Раздел 4. Хранение документов

1. Дайте определение понятия «дело». Как происходит его формирование? Делом является совокупность документов (в отдельных случаях - документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия. Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

2. Что представляет собой номенклатура дел? Как она оформляется? Назовите виды номенклатуры дел. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учёта дел. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру дел организации.

3. Какой нормативный документ определяет сроки хранения документов?______________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

4. Кто занимается формированием документов в дела в организации? Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник службы делопроизводства под непосредственным контролем руководителя предприятия.

5. Кто входит в состав экспертной комиссии организации и каковы ее основные задачи? Примерный состав ЭК: зам. директора, ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства, бухгалтерии или отдела кадров) и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли.

6. Как должны храниться особо ценные документы? Особо ценные и уникальные документы хранятся в отдельном хранилище или в обособленной части общего хранилища.

7. Какие этапы предусматриваются при полном оформлении дела при подготовке его к передаче на хранение в ведомственный архив? Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает: а) экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; б) оформление дел; в) описание документов постоянного и долговременного хранения; г) обеспечение их сохранности; д) передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.

8. Что такое архив? Какие виды ведомственных архивов Вам известны? Архи́в (греч. άρχεϊον) — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов. Архивы бывают: а) архив организации; б) центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации; в) центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации); г) объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности; д) объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).

9. Перечислите основные функции Государственной архивной службы России. Назовите, какие органы входят в систему Росархива? Основными задачами Федеральной архивной службы России являются: а) организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда Российской Федерации; б) анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей; в) разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов; г) развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; д) координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования; е) контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области архивного дела; ё) ведение централизованного государственного учета документов и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти, физических и юридических лиц; ж) осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства. В систему Росархива в настоящее входят время федеральные государственные архивы и центры хранения документации, научные учреждения, реставрационные мастерские и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву, а также органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.

Практические задания к разделу 4

Задание 15. Составьте акт о приеме-передаче дел на государственное хранение.

Приложение 10: форма акта

Приложения

Приложение 1.

OOО «Строймост»

(наименование предприятия)

ПРИКАЗ

03.03.2010 г. Челябинск №8

О переходе на электронный документооборот

В связи с переходом предприятия на систему электронного документооборота (СЭД)

Приказываю:

1. Все внутренние документы предприятия, за исключением приказов, составлять в электронном виде. Исходящие документы составлять в электронном виде при наличии электронной почты у адресата (отв. -начальник службы ДОУ И.В.Смирнов).

2. Исполнителям документов при отправке исходящих документов сохранять электронную копию документа, которую передавать по окончании делопроизводственного года в архивную группу (отв. - начальник группы Е.A. Миронова).

3. Внести соответствующие изменения в Инструкцию по ДОУ предприятия до 18.03.2010 (отв. - начальник службы ДОУ И.В.Смирнов).

4. Контроль за исполнением приказа возложить на зам.директора Доронину.

Генеральный директор Подпись О.В.Гордеев

Расчетнова 121

В дело № 23

Подпись исполнителя

04.0З.2010

Приложение 2

Директору фирмы «Силуэт» господину Ильину Н.С. от Матвеевой Лидии Ивановны, проживающей: Челябинск, ул. Рылеева, 17, кв. 57, телефон 232-69-32