6.3.4. Удержание своевременно не возвращенных сумм, полученных под отчет

При получении подотчетной суммы работник должен за нее отчитаться, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованную суммы денежных средств вернуть в кассу предприятия.

При получении денежных средств на командировочные расходы работник обязан предоставить авансовый отчет и сдать в кассу предприятия неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через 3 дня после возвращения из командировки.

Законодательство не устанавливает срок отчета на суммы, выданные в подотчет для хозяйственных нужд предприятия, но такой срок может определить руководитель предприятия. В случае, если такой срок установлен, работник обязан отчитаться за подотчетные суммы не позднее чем через 3 дня (рабочих) после истечения такого срока.

В случае, если сумма подотчетных средств не возвращена работником в установленный срок, она может удерживаться из заработной платы

Надо помнить, что единовременная сумма удержаний не может превышать 20% от заработной платы, причитающейся к выдаче. Согласно ст. 209 Налогового кодекса РФ, в случае, если долг работника будет списан за счет средств предприятия, эту сумму следует включить в совокупный доход работника. Это значит, что с работника следует удержать налог на доходы физических лиц, а на сумму списанного долга начислить единый социальный налог и взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. При наступлении срока, в течение которого работник обязан отчитаться или вернуть средства, полученные под отчет, следует оформить бухгалтерскую запись:

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - отражена денежная подотчетная сумма, не возвращенная в указанный срок;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - отражена подотчетная сумма удержанная из доходов работника.

Пример

Сотрудник ОАО "Огонек" Зайцев А.А. согласно распоряжению руководителя, отправился в служебную командировку. Из кассы ему были выданы денежные средства под отчет в размере 24 000 руб.

По возвращению из служебной командировки данный сотрудник предоставил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов о произведенных затратах в ходе командировки, которые составили в размере 22 000 руб. Сумму в размере 2000 руб. необходимо удержать с его заработной платы.

Месячный оклад данного сотрудника равен 12 000 руб.

Так как ему предоставлен стандартный налоговый вычет в размере 400 руб., то сумма начисленного налога на доходы физических лиц составит в размере 1456 руб. ((12 000 руб. - 400 руб.) x 13%).

Размер удержания из заработной платы данного сотрудника составит в размере 2108 руб. ((12 000 руб. - 1456 руб.) x 20%).

Данное предприятие перечисляет начисленные суммы взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, ставка которого составляет в размере 3%, а также начисленные суммы единого социального налога, ставка которого составляет в размере 35,6%.

Следовательно, в бухгалтерском учете необходимо произвести следующие записи:

1) работнику Зайцеву А.А. выдана денежная сумма под отчет в размере 24 000 руб.:

Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Кредит счета 50 "Касса", субсчет 1 "Касса организации";

2) в кассу предприятия возвращены денежные средства в размере 22 000 руб. от подотчетного лица:

Дебет счета 50 "Касса", субсчет 1 "Касса организации"

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

3) отражена в учете невозвращенная сумма в размере 2000 руб. от подотчетного лица:

Дебет счета "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

4) отражена начисленная заработная плата в размере 12 000 руб. данному подотчетному лицу:

Дебет счета 20 "Основное производство"

Кредит счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда";

5) отражена начисленная сумма взноса на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в размере 360 руб. (12 000 руб. x 3%):

Дебет счета 20 "Основное производство"

Кредит счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", субсчет 1 "Расчеты по социальному страхованию";

6) отражена начисленная сумма единого социального налога в размере 480 руб. (12 000 руб. x 4%), которая направляется в фонд социального страхования:

Дебет счета 20 "Основное производство"

Кредит счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", субсчет 1 "Расчеты по социальному страхованию";

7) отражена начисленная сумма единого социального налога в размере 3360 руб. (12 000 руб. x 28%), которая направляется в федеральный бюджет:

Дебет счета 20 "Основное производство"

Кредит счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по единому социальному налогу";

8) отражена начисленная сумма взноса на обязательное пенсионное страхование в размере 1680 руб. (12 000 руб. x 14%), которая направляется в федеральный бюджет:

Дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по единому социальному налогу"

Кредит счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", субсчет 2 "Расчеты по обязательному пенсионному страхованию";

9) отражена начисленная сумма единого социального налога в размере 432 руб. (12 000 руб. x 3,6%), которая направляется в фонд обязательного медицинского страхования:

Дебет счета 20 "Основное производство"

Кредит счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", субсчет 3 "Расчеты по обязательному медицинскому страхованию";

10) отражена в учете сумма начисленного налога на доходы физических лиц в размере 1456 руб. ((12 000 руб. - 400 руб.) x 13%):

Дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

Кредит счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц";

11) сумма в размере 2000 руб., которая была недополучена от подотчетного лица, удерживается с его заработной платы:

Дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей";

12) данному подотчетному лицу выдана заработная плата в размере 8544 руб. (12 000 руб. - 1456 руб. - 2000 руб.):

Дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

Кредит счета 50 "Касса", субсчет 1 "Касса организации".