей в цехових коморах;

• рух і використання матеріальних цінностей у виробництві, а також на інші потреби і цілі;

• фактичні витрати матеріальних цінностей по конкретних споживачах;

• виконання договірних поставок матеріальних цінностей постачальниками згідно з договорами і нарядами;

• розрахунки з постачальниками матеріальних цінностей;

• наявність і рух малоцінних і швидкозношуваних предметів, спецодягу і спецвзуття в експлуатації, а також своєчасне списування вартості цих предметів на виробництво;

• дані, які потрібні для заповнювання установленої звітності про матеріальних цінностей, а також для аналізу наявності, руху і використанню матеріальних цінностей;

• результати проведених і звірених інвентаризацій матеріальних цінностей;

• данні, що потрібні для інформування (у ритмі виробництва і по каналах зв’язку) відповідних керівників і фахівців різних рівнів про наявність і рух матеріальних цінностей, розрахунки з постачальниками, рівень записів матеріалів на складах, використанні їх на виробництві тощо.

Запаси це активи, які:

· утримуються для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності;

· перебувають у процесі виробництва;

· утримуються для споживання під час виробництва продукції виконання робіт (послуг), управління підприємством.

Автоматизоване оброблення даних з обліку запасів охоплює розв'язання таких задач:

1.Облік надходження матеріальних цінностей на склад.

2.Облік руху матеріальних цінностей на складі.

3.Облік нестач та надлишків матеріальних цінностей у місцях зберігання та експлуатації.

4.Облік руху малоцінних і швидкозношуваних предметів (МШП) в експлуатації.

5.Облік переоцінки матеріальних цінностей.

6.Облік наявності та руху дорогоцінних металів і каменів у складі комплектуючих виробів, МШП за місцями зберігання й експлуатації.

7.Облік наявності та руху матеріалів, МШП.

8.Облік витрат матеріальних цінностей зі складу.

Важливо визначитися з методом оцінювання запасів. Для цього інформаційна система пропонує кілька методів з формування цін, які рекомендовані методологією бухгалтерського обліку в Україні. Залежно від обраної політики обліку на підприємстві автоматизоване ціноутворення уможливлює оперативне ведення обліку за такими методами, як FIFO, LIFO, середніх цін тощо.

АРМБ (автоматизоване робоче місце бухгалтера) з обліку запасів тісно взаємозв'язане з іншими суміжними АРМБ та управлінською інформаційною системою підприємства:

· позавиробничі витрати; надходження матеріальних цінностей за фактичною вартістю (облік фінансово-розрахункових операцій);

· відпуск матеріальних цінностей у порядку реалізації (облік готової продукції та її реалізації);

· прихід матеріальних цінностей по кореспондуючих рахунках; витрати матеріальних цінностей по кореспондуючих рахунках (облік та складання звітності);

· витрати матеріальних цінностей на виробництво (облік витрат на виробництво).

За умов функціонування АРМБ з обліку запасів обов'язкове розмежування відповідальності за формування та використання облікової інформації. Це забезпечується чітким визначенням функціональних обов'язків облікових працівників та якісним збереженням даних; підвищенням персональної відповідальності за сформовану інформацію; визначенням кола осіб, що мають право доступу до інформації; регламентацією порядку збереження інформації та правил ревізії даних.

АРМБ з обліку запасів предметів передбачає використання комплексної системи організації первинної та вихідної інформації. Це досягається завдяки трирівневій організації робочих місць облікових; працівників і функціонуванню єдиної інформаційної бази.

Єдина база бухгалтерських записів забезпечує потрібною інформацією аналітичний, синтетичний та управлінський облік, формування конкретної звітності. Для забезпечення високої оперативності одержання потрібної інформації для економічного аналізу й прийняття управлінських рішень усі дані в базі даних повинні мати відповідну організаційну структуру та розміщуватися в інформаційному фонді АРМБ.

Під час автоматизації бухгалтерського обліку запасів застосовуються типові класифікатори, які використовуються в обліку на підприємстві. Це забезпечує єдність показників і реквізитів у межах окремих ділянок обліку.

Склад і зміст інформаційної бази з обліку виробничих запасів нежить від рівня АРМБ.

На АРМБ з обліку запасів використовують таку нормативно-довідкову інформацію:

· довідник зовнішніх організацій;

· довідник прізвищ працівників;

· довідник структурних підрозділів;

· довідник статей обліку;

· довідник допустимої кореспонденції рахунків;

· довідник «Номенклатура-цінник виробничих запасів»;

· довідник типових господарських операцій;

· довідник постійних даних;

· довідник груп матеріалів.

Для обліку матеріальних цінностей використовуються типові форми первинних документів, які утворюють вхідну інформацію:

· прибутковий меморіальний ордер;

· здавальна накладна;

· товарно-транспортна накладна;

· накладна на переміщення матеріалів;

· акт про приймання матеріалів;

· лімітно-забірна картка;

· вимога;

· накладна на відпуск матеріалів на сторону;

· картка складського обліку.

