Глава 2

Этапы системы управления бизнес – процессом(СУБП)

1. Принятие решения о внедрении СУБП на предприятии

2. Проведение диагностики СУБП предприятия

3. Формирование сети бизнес – процессов и назначение владельца процесса

4. Детальное планирование и организация работ

5. Разработка СУБП

6. Внедрение и опытная эксплуатация СУБП

7. Проведение аудита

8. Корректировка СУБП по итогам аудита

9. Сопровождение СУБП

Идентификация бизнес – процессов

Важно, чтобы каждое предприятие имело четкую формулировку своей стратегии, потому что так намного легче выделить заинтересованных сторон. Важные заинтересованные стороны – это собственники, сотрудники, поставщики, потребители, правительство и т.п. Все заинтересованные стороны имеют определенные ожидания в отношении организации. Определение этих ожиданий обычно упрощает ситуацию, даже если иногда возникают взаимодействия заинтересованных сторон. Когда же все эти ожидания определены и ранжированы с учетом предпочтений по степени важности, можно приступить к идентификации БП, которые реализуются для выполнения этих ожиданий. Некоторые процессы не принимаются во внимание, хотя и действуют в организации. Если их опустить из рассмотрения, ничего не изменится.

Для того чтобы идентифицировать БН, необходимо:

1. Составить список ключ бизнес – процессов

2. Выделить основные последовательности с позиции местного подхода касающиеся:

   1. Стратегии предприятия

   2. Заинтересованности сторон

   3. Ожидания поставщика

   4. Бизнес – процессов для поддержки этой продукции на рынке

3. Выделить ключевые бизнес – процессы

4. Документируют их

   1. Кто потребитель и что является выходом? Кто поставщик и что на входе? Требования к выходу и входу, какие нужны ресурсы и какое нужно управление? Каков внутренний поток действий?

   2. Графическое изображение будет включать: картирование взаимосвязей, блок – схема процесса, межфункциональная блок – схема и многоуровневая блок – схема.

К артирование взаимосвязей.

1 - потребитель

2 - продажи

3 - планирование

4 - производство

5 - закупки

6 - поставщики

- информация

- переговоры

- поток товаров

Карта взаимосвязей.

1 – поставщики

2 – центральное производственное отделение

3,6,9 – местные дилеры

4,5,7,8,10,11 – конечные потребители

- товары

- переговоры о рамочных соглашениях

- консультации, продажи

- прогнозы и заказы- товары

Карта процесса поставки

1. требования потребителя

2. заказывание

3. заказ (договор)

4. планирование производства

5. производственный план

6. поставка требуемоя

7. поставка

8. закупленная дата

9. производство

10. продукция

11. доставка

12. удовлетворенный потребитель

Карта работы секретарей с документами

7

8

3

4

1. документы для сортировки

2. тип документа

а – решения и резолюции

б – претензии

в – письма, факсы

3. папки для закрытых дел

4. сортировка по алфавиту

5. папки текущих дел

6. сортировка по дате

7. папки корреспонденции

8. сортировка по виду

9. обновленный список документов

10. рассортированный материал

Межфункциональная блок-схема

Дает возможность установить, кто выполняет то или иное действие, к какому подразделению относятся исполнители.

Пример межфункциональной блок-схемы

		Отдел доставки	Производственный отдел	Отдел распространения

На этих блок-схемах указывают дополнительную информацию

• текущее время процесса

• затраты на текущий момент времени

• добавленная ценность

• степень завершенности

Пример для процесса – составление финансовой отчетности.

Проблема – большие затраты времени на подготовление отчета.

С оставили блок-схему и по ее результатам провели пересмотр ответственности, организовали местный сбор информации, из подразделений исключили ненужные документы.

администрация	Финансовый директор	сотрудник	Все отделы

Многоуровневая блок-схема

Если процесс длительный и сложный, то схему процесса удобно разбить на несколько уровней. На верхнем «0» уровне следует показать только основные действия – 1.0, 2.0…., где 1- номер операции, 0 – цифра уровня.

Блок-схема «0» уровня дает представление о всем процессе, при этом главные аспекты не усложнены второстепенными деталями.

Для каждой операции «0» уровня строят детальную блок-схему. Например, рассмотрим процесс доставки.

Пример составления блок-схемы 1-го уровня для процесса – финансового отчета.

П ример:

Требования потребителя и организаций-работодателей

Определение потребности в обучении 1.0

Довузовская подготовка 2.0

Отбор и прием абитуриентов 3.0

Проектирование и разработка основных образовательных программ 4.0

Управление воспитательной и внеучебной деятельностью со студентами 5.0

Осуществление учебных процессов 6.0

Выпуск специалистов

Рассмотрим процесс довузовской подготовки:

Организация набора слушателей на подготовительные курсы

Заключение договора с учащимися и их представителями 2.1

Формирование учебных групп 2.2

Составление расписания 2.3

Мониторинг исходных знаний 2.4

Проведение занятий 2.5

Экзамены

Владелец процесса

Владелец процесса должен быть наделен

• полномочиями, по своему усмотрению инициировать изменения в процессе

• несет ответственность за постоянный мониторинг процесса

• Несет ответственность за инициативу по улучшению процесса

• Должен создать группу из сотрудников, которые решают отдельные задачи по совершенствованию процесса

• Уместно включать поставщиков и потребителей

Владелец процесса получает инструкцию от владельцев подпроцессов различных уровней.

Из опыта, на предприятии должно быть 6 – 10 процессов, чтобы на совещании у руководителя (1 час) каждый из них смог отчитаться по следующей схеме:

• План (что планировалось)

• Результаты

• Причины отклонений

• Планируемые корректирующие и предупредительные действия

• Долгосрочные мероприятия (ресурсы)

Пример: владелец процесса довузовской подготовки – декан факультета довузовской подготовки и профессиональной ориентации.

Контрольные вопросы:

1. Что необходимо для идентификации БП?

2. Что такое карта взаимосвязей?

3. Чем отличается межфункциональная блок-схема от простой?

4. Для чего нужна многоуровневая блок-схема?

5. Кто такой владелец процесса и в чем заключается его роль?