4.5.1. Группировка записей в мастере отчетов
На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.
Рис. 4.10
Щелкните раскрывающийся список Таблицы и запросы и выберите таблицу или запрос, в которых содержатся требуемые поля для отчета. Чтобы выбрать поля, дважды щелкните нужные поля в списке Доступные поля. Кроме того, чтобы добавить или удалить выделенные поля или же все, можно воспользоваться кнопками, расположенными между списками Доступные поля и Выбранные поля. Для включения в отчет полей из другой таблицы или запроса еще раз щелкните раскрывающийся список Таблицы и запросы, выберите другую таблицу или запрос и продолжите выбор полей. После добавления всех нужных полей нажмите кнопку Далее.
Если в отчет включено несколько таблиц, мастер проверяет отношения между таблицами и определяет способ представления данных.
На странице мастера отчетов с вопросом Добавить уровни группировки? чтобы добавить уровни группировки, дважды щелкните добавляемые в отчет имена полей из списка. Access добавляет очередной уровень группировки, который отображается вложенным в родительский уровень группировки. Для удаления уровня группировки дважды щелкните его на экране страницы в правой части диалогового окна. Для добавления и удаления уровней группировки можно также воспользоваться кнопками со стрелками.
Рис. 4.11
Щелкните Группировка… для вывода диалогового окна Интервалы группировки. Для каждого поля группировки можно также выбрать интервал группировки. Этот интервал позволяет настроить способ группировки записей. Предлагаемые варианты выбора в списке Интервалы группировки в мастере отчетов зависят от типа поля. Если поле имеет тип Дата/время, можно выбрать группировку по следующим параметрам: фактическое значение (Обычное), Год, Квартал, Месяц, Неделя, День, Час и Минута. Для текстового поля можно выбрать группировку по всему полю (Обычное) или по нескольким (от одной до пяти) первым буквам. Числовое поле группируется по значению (Обычное) или по диапазону в выбранных интервалах. 1. После выбора интервала группировки нажмите кнопку ОК. Нажмите кнопку Далее для переходу к следующему окну мастера.
Рис. 4.12
Можно выполнить сортировку записей по четырем полям в порядке возрастания или убывания. Щелкните первый раскрывающийся список и выберите поле, по которому нужно выполнить сортировку. Кнопка справа от списка служит для переключения порядка сортировки: по возрастанию или по убыванию (по умолчанию применяется по возрастанию). При необходимости щелкните второй, третий и четвертый раскрывающийся список для выбора дополнительных полей для сортировки.
Рис. 4.13
Нажмите кнопку Итоги для подведения итога по каким-то числовым полям. Обратите внимание на то, что кнопка Итоги отображается только при наличии в отчете хотя бы одного числового поля в разделе данных. Мастер отображает все доступные числовые поля. Установите флажок возле выбранной функции: Sum, Avg, Min или Max. Можно также выбрать отображение подробных и сводных или только сводных данных. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 4.14
На последней странице можно изменить заголовок отчета. Этот заголовок будет отображаться на первой странице отчета и станет именем документа Microsoft Access, под которым будет сохранен отчет. При необходимости позже можно изменить и название отчета, и имя соответствующего документа. Нажмите кнопку Готово. Отчет будет автоматически сохранен в Microsoft Access и показан в режиме предварительного просмотра, в котором видно, как будет выглядеть отчет на бумаге.
Простые операции сортировки, группировки и подведения итогов могут быть выполнены путем щелчка правой кнопки мыши на полях в режиме макета и выбора нужной операции из контекстного меню