Результатна інформація використовується під час розв'язання задач з обліку_виробничих запасів у наступні розрахункові періоди, а також іншими підсистемами бухгалтерського обліку.

Перелік вихідної інформації на АРМБ І категорії:

· картка складського обліку матеріалів;

· оборотна відомість матеріальних цінностей;

· довідкова інформація;

· інформація про переоцінку матеріальних цінностей;

· реєстр первинних документів;

· інвентаризаційна відомість.

На інших рівнях АРМ основною регламентованою вихідною інформацією з обліку матеріальних цінностей є:

· інвентаризаційна відомість з наявності матеріальних цінностей;

· зведена відомість з надходження матеріальних цінностей;

· зведена відомість з витрат матеріальних цінностей;

· оборотна відомість матеріальних цінностей;

· картка підзвітної особи;

· відомість відображення господарських операцій з обліку

· матеріальних цінностей на рахунках бухгалтерського обліку;

· відомість переоцінки матеріальних цінностей;

· відомість нарахування та списання зносу МШП;

· відомість надходження матеріальних цінностей в аналітичному аспекті;

· відомість використання матеріальних цінностей;

· довідкова інформація обліку й аудиту матеріальних цінностей;

· відомість показників прибутку, отриманого від реалізації матеріальних цінностей;

· реєстр первинних документів (формується на АРМ II категорії);

· журнал обліку відпуску матеріальних цінностей;

· прогнозування запасів товарно-матеріальних цінностей;

· прогнозування використання матеріальних цінностей.

Організація технологічного процесу обробки інформації з обліку матеріальних цінностей.

Технологічний процес оброблення даних з обліку запасів полягає у виконанні всіх необхідних операцій з уведення, оброблення, збереження й видачі потрібної інформації, групування даних на рахунках для контролю за наявністю й витратою матеріальних засобів зі своєчасним складанням звітності .

Алгоритм розв'язання задач з обліку виробничих запасів:

· створення, уведення та коригування довідкової інформації;

· документування операцій з оприбуткування й видатків запасів, первинне обчислювальне оброблення даних і формування фала оперативної інформації;

· коригування оперативної інформації;

· програмне оброблення файлів, виведення на друк регламен-тних реєстрів-машинограм за місяць;

· програмне оброблення файлів за конкретний період, виведення на друк інформації на конкретну дату, за заданим ключем їхньої сукупності, за запитом тощо;

· програмне оброблення файлів і формування наростаючих оборотів з руху виробничих запасів для наступного розв'язання задач і складання звітності;

· програмне оброблення файлів і формування зведеної інфор-мації для АРМ зведеного обліку та АРМ обліку витрат на виробництво;

· підготовка файлів (обнуління полів оперативної інформації звітний місяць) для розв'язання задач у наступному звітному

До малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП) належать:

· предмети терміном служби менше одного року незалежної від їхньої вартості;

· предмети, які за своєю вартістю не належать до основних засобів незалежно від терміну служби;

· формений одяг, призначений для видачі працівникам підприємства;

· інвентарна тара тощо.

В аналітичному обліку виокремлюють МШП за місцем зберігання (складський облік) та МШП в експлуатації. Аналітичний облік МШП на складі подібний обліку матеріальних цінностей а облік МШП, які перебувають в експлуатації, потребує виокремлення таких груп: інструменти, спецодяг і спецвзуття, господарський інвентар, штампи, спец пристосування, моделі спеціального й загального призначення. Усередині групи МШІ обліковуються за номенклатурними номерами, місцями зберігання та використання (цехах, службах та інших підрозділах підприємства).

Під час автоматизації обліку МШП використовується нормативно-довідкова інформація: довідник цехів, складів та матеріально відповідальних осіб, МШП (номенклатурних номерів), синтетичних рахунків, субрахунків та шифрів аналітичного обліку винуватців і причин вибуття предметів з експлуатації, операцій руху предметів у експлуатацію.

Для оперативного обліку на місцях експлуатації МШП підприємство розробляє графік документообігу, у якому визначає ся рух первинних документів усередині підприємства.

Для обліку МШП використовуються основні первинні документи, якими описуються операції обліку матеріальних цінностей. Крім того, можливе формування специфічних документів:

· повідомлення про здавання на склад (комору) інструмента який втратив свою придатність до використання;

· записка майстра цеху на видачу робочим з комори інструменту;

· акт на вибуття інструменту внаслідок зносу чи помилки;

В бухгалтерському обліку надходження виробничих запасів, МШП та коштів фабрикатів на склад, їх рух та витрачення формуються одиницями і тими ж документами, та відображаються ідентичними господарськими операціями. Для організації аналітичного обліку запасів використовуються субконто «ТМЦ» та «Місце зберігання» кожному з яких відповідають однойменні довідники.