Защита данных

При предоставлении другим пользователям санкционированного доступа к книге может потребоваться защита от любых изменений всех или некоторых данных или структуры листа или книги. Защита ячеек, скрытие формул вступает в силу после защиты листа, защита структуры и окон после защиты книги. Установить защиту элементов можно с помощью группы команд Изменения на вкладке Рецензирование или для выделенных листов или диапазонов с помощью команды Формат ячеек. Можно установить пароль для доступа к изменениям защищённых элементов, но снять защиту без пароля будет невозможно.

• Обеспечить санкционированный доступ к данным с помощью команды Формат ячеек, вкладка Защита, содержащих формулы, установить опции: Защищаемая ячейка и Скрыть формулы. Перед выполнением команды следует выделить или весь лист, или все ячейки, содержащие формулы.

• Защитить лист книги. После применения защиты к листу по умолчанию на нём блокируются от изменений все ячейки.

• После опробования ввода данных, форматирования, просмотра формул с этого листа Снять защиту.

• Обеспечить санкционированный доступ к данным листа и при этом обеспечить возможность ввода количества в столбцы прихода и расхода товара. Перед выполнением команды выделить ячейки K3 – K11 и G3 – G11, которые должны быть открыты для ввода данных. С помощью команды Формат ячеек, вкладка Защита, снять опцию Защищаемая ячейка.

• Защитить лист книги.

• После опробования ввода данных и просмотра формул и других изменений с этого листа Снять защиту.

Работа с именованными блоками ячеек

Блок – прямоугольная область ячеек рабочего листа произвольной конфигурации. При работе со списками, построении формул, форматировании и выделении ячеек рабочего листа удобно использовать блоки ячеек, к которым обращаются по имени. На рабочем листе может находиться несколько блоков, в примере три блока. Блоки могут быть перекрывающимися (начало Блока 2 и Блок 3), состоять из несмежных ячеек (Блок 2 имеет два диапазона ячеек). Для выделения несмежных ячеек одного листа блока используется клавиша <Ctrl>.

Объемные блоки содержат ячейки различных листов одной рабочей книги, имеют одинаковую конфигурацию ячеек на каждом листе (количество строк и столбцов в каждом диапазоне).

Имя блока – непрерывная последовательность символов, соответствующая следующим ограничениям:

• первый символ имени блока – буква или символ подчёркивания;

• имя блока отличается от ссылок на ячейки рабочего листа;

• запрещены пробелы и спецсимволы в имени блока;

• максимальная длина имени – 255 символов;

• строчные и прописные буквы в именах блоков не различаются.

Рисунок 5

Неразрешенные имена блоков:

• А12 (имя блока совпадает с адресом ячейки на текущем листе)

• Лист!$A$12 (имя блока совпадает с адресом ячейки на другом листе рабочей книги),

• 12ASD (имя блока начинается не с буквы);

• ASD% (имя блока содержит один из спецсимволов) и др.

Создать именованный блок ячеек одного листа можно несколькими способами.

Способ 1 (без использования команды меню).

1. Выделить диапазон ячеек.

2. Ввести имя блока в окне имен (слева от символа ▼ в строке формул).

3. Нажать клавишу ENTER.

Пример.

На листе Обороты выделить блок ячеек в диапазоне D3:D11 (без названия столбца). Ввести в окне имен имя блока Цена. Нажать клавишу ENTER.

Способ 2.

1. Выделить диапазон ячеек.

2. Выполнить команду Формула, группа определённые имена, Присвоить имя.

3. Ввести имя создаваемого блока ячеек в поле ввода Имя.

4. Нажать кнопку ОК.

Пример.

На листе Обороты выделить блок ячеек в диапазоне Е3:Е11 (без названия столбца). Выполнить команду меню Формула, Присвоить имя. Ввести имя блока ячеек Остаток_начало_кол и нажать кнопку ОК.

После создания блоков Остаток_начало_кол и Цена ввести формулу расчёта стоимости всех товарных запасов на начало месяца (внизу на одну строчку от таблицы) вида:

=СУММПРОИЗВ(Цена;Остаток_начало_кол)

При создании формулы используется клавиша {F3} в диалоговом окне функции для вызова списка именованных блоков.

Способ 3 (блок ячеек только одного столбца или только одной строки).

1. Выделить диапазон ячеек столбца (строки), включая в выделение ячейку, содержащую название столбца (строки).

2. Выполнить команду меню Формула, Создать из выделенного.

3. Указать в окне:

   • для выделенного столбца - "в строке выше/ниже";

   • для выделенной строки - "в столбце слева/справа".

4. Нажать кнопку ОК.

Рисунок 6

Пример.

На листе Обороты выделить блок ячеек в диапазоне В2:Е11 (с названием столбца). Выполнить команду меню Формула, Создать из выделенного. Указать для выделенного столбца - "в строке выше".

Способ 4 (последующее определение диапазона ячеек).

1. Выполнить команду Формула, Присвоить имя.

2. Ввести имя блока в поле ввода Имя окна Создание имени (см. рис. 7).

3. Н

   

   ажать кнопку в поле Диапазон: для выделения диапазона ячеек блока.

В

ыделить диапазон ячеек блока и нажать кнопку для возврата в диалоговое окно.

4. Нажать кнопку ОК.

Рисунок 7

В строке формул должна содержаться ссылка на диапазон ячеек. Если выделяются несмежные диапазоны, то нажимается клавиша <Ctrl>. В строке формул несмежные диапазоны ячеек отделяются точкой с запятой. Этот способ предполагает задание имен блоков, которые не совпадают с содержимым каких-либо ячеек выделенного диапазона. Данный способ предполагает, что диапазон ячеек может быть любым (не только ячейки отдельного столбца или строки).

Пример.

Выполнить команду Формула, Присвоить имя, ввести имя блока в поле ввода – Товары, указать диапазон ячеек А1:D10 на листе Товары (с названием столбцов).

Для создания объёмного блока ячеек, расположенных на разных рабочих листах книг, после нажатия кнопки в поле ввода Диапазон следует:

1. Выделить курсором ярлык первого листа диапазона ячеек объемного блока.

2. Нажать клавишу <Shift> и не отпускать ее.

3. Выделить ярлык последнего листа диапазона ячеек объемного блока (при нажатой клавише <Shift>).

4. Отпустить клавишу <Shift>.

5. Выделить диапазон ячеек блока на первом листе и нажать кнопку для возврата в основное окно.

Для удаления определения блока ячеек следует:

1. Выполнить команду из группы определение имён Диспетчер имён.

2. Выбрать в списке имен имя удаляемого блока.

3. Нажать кнопку Удалить.

При удалении имен блоков содержимое ячеек электронной таблицы, входящих в блок, не стирается. При выделении блока и нажатии клавиши <Del> удаляется содержимое незащищенных ячеек.

Для сохранения определения блока следует корректно изменять его структуру. При удалении строк/столбцов именованного блока или добавлении новых строк/столбцов в пределах его границ определение блока сохраняется, при этом блок сжимается или растягивается по вертикали или горизонтали. При вставке строк перед первой или после последней ячейки блока не происходит автоматического изменения границ блока.

Блоки ячеек участвуют в операциях обработки как единое целое. По имени блоков осуществляется быстрый переход и выделение ячеек в рабочей книге с помощью команды Главная, Найти и выделить, Перейти или путём выделения имени блока в списке имен (слева от строки формул). Объемные блоки не выделяются на рабочем листе при их выборе, но могут использоваться в формулах.

Для вставки имени блока в формулы используется команда Формулы, Использовать в формуле, выбрать из списка имя (вставить имя) или нажимается клавиша <F3>, с помощью которой выводится список имен блоков для выбора. Команда Формулы, Присвоить имя, Применить имена обеспечивает замену ссылок в формулах на имена созданных блоков.

Для выполнения переноса именованного блока ячеек из одного места в другое следует:

1. Выделить блок.

2. Выполнить команду Вырезать.

3. Установить курсор в позицию вставки ячеек.

4. Выполнить команду меню Вставить.

Автоматически изменяются ссылки на диапазон ячеек блока, но сохраняется конфигурация блока.

Для создания копии ячеек блока следует:

1. Выделить блок.

2. Выполнить команду меню Копировать.

3. Установить курсор в позицию вставки ячеек.

4. Выполнить команду меню Вставить.

Определение блока остается прежним, а в новом месте появляется копия диапазона ячеек блока.

Если выполняется команда Главная, буфер обмена, Вставить, Специальная вставка, Вставить связь, в месте вставки буфера обмена создаются формулы ссылки на диапазон ячеек исходного блока: типа =ЛистN!ссылка, что обеспечивает автоматическую синхронизацию данных копии с содержимым блока.

Пример.

Выделить блок Товары, выполнить команду Копировать.

Перейти на лист Обороты и выполнить команду Главная, буфер обмена, Вставить, Специальная вставка, Вставить связь. Внести изменения в справочник товаров (например, изменить цену товаров), проследить изменения на листе Обороты.

При копировании рабочих листов, содержащих блоки, автоматически создаются определения новых диапазонов ячеек блоков.

При удалении рабочих листов, содержащих блоки, необходимо вручную удалить имя блока, для этого выполнить команду Формулы, Диспетчер имён. Затем выделить имя удаляемого блока, (он имеет неопределённую ссылку типа =#ССЫЛКА!$A$1:$A$3) и нажать кнопку Удалить.

Диспетчер имён также используется для изменения диапазона именованного блока и создания нового именованного блока.

 Ильина О.П., модификация Кузьминой Л.Е.

1 March 2013 г.

Стр. 11